enaio® Outlook Add-In NG

enaio® Outlook Add-In NG prend en charge l'utilisation conjointe avec enaio® client ou avec enaio® webclient comme application de bureau.

enaio® Outlook Add-In NG met à votre disposition des fonctions facilitant la reprise d’éléments Microsoft Outlook (p. ex. e-mails, demandes de rendez-vous, annulations de rendez-vous) dans enaio®.

Les fonctions sont intégrées dans les onglets de ruban Accueil et Message dans Microsoft Outlook à l’aide d’un complément d’application. Les fonctions de création Créer dans l’emplacement actuel, Personnalisé et Suggestions sont également disponibles lors de l’envoi et du transfert d’un élément d’e-mail.

Lorsque enaio® client et enaio® webclient comme application de bureau sont installés sur un ordinateur, il est possible de définir dans les paramètres du complément d’application dans l’onglet Général avec quel client le fonctionnement doit avoir lieu.

Fonctions enaio® Outlook Add-In NG

	Cette fonction ouvre l’emplacement d’un élément Outlook créé dans enaio®. enaio® client ou enaio® webclient comme application de bureau doit être ouvert pour cela. Si l’élément d’e-mail a été trouvé dans enaio®, l’emplacement ou une liste de résultats s’ouvre s’il y a respectivement un seul ou plusieurs résultats. Si l’élément d’e-mail n’a pas encore été marqué de la catégorie Créé dans enaio® dans Outlook, cela peut être effectué via cette fonction.
	Cette fonction transmet l’élément Outlook sélectionné à enaio®. Il est attribué à un type de document e-mail dans enaio® et créé à l’emplacement actuellement ouvert. S’il existe plusieurs types d’objet possibles, un dialogue de sélection s’ouvre.
	Cette fonction transmet également l’élément Outlook sélectionné à enaio® et fournit une liste d’emplacements personnalisés à partir de laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité. Vous disposez des options de configuration suivantes pour cette fonction L’icône Flèche dans le groupe de rubans enaio permet d’ouvrir la boîte de dialogue des paramètres pour les emplacements personnalisés. Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue des paramètres dans Microsoft Outlook via Fichier > Options > Compléments > Options de complément. Dans l’onglet Emplacements personnalisés, vous pouvez utiliser l’icône Plus pour ajouter l’emplacement actuellement ouvert à la liste des emplacements personnalisés. Vous pouvez modifier la désignation des emplacements repris à l’aide de l’icône Modifier. Un emplacement personnalisé peut être supprimé à nouveau à l’aide de l’icône Supprimer.
	Cette fonction transmet également l’élément Outlook sélectionné à enaio® et fournit plusieurs listes d’emplacements à : Emplacements actuels : Liste contenant tous les classeurs et registres ouverts actuellement et dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité. Emplacements récents : Liste contenant tous les derniers emplacements utilisés et dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité. Les 30 derniers emplacements au maximum sont enregistrés. Emplacements déterminés : Fonction optionnelle qui détermine et propose des emplacements en fonction des données de l’élément Outlook. Selon la configuration de votre système, il est possible, par exemple, de classer les éléments Outlook dans enaio® par conversation. Cette fonction n’est disponible que si elle a été configurée par votre administrateur. Si vous sélectionnez une entrée dans les listes de suggestions et que vous cliquez ensuite sur le bouton gauche de la souris en maintenant la touche Ctrl enfoncée, l'emplacement sélectionné s'ouvre dans enaio® client ou dans enaio® webclient comme application de bureau. Vous disposez des options de configuration suivantes pour ces fonctions Dans Microsoft Outlook, vous pouvez ajuster le nombre de suggestions d’emplacement ainsi que les paramètres de stockage et effacer la liste des emplacements récents. Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue des paramètres en cliquant sur l’icône Flèche dans le groupe de rubans enaio et passez à l’onglet Paramètres du client dans le dialogue. Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue des paramètres dans Microsoft Outlook via Fichier > Options > Compléments > Options de complément. À l’aide du curseur Nombre de suggestions d’emplacement, vous pouvez configurer le nombre de suggestions d’emplacements affichées dans les listes et le nombre d’emplacements classés dans le sous-menu Autres .... Si vous décochez la case Génère des suggestions de lieux à partir du contexte d’e-mail dans la zone Suggestions, plus aucune liste de suggestions Emplacements déterminés n’est générée. Si vous cochez la case Ouvrir l’emplacement dans enaio® client dans la zone Paramètres de création, enaio® s’ouvre lorsque de nouveaux objets enaio® client sont créés. Si vous cochez la case Remplacer les pièces jointes d'e-mail par le fichier de référence enaio® dans la zone Paramètres de création, la pièce jointe d'e-mail est remplacée par un fichier de référence *.os dans Microsoft Outlook lors du stockage des pièces jointes d'e-mail dans enaio®. En cliquant sur le bouton Supprimer cache dans l’onglet Support, vous effacez la liste des emplacements récents. Dans enaio® client, vous pouvez modifier la désignation de l’emplacement dans la liste de suggestions sous Paramètres > Champs > Titre de fenêtre.
	Cette fonction lance un workflow que l'utilisateur sélectionne dans une liste. L'élément Outlook sélectionné est placé dans le dossier. Les étapes de travail suivantes sont exécutées dans enaio® client ou dans enaio® webclient . Les workflows doivent être intégrés dans enaio® Outlook Add-In NG par votre administrateur. Le choix des workflows disponibles ne doit pas nécessairement correspondre à celui des autres contextes.
	En cliquant sur l’icône Flèche, vous ouvrez les menus de paramètres d’enaio® Outlook Add-In NG. Dans les menus de paramètres, vous pouvez par exemple sélectionner avec quel client enaio® Outlook Add-In NG doit fonctionner et combien d’e-mails peuvent être classés simultanément. De plus, vous pouvez configurer les listes de suggestions d’emplacement dans les menus de paramètres. Vous trouverez plus d’informations concernant les options des menus de paramètres sur cette page.

Sélection du client

enaio® Outlook Add-In NG prend en charge l’utilisation conjointe avec enaio® webclient comme application de bureau et enaio® client. Dans l’onglet Général des paramètres d’enaio® Outlook Add-In NG, vous pouvez définir avec quel client enaio® Outlook Add-In NG doit fonctionner. Selon la case à cocher que vous avez activée, les éléments Outlook sont classés à l’aide de l’enaio® webclient comme application de bureau ou d’enaio® client dans le système d’ordre enaio®.

Dans l’onglet, vous pouvez également consulter le client activé en cliquant sur le bouton Démarrer enaio® client.

Limitations de taille pour le stockage des e-mails

Des limitations de taille peuvent être définies pour classer simultanément plusieurs éléments Outlook et des e-mails volumineux. Vous recevez des avertissements correspondants lorsque ces limitations de taille sont dépassées.

Les limitations de taille peuvent être préconfigurées par l’administrateur ou spécifiées dans la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG dans l’onglet Général.

Vous pouvez indiquer le nombre maximal d’éléments Outlook pour le classement simultané et une taille totale maximale pour les éléments Outlook en mégaoctets. La valeur -1 désactive la limitation de taille pour les éléments Outlook.

Veuillez noter que les paramètres de limitation de taille dans enaio® Outlook Add-In NG n’annulent pas les restrictions d’autres applications, par exemple Microsoft Exchange Server. Cela signifie que si vous paramétrez un nombre maximum de 120 e-mails dans enaio® Outlook Add-In NG, mais qu’un nombre de 100 e-mails a été configuré dans Microsoft Exchange Server, les restrictions de Microsoft Exchange Server ne sont pas annulées.

Classer les pièces jointes d'e-mail

Les pièces jointes d'e-mail peuvent être classées séparément dans enaio®. Pour cela, l'emplacement de classement doit être ouvert dans enaio® client ou dans enaio® webclient comme application de bureau, et la pièce jointe correspondante doit être marquée dans l'e-mail dans Microsoft Outlook. La pièce jointe peut être transmise à enaio® via la fonction de ruban Transmettre une pièce jointe dans enaio® dans Microsoft Outlook.

La fonction Transmettre une pièce jointe dans enaio® n'est affichée dans le ruban Pièces jointes de Microsoft Outlook que si une pièce jointe est marquée.

Au cours des étapes suivantes, le type de document doit être sélectionné pour la pièce jointe dans enaio® et les données d’indexation doivent être saisies.

Remplacer les pièces jointes d'e-mail par un fichier de référence

Par ailleurs, enaio® Outlook Add-In NG offre la possibilité, avec l'aide d'enaio® client, de remplacer séparément les pièces jointes d'e-mail dans Microsoft Outlook par des fichiers de référence enaio®. Cela supprime la pièce jointe de l’e-mail et la remplace par un fichier de référence *.os sur le document dans enaio®.

Si vous souhaitez utiliser la fonction Remplacer des pièces jointes d’e-mail par un fichier de référence enaio®, vous devez l’activer dans la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG dans l’onglet Paramètres du client. Ouvrez la boîte de dialogue des paramètres dans Microsoft Outlook en cliquant sur l’icône Flèche dans le groupe de rubans enaio. Si l'onglet Paramètres du client est désactivé, vous devez démarrer enaio® client pour activer l'onglet.

Cette fonction n’est disponible que pour le stockage séparé des pièces jointes d’e-mail. Si vous classez l’intégralité d’un e-mail avec des pièces jointes dans enaio®, cette fonction ne s’applique pas.

La fonction Remplacer des pièces jointes d’e-mail par un fichier de référence enaio® peut être prédéfinie par l’administrateur. Lors d’un classement séparé des pièces jointes, celles-ci sont toujours remplacées par des fichiers de référence *.os. Les utilisateurs ne peuvent pas désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres.

Supprimer les e-mails d’Outlook après le stockage

Avec la boîte de dialogue des paramètres du complément d’application dans l’onglet Paramètres du client, vous pouvez spécifier que les e-mails doivent être automatiquement supprimés de Microsoft Outlook après leur stockage dans enaio®. Ils sont alors déplacés vers le classeur pour les objets supprimés.

La fonction Supprimer les e-mails d’Outlook après la création peut être prédéfinie par l’administrateur. Les utilisateurs ne peuvent pas désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres.

Créer des e-mails plusieurs fois

enaio® peut vérifier si un e-mail a déjà été classé dans enaio®, par exemple par un autre utilisateur. Si c’est le cas, enaio® peut proposer de créer un document de référence à l’emplacement prévu pour le stockage ou à un autre emplacement.

La déduplication doit être activée par l’administrateur. Cela détermine si un document de référence ou un autre emplacement peut être créé. La configuration peut varier selon le type de document e-mail. Vous trouverez plus d'informations sur la déduplication dans la documentation d'enaio® client et d'enaio® webclient comme application de bureau.

Restaurer les e-mails pour l’affichage

Les e-mails qui sont repris via enaio® exchange vers enaio® peuvent être remplacés dans Microsoft Outlook par des fichiers de référence *.os. Ces e-mails peuvent être temporairement restaurés comme à l’origine pour l’affichage.

Cette fonction doit être activée par l’administrateur. Le ruban enaio® est alors étendu pour comprendre la fonction Restaurer l’e-mail.