Options du type de document

Pour chaque type de document, vous pouvez définir des options de comportement. Cette adaptation se fait dans la recherche d'objet et s'applique à tous les documents du même type de document.

Vous ouvrez le menu Options en marquant un type de document dans la recherche d'objet et en cliquant sur l'entrée Options dans le menu contextuel.

• Approuver l'archivage lors de la création

  À leur création, les documents reçoivent automatiquement la propriété 'Archivage approuvé'. Vous trouverez une description détaillée des propriétés d’archivage des documents à la page Modifier les propriétés d’archivage.

  Les registres et les classeurs ne sont pas archivés et n'ont donc pas de propriété d’archivage.

• Double-cliquer pour ouvrir en lecture seule des documents

  Les documents W ou les documents de conteneur s'ouvrent en mode lecture seule lorsque vous cliquez deux fois dessus.

• Entrée d'historique lors de l'enregistrement du document

  L'option Entrée d'historique lors de l'enregistrement du document permet de saisir un texte court avant d'enregistrer le document, qui sera affiché dans l'historique (voir Historique des documents).

• Utilisation des données d'indexation pour la messagerie externe

  Pour l'envoi externe, vous pouvez décider ici d'utiliser les données d'indexation comme désignation de fichier. La longueur est limitée à 100 caractères. Les caractères identifiés comme non valides par le système d'exploitation seront supprimés. Si l'on a attribué plus d’un fichier à un document, un compteur s'y ajoute dès le second fichier. Vous définissez les entrées à utiliser dans l'onglet de ruban ENAIO > Paramètres > Champs > Envoyer (voir Paramètres par défaut de l'envoi externe).

  Les registres et les classeurs ne peuvent pas faire l’objet d’un envoi externe.

• Utiliser les données d'indexation pour l'envoi interne

  Les données d'indexation sont utilisées telles qu'elles apparaissent dans la liste de résultats comme nom pour les références internes (voir Références internes). La longueur est limitée à 100 caractères. Les caractères identifiés comme non valides par le système d'exploitation seront supprimés. Vous définissez les entrées à utiliser dans l'onglet de ruban ENAIO > Paramètres > Champs > Liste de résultats (voir Paramètres par défaut de la liste de résultats).

• Enregistrer temporairement les données d'indexation

  Pour chaque type de document, vous pouvez définir ici si les données d'indexation récentes sont mises en cache et automatiquement insérées dans un nouveau masque d'indexation, et si les documents de ce type doivent être approuvés pour l'archivage.