À l'instar des classeurs et registres, l'historique d'un document enregistre les modifications apportées aux données d'indexation. Les actions telles que la signature de documents, l'édition et la modification de documents ainsi que la prise de connaissance d'abonnements sont également journalisées.
Pour chaque type de document, l'administrateur détermine si les anciennes versions des données d'indexation peuvent être restaurées. Outre les versions de données d'indexation d'un document, l'administrateur peut aussi permettre l'enregistrement des versions de document. Vous pouvez alors ouvrir d’anciennes versions d’un document pour les consulter et les restaurer.
L'enregistrement des versions de données d'indexation peut également être activé et désactivé pour chaque objet du type d'objet. Vous activez ou désactivez l'historique d'indexation pour un objet via la fonction 
Propriétés du menu contextuel de l'objet marqué.
Pour ouvrir l’historique d'un document, utilisez la touche F11 ou le menu contextuel.
Pour ouvrir l'historique, vous avez besoin du droit d'accès 'Écrire les données d'indexation' pour le type d'objet et le rôle de système Ouvrir l'historique.
Des rôles et des droits supplémentaires peuvent être requis dans l'historique.
Lorsque vous ouvrez l'historique, le filtre "Modifications uniquement", qui n'affiche que les modifications apportées à l'objet, est prédéfini. Consultez Créer des filtres d'affichage pour savoir comment créer vos propres filtres d'affichage pour l'historique.
Outre les modifications apportées à l'objet, de nombreux autres événements de l'historique sont journalisés. La signification des événements de l'historique enregistrés est décrite dans Événements de l’historique.
Si vous sélectionnez une entrée, le bouton Détails vous permet de consulter des informations plus précises.
Dans l'historique, si vous marquez une entrée avec l'action Contenu modifié, le bouton Affichage permet d'ouvrir la version en lecture seule du document avant de procéder à la modification.
Entrées d'historique libres
Si vous configurez un type de document en conséquence, lorsque vous archivez un fichier document, vous pouvez saisir vos propres annotations qui seront enregistrées et visibles dans l'historique.
L'entrée d'historique prévue pour l'annotation s'appelle Infos sur l'utilisateur, et vous trouverez son contenu dans la colonne Info (voir la capture d'écran ci-dessus).
Pour activer et créer des entrées d'historique libres, procédez comme suit :
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Dans la recherche d'objet, sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez activer des entrées d'historique libres.
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Ouvrez le menu contextuel du type de document marqué et cliquez sur l'entrée Options.
La fenêtre Options s'ouvre.
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Si, dans la fenêtre Options, vous marquez l'entrée Entrée d'historique lors de l'enregistrement du document, une fenêtre d'éditeur de texte s'ouvre lors de l'archivage d'un fichier document de ce type.
Dans la fenêtre d'éditeur de texte, vous pouvez entrer un texte quelconque qui ne doit pas dépasser la longueur maximale de 248 caractères. Aucun formatage n'est possible.
Si vous cliquez sur Suivant, le texte est enregistré dans l'historique. Si vous ne saisissez aucun texte, aucune entrée d'action ne sera créée pour l'historique.
Lors de l'enregistrement automatique de fichiers document et lors de l'archivage de plusieurs fichiers document, la boîte de dialogue d'annotation ne s'affiche pas.
Vérifier les signatures électroniques
Dans l'historique, si vous marquez une entrée avec l'action Signature électronique, le bouton Affichage permet d'ouvrir la version de document signée et de vérifier la signature électronique (voir Apposer une signature électronique sur des documents).
Restaurer d'anciennes versions
Le bouton Restaurer permet de faire d'une ancienne version du document la version actuelle.
Comme les champs de groupe de droits ne sont pas historisés, ils conservent leur valeur actuelle lors de la restauration d'anciennes versions d'objet. Cela signifie que les autorisations des anciennes versions d'objet ne sont pas restaurées dans ce cas.
Les autorisations résultant de clauses sur d'autres champs de données d'indexation sont restaurées lors de la restauration d'anciennes versions d'objet.
La restauration et la modification d'anciennes versions de données d'indexation et la restauration d'anciennes versions de document sont également consignées dans l'historique.
Dans les cas suivants, les événements de l'historique ne sont pas journalisés ou la restauration n'est pas possible :
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Documents archivés
Les versions de documents archivés ne peuvent pas être restaurées.
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Documents sans type
Les documents sans type ne possèdent qu'une seule version.
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Annotations sur les transparents
Il n’existe pas de versions des annotations sur les transparents. Les documents constitués de transparents avec des annotations s'affichent toujours avec les annotations de la version actuelle.
à droite.
masquées. Vous pouvez afficher tous les zones masquées d’une page à l’aide de la barre d’outils :
