Créer des références à des documents

Un document de référence est un fichier document avec plusieurs emplacements et plusieurs masques d'indexation. Physiquement, il s'agit d'un seul fichier document qui est lié à plusieurs emplacements. Les documents de référence sont marqués par une Flèche verte dans la liste d’objets (p. ex. liste de résultats, emplacements ou dossiers workflow).

Il ne faut pas confondre les documents de référence avec les documents ayant plusieurs emplacements. Les documents de référence se trouvent dans des armoires différentes et peuvent être basés sur des types de document différents. Les documents ayant plusieurs emplacements se trouvent tous dans la même armoire et ont tous le même type de document (voir Attribuer plusieurs emplacements à des documents).

Créer

Si vous déplacez un document marqué vers un autre classeur ou registre en maintenant le bouton droit de la souris enfoncé, un menu contextuel s’affiche. Vous pouvez choisir d’ajouter un autre emplacement au document, de faire une copie (voir Copier des documents), de déplacer le document ou de créer un document de référence de type croisé.

Si vous créez un Document de référence de type croisé, le système vous demandera d’attribuer un type de document différent au fichier document. Sélectionnez le type de document qui correspond au format de fichier et saisissez les données d'indexation. S'il existe des champs possédant le même nom interne, les données d'indexation sont pré-saisies. Les données des tableaux ne sont pas pré-saisies.

Modifier

Avec les documents de référence, il est impossible de modifier le fichier document aux emplacements de référence. Vous pouvez uniquement modifier le fichier document via le document d'origine. Vous pouvez trouver l’emplacement du document d’origine à l’aide de l’affichage général Emplacements et liens (voir Regrouper des emplacements et liens). Sélectionnez un document de référence et appelez l'affichage général des relations d'emplacement à l'aide de la fonction du menu contextuel Emplacements et liens. L'affichage général liste notamment le document d'origine dont vous accédez à l'emplacement à l'aide de la fonction Ouvrir l'emplacement du menu contextuel.

Vous pouvez modifier les données d’indexation des documents de référence à n’importe quel emplacement. La modification des données d’indexation à un emplacement n’affecte pas les données d’indexation des autres emplacements.

Supprimer

Si vous supprimez un document de référence, seules les données d’emplacement locales sont supprimées. Tous les autres emplacements sont conservés. Les documents de référence supprimés ne peuvent pas être restaurés.

Convertir un document de référence en document sans pages

Si vous souhaitez ouvrir un document de référence dont le fichier document a été supprimé, cette opération n'est alors plus possible. Vous recevez un message d'erreur et vous avez la possibilité d'obtenir les données d'indexation du document de référence en le transformant en un document sans pages (voir Documents sans page).