Attribuer plusieurs emplacements à des documents

En règle générale, un document est constitué du fichier document, des données d'indexation et d’un emplacement. Vous pouvez attribuer plusieurs emplacements à un document en l'insérant dans un nouvel emplacement, un nouveau registre ou un nouveau classeur.

Vous pouvez modifier de façon équivalente les données d'indexation et le fichier document depuis n’importe quel emplacement.

Lorsqu’un document a plusieurs emplacements, vous trouvez sur les onglets d’emplacement de la feuille de données des boutons vous permettant de passer entre les données d'indexation des classeurs et des registres dans lesquels se trouve le document.

Lors de l'insertion d'un document avec plusieurs emplacements dans un porte-documents, l'emplacement d'où provient le document n'est pas consigné. Lors de l'affichage des données d'indexation, le premier résultat issu des requêtes de la base de données est donc affiché par défaut.

Supprimer des documents à plusieurs emplacements

Vous pouvez supprimer des documents depuis une liste de résultats ou une fenêtre de classeur. Vous ne pouvez pas supprimer les documents situés à plusieurs emplacements depuis la liste de résultats. Si vous tentez de supprimer de la liste de résultats un document situé à plusieurs emplacements, une notification vous informera de sa présence à plusieurs emplacements. Accédez aux emplacements du document et supprimez-le à cet endroit.

Vous supprimez un document à un emplacement seulement. Tous les autres emplacements sont conservés. Les données d'emplacement supprimées ne peuvent pas être restaurées.