Modifier des documents W

enaio® client • 11.10 »

Non seulement lors de l’ouverture mais aussi lors de la modification, les documents W (documents Windows) s’ouvrent dans le programme Windows attribué et peuvent y être modifiés.

L’administrateur peut attribuer une visionneuse à un document W que l'utilisateur utilise lorsqu'il ne dispose pas de droits d’écriture pour le document W.

L'administrateur peut configurer l'éditeur et la visionneuse comme programmes internes ou externes. Les programmes externes s'exécutent indépendamment d'enaio® tandis que les programmes internes sont intégrés à la fenêtre de programme d'enaio®.

Aucune fonction de enaio® Add-Ins ne peut être exécutée à partir des programmes W configurés en tant que programmes internes.

L’administrateur peut permettre ou interdire aux utilisateurs de modifier des documents d'un type de document. En règle générale, vous ne pouvez pas modifier les pages de documents W archivés. Si vous n'êtes pas autorisé à modifier un document W, il s'ouvre soit en lecture seule soit dans la visionneuse installée et ne doit pas être archivé.

Verrouillage

Si vous ouvrez un document W pour l'afficher ou le modifier, il est verrouillé et, dans enaio® dans les listes d'objets (par exemple listes de résultats ou fenêtres de classeur), il est marqué d'un Cadenas à croix rouge icône Cadenas à croix rouge. Les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier eux-mêmes les documents W verrouillés et peuvent uniquement ouvrir une copie en lecture seule. Les documents verrouillés par vous-même sont marqués d’un Cadenas icône Cadenas jaune dans les listes d’objets.

Archiver

Après la modification, vous devez archiver le document, afin que d’autres utilisateurs puissent le modifier. En règle générale, les documents verrouillés ne peuvent être archivés que par l’utilisateur qui les a verrouillés. En outre, ils ne peuvent être archivés que sur le poste de travail sur lequel ils ont été verrouillés.

Vous pouvez à nouveau archiver les documents verrouillés par le biais du menu contextuel du document marqué à l’aide de la fonction Ruban de démarrage - Tout archiver - Icône Archiver. Si vous avez verrouillé plusieurs documents W, vous pouvez utiliser la fonction Ruban de démarrage - Tout archiver - Icône Tout archiver dans onglet de ruban Démarrage le groupe de rubans Objets pour les archiver en même temps.

Les documents verrouillés d'autres utilisateurs peuvent aussi être archivés par les utilisateurs possédant le rôle de système Annuler le verrouillage pour les autres ou le rôle de système Superviseur. Dans ce cas, veuillez vous adresser à votre administrateur.

Les documents W modifiés avec enaio® Office Add-In NG Link extern - Symbol et enaio® office-365-dashlet sont automatiquement archivés à leur fermeture.

Lorsque vous quittez enaio® client, vos documents sont automatiquement archivés.

  1. Sélectionnez un document W dans une liste de résultats, une fenêtre de classeur ou le stockage.

  2. Ouvrez le document avec le bouton Ouvrir dans l’onglet du ruban ou avec Contenu dans le menu contextuel.

    Le document W s’ouvre dans le programme W qui lui est attribué. Vous pouvez le modifier comme d’habitude.

  3. Enregistrez le document W dans le programme W sous le nom fourni.

  4. Accédez à enaio® client.

    Le document est marqué dans la liste de résultats, dans la fenêtre de classeur ou dans le stockage et marqué d’un Cadenas icône Cadenas jaune.

  5. Ouvrez le menu contextuel avec le clic droit de la souris.

  6. Sélectionnez Archiver.

Le document est archivé et peut être à nouveau modifié par d’autres utilisateurs.

Le cadenas jaune disparaît de l’affichage.

Rejeter des modifications enregistrées

Vous pouvez rejeter des modifications enregistrées dans le document tant que vous ne l’avez pas encore archivé. Pour cela, choisissez la fonction Ruban Résultats - Rejeter les modifications - Icône Rejeter les modifications dans le menu contextuel du document marqué ou dans l’onglet de ruban Résultats ou dans l’onglet de ruban Classeur. Le document est archivé mais les modifications ne sont pas reprises.

Mode lecture seule

Si vous maintenez la touche Ctrl enfoncée lors de l'ouverture d'un document W, le document est ouvert en lecture seule et n'a pas besoin d'être archivé. Si vous ne souhaitez ouvrir des documents W que pour les visualiser, c'est-à-dire en lecture seule, définissez ce paramètre dans la fenêtre Options. La fenêtre s'ouvre via l'entrée Options du menu contextuel du type de document dans la recherche d'objet.

Verrouiller et archiver avec enaio® office-365-dashlet

Les restrictions d’accès sont légèrement différentes pour la modification de documents avec Microsoft Office 365 :

  • Dans enaio®, lorsqu’un utilisateur ouvre un fichier document à modifier via enaio® office-365-dashlet, le fichier document est uniquement verrouillé lorsque l’utilisateur effectue les premières modifications dans le fichier document dans le cloud Microsoft Office 365. En attendant, d’autres utilisateurs peuvent ouvrir et modifier le fichier document dans une autre application. Dans ce cas, le responsable de modification dans Microsoft Office 365 reçoit un message l’informant que les modifications apportées au fichier document dans le cloud ne peuvent pas être enregistrées dans enaio®.

  • Avec enaio® office-365-dashlet, les documents verrouillés sont marqués d’une icône d’état dans les listes de résultats, à l’emplacement ou dans les boîtes de réception etc.

  • Avec enaio® office-365-dashlet, les fichiers document verrouillés peuvent être modifiés par d’autres utilisateurs enaio®.

  • Le document modifié dans le cloud Microsoft Office 365 est uniquement à nouveau archivé lorsque le dernier responsable de modification ferme le document.

Exportation et impression

Consultez les pages suivantes pour savoir comment imprimer ou exporter des documents W :