Workflows dans enaio®

À l’aide des workflows dans enaio®, les processus métier analogiques sont numérisés et automatisés. En d’autres termes, un workflow numérique est un flux de travail basé sur un logiciel. Pour numériser les processus métier à l’aide de workflows, il faut un modèle de workflow.

Modèle de workflow

Un modèle de workflow comprend plusieurs étapes de travail et diverses activités. Il indique :

• quels utilisateurs peuvent initialiser le workflow modélisé,

• quelle activité succède à une activité donnée,

• en quoi consiste une activité,

• quels utilisateurs exécutent une activité en tant qu'étape de travail,

• Les documents qui peuvent être placés dans le dossier d’un workflow,

• quelles données et quels objets sont transférés d’une étape de travail à l’autre,

• quels délais doivent être respectés,

• comment un workflow se termine.

Organisation de workflow

Outre le modèle de workflow, un workflow comprend des utilisateurs qui sont affectés au modèle de workflow. Les utilisateurs sont gérés comme des objets d’une organisation. Chaque utilisateur se voit attribuer un ou plusieurs rôles qui déterminent, par exemple, qui peut démarrer un workflow ou qui peut transmettre quelles étapes de travail. L’organisation du workflow permet en outre de régler la personnalisation des étapes de travail, la présence ou l’absence des participants au workflow ainsi que leur remplacement, etc.

Types de workflow

Il existe les différents types de modèle de workflow suivants dans enaio® :

Workflows structurés	Workflows ad hoc	Smart-structured workflows
Un workflow structuré se caractérise par une séquence définie d’étapes de travail et d’activités.	Dans un workflow ad hoc, vous pouvez choisir librement la séquence des étapes de travail et des activités.	Un smart-structured workflow complète les modèles de workflow structurés à des points prédéfinis par des activités ad hoc.

Les workflows peuvent être lancés avec ou sans objets et se distinguent par les caractéristiques suivantes :

Workflows sans objets

Workflows avec objets

Workflows basés sur des formulaires Un workflow typique sans objet est le workflow de vacances Sont démarrés dans la boîte de réception Workflows démarrables

Workflows relatifs à des objets Un workflow typique avec objet est le workflow de validation des factures Peuvent être démarrés à de nombreux endroits dans enaio® (par exemple dans les listes de résultats, dans la zone de navigation d’un classeur ou d’un registre, dans un dossier workflow, dans la boîte de réception des rappels ou sur le bureau) Les objets sélectionnés (un ou plusieurs documents, registres ou classeurs) sont ajoutés au démarrage du dossier workflow

Modification et gestion du workflow

Les workflows peuvent être gérés et modifiés dans enaio® webclient dans les zones suivantes :

Boîte de réception Mes messages	Boîte de réception Workflows en cours
Les étapes de travail démarrées s’affichent dans la boîte de réception Mes messages et peuvent y être modifiées et transmises. Selon la configuration du modèle de workflow, la première étape de travail d’un workflow démarré peut également s’afficher dans les boîtes de réception d’autres utilisateurs.	Les workflows que vous avez démarrés s’affichent également dans la boîte de réception Workflows en cours car, en tant qu’initiateur de workflow, vous êtes automatiquement responsable de processus.
Les fonctions suivantes sont disponibles dans la boîte de réception Mes messages via le menu contextuel : Ouvrir les étapes de travail pour modification Personnaliser/annuler la personnalisation Marquer comme lu/marquer comme non lu	Les fonctions suivantes sont disponibles dans la boîte de réception Workflows en cours via le menu contextuel : Afficher les détails du workflow (voir Afficher les détails du workflow) Attribuer l’étape de travail à d’autres utilisateurs ou rôles (voir Attribuer des étapes de travail)
L’aperçu des détails d’un objet marqué montre si des workflows sont liés à l’objet. Les données de processus des objets situés dans un dossier workflow s’affichent.

Workflows spécifiques

Les modèles de workflow peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise. Votre administrateur est chargé de la documentation de ces modèles de workflow. Les modèles de workflow suivants sont inclus dans enaio® et sont documentés dans l’aide suivante :

Workflows ad hoc standard avec listes de processus	Flux de tâches
Le workflow ad hoc standard permet de modéliser des workflows spontanément et facilement à différentes fins. Pour les approbations, les votes ou la répartition des tâches, par exemple (voir Utiliser des workflows ad hoc standard avec des listes de processus).	Le flux de tâches est un workflow utilisé pour la répartition simple des tâches. En quelques clics ou pressions du doigt, vous distribuez une tâche aux participants et, après traitement, celle-ci est automatiquement renvoyée à vous en tant qu’initiateur (voir Flux de tâches).