Utiliser des workflows ad hoc standard avec des listes de processus

Vous disposez de deux options pour ajouter des activités :

• Ajouter des activités individuellement

  Vous créez la première activité en cliquant ou en appuyant sur le bouton Ajouter un groupe. Un groupe avec une activité est alors ajouté. Vous pouvez ajouter d’autres activités à ce groupe en cliquant ou en appuyant sur l’icône Plus bleue. Créez le prochain groupe avec une activité en cliquant ou en appuyant à nouveau sur le bouton Ajouter un groupe.

• Ajouter des modèles de liste de processus

  Les modèles de liste de processus sont des listes de processus enregistrées. Ils sont mis à disposition via la zone de sélection des modèles.

  Pour ouvrir la zone de sélection des modèles, cliquez ou appuyez sur l’icône Davantage d'actions, puis sur l’icône Charger des modèles de liste de processus dans le menu déroulant qui s’ouvre.

  La zone de sélection des modèles propose des modèles de liste de processus publics qui sont à la disposition de tous les participants et des modèles de liste de processus privés que vous seul pouvez utiliser.

Après avoir ajouté les activités à la liste d’activités, vous pouvez les configurer directement dans la liste d’activités. Dans enaio® mobile sur les smartphones, appuyez à nouveau sur les activités dans la liste d’activités pour les configurer. Un dialogue de configuration s’ouvre alors. Vous pouvez effectuer les configurations suivantes dans la liste d’activités ou le dialogue de configuration :

• Vous pouvez utiliser l’ AddOn Utilisateur pour sélectionner les participants à l’activité qui doivent recevoir l’étape de travail correspondante. À l’exception de l’activité 'Journalisation', les participants doivent être déterminés pour toutes les activités.

• L’ AddOn Listes dans la colonne ou le champ Escalade permet de définir différentes mesures d’escalade. Dans la colonne ou le champ À échéance le, vous pouvez ajuster le moment de l’escalade.

• Dans les colonnes avec l’icône Modifier et l’icône Supprimer, vous définissez si les autres participants sont autorisés à modifier ou à supprimer une activité. Dans enaio® mobile sur les smartphones, les cases à cocher Modifiable et Supprimable sont disponibles à cet effet.

  En tant que responsable de processus, vous pouvez continuer à modifier les activités que vous avez créées dans les étapes de travail suivantes. Les autres participants ne peuvent modifier ou supprimer que les activités pour lesquelles vous leur avez donné l’autorisation ou qu’ils ont eux-mêmes ajoutées. Si d’autres participants ajoutent leurs propres activités, ils peuvent vous autoriser ou vous refuser le traitement de ces activités.

• Les entrées de la colonne ou du champ Remarque sont transférées dans l’historique de notes et y sont visibles durant toutes les étapes de travail ultérieures.

Une escalade peut être attribuée à chaque activité d’une liste de processus. Les escalades suivantes sont possibles :

• E-mail de rappel

  Si une étape de travail arrive dans la boîte de réception d’un participant et n’est pas transférée dans une période donnée, le participant reçoit un e-mail avec un avertissement correspondant. La période prédéfinie de deux jours peut être modifiée dans la colonne ou le champ À échéance le.

  La condition est que l’adresse e-mail soit spécifiée dans la gestion des utilisateurs du workflow.

• Attribution au remplaçant

  Si une étape de travail arrive dans la boîte de réception d’un participant et n’est pas transférée dans une période donnée, elle est automatiquement attribuée au(x) remplaçant(s). La période prédéfinie de deux jours peut être modifiée dans la colonne ou le champ À échéance le.

  La condition est qu’au moins un remplaçant soit configuré.

• Transfert automatique

  Si une étape de travail arrive dans la boîte de réception d’un participant et n’est pas transférée dans une période donnée, l’étape de travail est ignorée et l’activité suivante est mise à disposition. Les étapes personnalisées et non personnalisées sont transmises. La période prédéfinie de deux jours peut être modifiée dans la colonne ou le champ À échéance le.

  Avec les workflows ad hoc standard (listes de processus), le transfert automatique (Escalade) fonctionne seulement par votes (par ex. sondages).

Les modèles de liste de processus sont des listes de processus enregistrées. Vous les créez en cliquant ou en appuyant sur l’icône Davantage d'actions dans l’en-tête de la zone Liste de processus puis sur l’icône Enregistrer le modèle de liste de processus après avoir créé une liste de processus.

Les modèles de liste de processus sont disponibles dans la zone de sélection des modèles. Vous ouvrez la zone de sélection des modèles en cliquant ou en appuyant sur l’icône Davantage d'actions dans l’en-tête de la zone Liste de processus puis sur l’icône Charger le modèle de liste de processus.

La zone de sélection des modèles propose des 'Modèles publics' qui sont à la disposition de tous les participants et des 'Modèles privés' que vous seul pouvez utiliser. Cliquez ou appuyez sur le modèle marqué ou utilisez le menu contextuel pour ajouter des modèles de liste de processus à la liste de processus. Le menu contextuel permet de personnaliser ou de publier des modèles de liste de processus et ainsi de convertir des 'Modèles privés' en 'Modèles publics' ou des 'Modèles publics' en 'Modèles privés'. Vous pouvez également supprimer des modèles de liste de processus via le menu contextuel.

La zone de sélection des modèles vous permet également d’afficher et d’utiliser des modèles incompatibles. Pour ce faire, cochez la case Affichage de modèles incompatibles. Les modèles incompatibles sont des modèles de liste de processus provenant d’autres workflows ad hoc. Les zones incompatibles de ces modèles sont surlignées en rouge dès que vous avez repris ces modèles. Ces zones doivent être adaptées pour que les listes de processus puissent être utilisées.

La première étape de travail d’un workflow démarré est toujours 'Initialisation'. Lors de la première ouverture de l’étape de travail Initialisation, le champ Objet de la feuille de données doit être rempli. D’autres ajustements du workflow peuvent être effectués, comme l’ajout de remarques ou d’activités.

L’insertion d’une autre activité Initialisation offre notamment aux autres participants la possibilité de modifier à nouveau l’objet et la remarque sur la feuille de données. De plus, lors de la réinitialisation, l’initiateur du workflow et l’emplacement du fichier journal sont redéfinis.

L’activité Révision permet notamment aux participants de modifier les options de vote. Les données de vote issues d’une étape de travail précédente sont supprimées et ne restent accessibles que si elles ont été enregistrées lors d’une étape de journalisation précédente.

L’activité Vote affiche les options de vote spécifiées dans les activités Initialisation et Révision sous forme de liste de sélection sur la feuille de données et doit être réalisée avant le transfert.

L’activité Vote peut être exécutée par plusieurs participants en même temps. Le vote se termine automatiquement si tous les participants ont voté ou si les votes pour une option spécifique dépassent un pourcentage spécifié sur la feuille de données. Si le groupe de participants est défini via les rôles, il suffit qu’un participant transfère l’activité Vote.

Le résultat du vote s’affiche dans l’étape de travail Prise de connaissance dans l’onglet Résultat du vote. En outre, les options de vote sélectionnées par chaque participant sont consignées et peuvent être consultées dans le journal des étapes de travail suivantes.

Les options de vote peuvent être modifiées lors d’une étape de travail ultérieure Initialisation ou Révision. Les données de vote issues d’une étape de travail précédente sont supprimées et ne restent accessibles que si elles ont été enregistrées lors d’une étape de journalisation précédente.

L’activité Prise de connaissance permet notamment aux participants de connaître les résultats d’un vote.

L’activité Prise de connaissance peut être exécutée par plusieurs participants en même temps. L’activité suivante est mise à disposition lorsque le dernier participant a transmis l’activité Prise de connaissance. Si le groupe de participants est défini via les rôles, il suffit qu’un participant transfère l’activité Prise de connaissance.

L'activité Accorder l'approbation permet aux participants de choisir entre les options Ouvert, Aucune approbation ou Approbation accordée de la zone Décision de la Feuille de données.

L’option sélectionnée est enregistrée et peut être consultée lors de toutes les étapes de travail ultérieures du journal.

Si une autre étape de travail Accorder l’approbation suit, l’option sélectionnée antérieurement est prédéfinie.

Grâce à l’activité Collaboration/précisions, vous autorisez les autres participants à saisir une réponse sur la feuille de données, qui est visible pour les participants suivants dans l’historique de notes.

L’activité Collaboration/précisions peut être exécutée par plusieurs participants en même temps. L’activité suivante est mise à disposition lorsque le dernier participant a transmis l’activité Collaboration/précisions. Si le groupe de participants est défini via des rôles, il suffit qu’un participant transfère l’activité Collaboration/précisions.

L’activité Journal n’a pas de participants. Elle n’est lancée par aucun participant mais exécutée automatiquement. Lorsque l’étape de travail est incluse dans la liste de processus, un fichier journal contenant les données de toutes les étapes effectuées jusqu’à présent est généré et déposé dans le dossier workflow. Ce fichier journal peut être visualisé, envoyé et exporté au cours des étapes de travail suivantes.

Si l’activité Journal se trouve à la fin d’un workflow, un fichier journal est créé et déposé dans enaio® client dans le stockage du participant à l’initiative du workflow.