Dateiinhalte bearbeiten

enaio® coLab • 11.0 »

Dateiinhalte in enaio® coLab können bearbeitet werden. Wer welche Dateiinhalte wie bearbeiten darf, ist von den Rechten der Projektmitglieder abhängig. Wenn das coLab-System entsprechend konfiguriert wurde, können Microsoft Office-Dokumente auch mit Hilfe des optionalen enaio® office-365-dashlet bearbeitet werden.

Dateien in enaio® coLab bearbeiten

Standard-Projektmitglieder, Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle können Dateiinhalte in enaio® coLab bearbeiten.

Um die Dateiinhalte bearbeiten zu können, müssen Sie die Dateien in Ihr lokales Dateisystem herunterladen. Nach dem Bearbeiten können Sie die geänderten Dateien zu enaio® coLab als neue Dateien wieder hinzufügen bzw. die alten Dateien ersetzen.

Wie Sie Dateien in enaio® coLab herunterladen ist in Dateien und Ordner herunterladen beschrieben.
Wie Sie Dateien in enaio® coLab hinzufügen ist in Ordner und Dateien hinzufügen beschrieben.
Wie Sie Dateien in enaio® coLab ersetzen ist in Dateien ersetzen beschrieben.

Verweisdokumente, die aus enaio® mithilfe eines enaio®-Clients zu einem coLab-Projektraum hinzugefügt wurden, können nicht ersetzt werden.

Dateien in einem enaio®-Client bearbeiten

Projektmitglieder, die gleichzeitig enaio®-Benutzer sind, haben zusätzlich die Möglichkeit, die Dateien in enaio® coLab mithilfe eines enaio®-Clients zu bearbeiten. Dazu können sie die Funktionalität, die enaio® für die Bearbeitung von Dateien bietet (wie z. B. Variantenverwaltung und enaio® Office Add-In NG) nutzen. Die in enaio® bearbeiteten Dateien werden nach der Bearbeitung automatisch mit den Dateien im coLab-Projektraum synchronisiert.

Durch die umfangreiche Funktionalität der enaio®-Objekttypen ergeben sich für enaio®-Benutzer einige Besonderheiten für die Bearbeitung von Dateiinhalten in einem coLab-Projektraum:

Ein Verweisdokument ist ein Dokument in enaio® mit mehreren Standorten und mehreren Indexdatenmasken.

Die Verwendung von Verweisdokumenten in einem coLab-Projektraum bietet sich dann an, wenn das Dokument gegen Überschreiben und unbeabsichtigtes Löschen in enaio® coLab geschützt sein soll.

Löschen: Wenn ein Verweisdokument in enaio® coLab gelöscht wird, dann wird in enaio® nur das Verweisdokument mit seinen Indexdaten, nicht jedoch das Originaldokument gelöscht.

Verweisdokumente in einem coLab-Projektraum erkennen Sie daran, dass Ihnen in der coLab-Verzeichnisstruktur keine Datei ersetzen - Symbol Datei ersetzen-Funktion zur Verfügung steht.

Ein Dokument mit mehreren Standorten in enaio® besitzt mehrere Standorte, jedoch nur eine Indexdatenmaske.

Ersetzen: Wenn ein Dokument mit mehreren Standorten in enaio® coLab ersetzt wird, dann betrifft dies auch alle Standorte dieses Dokuments in enaio®.

Löschen: Wenn ein Dokument mit mehreren Standorten in enaio® coLab gelöscht wird, dann wird in enaio® nur der Standort, nicht jedoch das Originaldokument gelöscht.

Ein Dokument mit Varianten ist ein Dokument in enaio®, das ältere Versionen des Dokuments in einer Variantenverwaltung verwaltet. Angezeigt wird jedoch immer nur die aktive Variante.

Die Verwendung von Dokumenten mit Varianten in einem coLab-Projektraum bietet sich dann an, wenn z. B. die Entwicklungshistorie einer Datei in enaio® dokumentiert werden soll. Ebenso kann man in der Variantenverwaltung in enaio® neue Dokumentversionen vorbereiten, die erst zu einem bestimmten Zeitpunkt in enaio® coLab angezeigt werden sollen.

Wenn Sie Dateien in enaio® bearbeitet haben, dann müssen Sie in enaio® coLab den Inhalt Ihres Browser-Tabs eventuell aktualisieren, damit Sie die bearbeiteten Dateien sehen können. Klicken Sie zum Aktualisieren auf das Aktualisieren - Symbol Aktualisieren-Symbol in Ihrem Browser.

Dateien mit Hilfe des enaio® office-365-dashlet bearbeiten

Projektmitglieder, die gleichzeitig enaio®-Benutzer sind, haben zusätzlich die Möglichkeit, Microsoft Office-Dokumente in enaio® coLab mit Hilfe des optionalen enaio® office-365-dashlet unter folgenden Bedingungen zu bearbeiten.

  • Das coLab-System wurde für die Verwendung von enaio® office-365-dashlet vom Administrator entsprechend konfiguriert.

  • coLab-Benutzer müssen gleichzeitig enaio®-Benutzer sein, um das enaio® office-365-dashlet nutzen bzw. um Microsoft Office 365-Dokumente mit dem Dashlet gemeinsam bearbeiten zu können.

  • coLab-Benutzer benötigen das Datei-Bearbeitungsrecht Datei ersetzen - Symbol Datei ersetzen. Projektmitglieder mit den Mitgliedsrollen Standard und Besitzer verfügen über diese Berechtigung.

  • Nutzer von enaio® office-365-dashlet benötigen einen Microsoft Office 365-Account einschließlich ihrer Anmeldedaten.

enaio® office-365-dashlet wird im Vorschaubereich in der Dateiansicht automatisch gestartet, wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben, dessen Dokumentinhalt durch das Dashlet angezeigt werden kann.

Wie Sie Microsoft Office 365-Dokumente in enaio® coLab mit Hilfe des enaio® office-365-dashlet bearbeiten, ist in Dokumente mit enaio® office-365-dashlet gemeinsam bearbeiten detailliert beschrieben.

Durch die umfangreiche Funktionalität der enaio®-Objekttypen ergeben sich für enaio®-Benutzer einige Besonderheiten für die Bearbeitung von Dateiinhalten in einem coLab-Projektraum:

Ein Verweisdokument ist ein Dokument in enaio® mit mehreren Standorten und mehreren Indexdatenmasken.

Auf Grund seiner besonderen Objekteigenschaften, können Verweisdokumente, auch wenn es Microsoft Office-Dokumente sind, in enaio® coLab nicht mit dem enaio® office-365-dashlet bearbeitet werden.

Verweisdokumente in einem coLab-Projektraum erkennen Sie daran, dass Ihnen in der coLab-Verzeichnisstruktur keine Datei ersetzen - Symbol Datei ersetzen-Funktion zur Verfügung steht.

Wenn Ihnen die oben beschriebenen Funktionen nicht zur Verfügung stehen, dann kann es daran liegen, dass Ihnen eine benutzerdefinierte Rolle zugewiesen wurde, die die entsprechenden Rechte nicht enthält. Wenden Sie sich an einen coLab-Administrator oder an den Projektraum-Besitzer, wenn Sie Fragen haben bzw. wenn Sie diese Rechte benötigen.