Dokumente mit enaio® office-365-dashlet gemeinsam bearbeiten

enaio® coLab • 11.0 »

Unter folgenden Bedingungen können Sie in enaio® coLab Microsoft Office-Dokumente mit Hilfe des optionalen enaio® office-365-dashlet bearbeiten bzw. gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeiten:

  • Das coLab-System wurde für die Verwendung von enaio® office-365-dashlet vom Administrator entsprechend konfiguriert.

  • coLab-Benutzer müssen gleichzeitig enaio®-Benutzer sein, um das enaio® office-365-dashlet nutzen bzw. um Microsoft Office 365-Dokumente mit dem Dashlet gemeinsam bearbeiten zu können.

  • Nutzer von enaio® office-365-dashlet benötigen einenMicrosoft Office 365-Account einschließlich ihrer Account-Anmeldedaten.

Das Dashlet unterstützt die Bearbeitung von Microsoft Word-, Excel- und Power Point-Dokumenten mit Microsoft Office 365. Ältere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.doc, *.xls, *.ppt) müssen beim Bearbeiten in neuere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.docx, *.xlsx, *.pptx) umgewandelt werden. Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dieser Seite.

Dokumente, die in enaio® coLab mit dem enaio® office-365-dashlet bearbeitet werden, werden gleichzeitig in enaio® ausgecheckt. Dabei sind die Zugriffsbeschränkungen etwas anders geregelt als sonst in enaio® üblich:

  • Wenn ein Benutzer in enaio® coLab eine Dokumentdatei zum Bearbeiten über das enaio® office-365-dashlet öffnet, dann ist die Dokumentdatei erst ausgecheckt, wenn der Benutzer die ersten Änderungen in der Dokumentdatei vornimmt. Bis dahin können andere Benutzer die Dokumentdatei in einer anderen Anwendung öffnen und bearbeiten. In solch einem Fall wird der Bearbeiter in Microsoft Office 365 durch eine Meldung daraufhin gewiesen, dass Änderungen, die in der Cloud in der Dokumentdatei vorgenommen wurden, nicht in enaio® gesichert werden können.

  • Mit Microsoft Office 365 ausgecheckte Dokumente sind in enaio® client in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. mit einem Statussymbol gekennzeichnet. In enaio® webclient und in enaio® webclient als Desktop-Anwendung erfolgt keine Kennzeichnung.

  • Mit Microsoft Office 365 ausgecheckte Dokumentdateien können mit anderen Benutzern gemeinsam in der Cloud bearbeitet werden.

  1. Wählen Sie in der Dateiansicht von enaio® coLab eine Microsoft Office 365-Datei in der Verzeichnisstruktur aus.

    Das enaio® office-365-dashlet wird im Vorschaubereich angezeigt.

  2. Abhängig vom Dateityp des ausgewählten Dokuments wird im Dashlet in der Registerkarte Office 365 folgendes angezeigt:

    1. Bei Microsoft-Office-365-Dokumenten

      Eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft-Office-365-Dokuments.

    2. Bei älteren Microsoft-Office-Dokumenten

      Der Dialog Dateikonvertierung, der Sie auffordert das ältere Microsoft-Office-Dokument (*.doc, *.xls, *ppt) in das neue Microsoft-Office-Dateiformat (*.docx, *.xlsx, *.pptx) zu konvertieren.

      Klicken Sie dazu im Dialog auf die Schaltfläche Konvertieren, wenn Sie das Dokument mit Microsoft Office 365 bearbeiten wollen.

      Das Dateiformat wird umgewandelt und als neue Variante in enaio® eingefügt.

      In der Registerkarte Office 365 wird eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft-Office-365-Dokuments angezeigt.

  3. Öffnen Sie im enaio® office-365-dashlet das Dokument zum Bearbeiten.

    • Bei Microsoft-Word-Dokumenten gehen Sie so vor:

      Klicken Sie auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Dashlets.

    • Bei Microsoft-Excel-Dokumenten haben Sie mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:

      1. Klicken Sie in der Kopfzeile des Dashlets auf das Office 365 - Excel - Anzeigen - Symbol Anzeigen-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Bearbeiten-Symbol.

      2. Klicken Sie zweimal kurz hintereinander in die Excel-Tabelle und anschließend auf die Schaltfläche Arbeitsmappe bearbeiten in dem sich öffnenden Benachrichtigungsfenster.

    • Bei Microsoft-Power Point-Dokumenten haben Sie ebenfalls mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:

      1. Klicken Sie auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Im Browser bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Dashlets.

      2. Klicken Sie in der Kopfzeile des Dashlets auf das Office 365 - Power Point - Kommentare - Symbol Kommentare-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Office 365 - Power Point - Kommentare hinzufügen - Symbol Kommentare hinzufügen-Symbol.

      3. Klicken Sie auf das Office 365 - Power Point - Bearbeitungsansicht - Symbol Bearbeitungsansicht-Symbol in der Fußzeile des Dashlets.

    Wenn die Bearbeiten-Symbole nicht angezeigt werden bzw. deaktiviert sind, dann ist das Dokument in enaio® schon durch einen anderen Benutzer ausgecheckt worden.

    In Ihrem Browser wird ein neuer Tab mit dem Anmeldedialog für Microsoft Office 365 geöffnet.

    Wenn Sie bei Microsoft Office 365 schon angemeldet sind, dann fallen die folgenden Schritte der Anmeldung weg und das Dokument wird gleich zum Bearbeiten angezeigt.

  4. Melden Sie sich bei Microsoft Office 365 an, wenn Sie noch nicht angemeldet sind, und geben Sie dazu Ihren Microsoft-Office-365-Anmeldenamen und Ihr -Kennwort ein.

    Nach der erfolgreichen Anmeldung, wird in einem neuen Tab, die dem ausgewählten Dateiformat entsprechende Anwendung Word, Excel oder Power Point, angezeigt.

  5. Bearbeiten Sie das Dokument im Browser.

    Das Dokument wird in enaio® ausgecheckt.

    In der Kopfzeile der Anwendung wird die Objekt-ID sowie der Speicherstatus des Dokuments angezeigt. Änderungen werden automatisch zwischengespeichert.

  6. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokuments, in dem Sie auf das Schließen - Symbol Schließen-Symbol im Tab klicken.

Der Tab wird geschlossen, das bearbeitete Dokument wird gespeichert und an enaio® übertragen, sobald der letzte Bearbeiter das Dokument geschlossen hat.

Andere enaio®-Benutzer, die am selben Dokument arbeiten möchten, öffnen dieses Dokument ebenso wie der Erstbenutzer und wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dieser Seite beschrieben. Im zu bearbeitenden Microsoft-Office-365-Dokument wird der weitere enaio®-Benutzer, entsprechend den Gegebenheiten von Microsoft angezeigt. Lesen Sie dazu und zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten die entsprechenden Hilfen von Microsoft Office 365 Link extern - Symbol.

Nachdem der letzte enaio®-Benutzer das gemeinsam bearbeitete Dokument schließt, wird das Dokument wieder eingecheckt und die Änderungen werden an enaio® übertragen.

Je nach dem, ob Sie ein Word-, Excel- oder Power Point-Dokument ausgewählt haben, werden im Dashlet verschiedene Microsoft-Funktionen angeboten, von denen einige in Das enaio® office-365-dashlet kurz vorgestellt werden.