Requêtes via les paramètres de base

enaio® client 11.0

Vous pouvez rechercher des classeurs, des registres et des documents à l'aide des paramètres de base, par exemple, les propriétés des objets.

L'administrateur peut désactiver les requêtes par paramètre de base dans l'ensemble du système ou les restreindre à la saisie du nom d'utilisateur dans les champs 'Auteur', 'Responsable de modification' et 'Propriétaire'.

En ouvrant un masque d’indexation, vous trouverez les paramètres de base dans l’onglet Paramètres de base. Par défaut, l’onglet est désactivé et s’ouvre en cliquant sur le bouton Paramètre de base dans la zone inférieure du masque.

Les données des paramètres de base ne peuvent pas être modifiées.

Sous Auteur, enaio® enregistre comme premier paramètre de base l'utilisateur qui a créé un document, ainsi que de la date et de l'heure de création.

Sous Responsable de modification, enaio® enregistre le dernier utilisateur ayant modifié un document, ainsi que la date et l'heure. La modification concerne les données d'indexation, les pages de document ainsi que la création et la suppression d'un lien.

Un temps de rétention peut être affecté aux documents par un administrateur. Les documents archivés ne peuvent pas être supprimés avant que le temps de rétention ait expiré.

Le propriétaire est l’auteur ou l’utilisateur auquel on a attribué le droit de propriété à l'aide de la boîte de dialogue Propriétés.

Les propriétés suivantes vous permettent de rechercher des documents :

Icône	Remarque
	archivé
	archivage non approuvé
	archivage approuvé
	sans pages
	verrouillé par moi-même
	verrouillé par d'autres personnes
	sorti du classement
	document de référence
	dans registre
	dans aucun registre
	plusieurs emplacements
	avec des variantes
	la version actuelle est signée
	une version antérieure est signée

Le critère de recherche Sur support offre la possibilité de rechercher des documents archivés à l'aide d'un support d'archivage.

Vous pouvez limiter la recherche aux objets sans contenu pour une requête classeur ou registre. La liste de résultats correspondante contient alors tous les objets sans contenu pour tous les utilisateurs. Si un objet est 'sans contenu' parce que vous ne disposez pas, en tant qu’utilisateur, des droits d'accès à son contenu, cet objet n’apparaît pas dans la liste de résultats.

Les requêtes sur les paramètres de base ne peuvent pas être effectuées en mode expert et ne peuvent être enregistrées qu'en combinaison avec d’autres requêtes.

Pour rechercher des objets au moyen des paramètres de base, procédez comme suit :

Dans l’onglet de ruban Démarrage, cliquez sur la liste de sélection Propriétés et choisissez une des recherches de paramètre de base :

Paramètres de base de document

Paramètres de base de registre

Paramètres de base de classeur

Le masque de requête des paramètres de base s’ouvre.
Complétez le masque de requête.

Sélectionnez l'auteur, le responsable de la modification et le propriétaire à l'aide d'une boîte de dialogue à ouvrir via le bouton correspondant. Le nom d'utilisateur et le nom complet s'affichent dans la boîte de dialogue.
Cliquez ensuite sur le bouton Démarrer la requête ou appuyez sur la touche Entrée ↩.
Sélectionnez un type de classeur dans la liste.

La fenêtre de résultats contenant la liste de résultats s’ouvre (voir Listes de résultats de document).

Les données figurant dans les champs de : et à : de la date de création et de la date de modification contiennent la date et, séparée par un espace, l'heure exacte au format suivant : 08.01.2003 10:18:01

Si vous n’indiquez que la date, l’heure est complétée dans le champ de par 00:00:00 et dans le champ à par 23:59:59. Si vous n'indiquez ni les minutes ni les secondes, 00 sera systématiquement ajouté. Si vous n’indiquez qu’un chiffre pour les heures, les minutes ou les secondes, celui-ci est précédé d’un 0.

Si vous limitez la recherche aux champs De, vous obtenez une liste de résultats comprenant les objets créés ou modifiés après l’heure indiquée. Si vous limitez la recherche aux champs À, vous obtenez une liste de résultats comprenant les objets créés ou modifiés avant l’heure indiquée.

Contrairement aux autres masques de requête, les cases à cocher du masque de requête portant sur les paramètres de base de document ont un état neutre si vous ne les sélectionnez pas.

Le mode de requête (voir Volet 'Mode de requête' ) détermine si vous recevez une liste de classeurs, de registres ou de documents en tant que liste de résultats.

Si vous appuyez sur les touches Ctrl+Maj en ouvrant un masque de requête de paramètre de base, vous pouvez effectuer une recherche selon l’ID d’objet. Si l'objet possédant cet ID est une variante inactive, la liste de résultats affiche la variante active.