Fenêtre de classeur

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Si vous ouvrez un classeur ou un registre à partir d'une liste de résultats à l'aide du bouton Ouvrir ou en double-cliquant, la fenêtre du classeur s'ouvre en tant qu'emplacement. Via les paramètres (onglet de ruban ENAIO > Paramètres > Fenêtre de résultats > Afficher les lignes de séparation), choisissez d’afficher la barre d’état et les lignes de séparation ou non.

La fenêtre de classeur est divisée en trois volets: le volet de navigation à gauche, le volet de contenu en haut à droite et le volet de lien optionnelle en bas à droite. La largeur des volets peut être ajustée à l'aide de la souris. Les zones de la fenêtre de classeur sont terminées par la barre d’état en bas.

Fenêtre de classeur

Fenêtre de classeur - Zone de navigation

La zone de navigation contient l’arborescence des registres. Si vous y marquez un registre ou un classeur, le nom s’affiche en gras et le contenu apparaît dans la zone de contenu à droite.

Les classeurs et les onglets sont désignés par des données d’indexation dans le volet de navigation, qui est sélectionné dans les paramètres (voir Volet 'Champs' ). Ces paramètres vous permettent également de définir si les registres doivent être classés par ordre alphabétique ou si le nombre d’objets contenus doit s'afficher devant chaque registre.

Pour l’indication du nombre d’objets contenus, le système ne vérifie pas si vous avez accès à tous les objets en question. La liste de résultats peut donc contenir moins d’objets qu'indiqué ici.

Fenêtre de classeur - Zone de contenu

Le contenu du registre ou du classeur sélectionné est répertorié dans la zone de contenu. Vous pouvez afficher le contenu dans l'affichage Rapport ou Quicklook. Si vous voulez passer d'un affichage à l'autre, utilisez les boutons figurant la barre d'état de la fenêtre de résultats.

Pour masquer la zone de contenu, sélectionnez Options dans le menu contextuel de l’icône de classeur dans la recherche d’objet. Décochez l'option Afficher l'arborescence des registres. Des options supplémentaires vous permettent de trier les registres par ordre alphabétique dans un niveau du volet de navigation.

Vous pouvez filtrer le contenu dans la zone de contenu. Avec des filtres d’affichage que vous avez créés, vous pouvez n’afficher que le contenu de classeur qui répond aux critères de filtre (voir Filtre d'affichage).

Fenêtre de classeur - Zone de lien

Le volet de lien affiche les liens d'un registre ou document sélectionné. Si plusieurs objets sont sélectionnés, les liens de l'objet le plus haut s'affichent. Vous pouvez faire glisser des objets dans le volet de lien pour établir des liaisons. Vous pouvez également filtrer le contenu dans la zone des liens (voir Filtre d'affichage).

Fenêtre de classeur - Barre d’état

Dans la barre d’état, vous trouverez différentes options d’affichage de la fenêtre de classeur :

  • Affichage Quicklook icône Affichage Quicklook

    Dans l’affichage Quicklook, vous voyez un aperçu de la première page des documents image et des documents W créé à l’aide d’une application Microsoft Office. Pour les classeurs, registres et autres documents, une icône standard s'affiche.

  • Affichage Rapport icône Affichage Rapport

    Le contenu du classeur s'affiche sous forme de liste dans l'affichage Rapport. Les colonnes de liste s’affichent de la même manière que dans une liste de résultats (voir Requêtes sur les documents). Vous pouvez grouper le contenu du classeur (voir Grouper des listes de résultats).

  • Arborescence des registres icône Arborescence des registres

    Vous faites afficher tous les documents du classeur indépendamment de l'emplacement dans les registres. Le volet de navigation est alors masqué.

    Dans le menu contextuel du type de classeur dans la recherche d'objet, vous pouvez également utiliser l'entrée Options > pour déterminer si la liste de résultats des classeurs doit être affichée sous forme d'arborescence des registres.

    Le menu contextuel des objets du volet de navigation gauche vous permet de les ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

  • Volet de lien - icône Volet de lien

    Un clic sur l’icône permet d’afficher ou de masquer la zone des liens. La zone des liens affiche les liens d’un objet marqué.

onglet de ruban Classeur

Dans l’onglet de ruban Classeur, vous trouverez les fonctions suivantes :

Icône Remarque

Ruban Classeur - Objet - Icône

Objet

Ouvre un menu avec les types d’objet configurés pour créer un nouvel objet. Le dernier type de classeur, de document ou de registre que vous avez sélectionné s’affiche en gras.

Ruban Classeur - Numériser - Icône

Numériser

Ouvre un menu avec les types d’objet configurés pour capturer une image. Un clic sur un type d’objet image ouvre le dialogue de numérisation par lots (voir Créer ou classer des images). Le dernier type d’objet que vous avez sélectionné s’affiche en gras.
Icône Remarque

Ruban Classeur et résultat - Emplacement - Icône

Emplacement

Les fonctions suivantes sont disponibles par rapport à l'emplacement :

  • Ouvrir l'emplacement icône Ouvrir l'emplacement (est inactif dans les fenêtres de classeur)

  • Déterminer le classeur - icône Déterminer le classeur

  • Déterminer le registre - icône Déterminer le registre

  • Emplacements et liens - icône Emplacements et liens

    (voir Regrouper des emplacements et liens)

Dans un aperçu, les fonctions d'emplacement affichent toutes les relations d'emplacement pour un objet sélectionné. Cela inclut les emplacements, les documents de référence, les liens et les notes.

Ruban Classeur et résultat - Modifier les données d’indexation - Icône

Données d’indexation

Les fonctions suivantes sont disponibles pour les données d’indexation :

  • Afficher les données d'indexation icône Afficher les données d'indexation

    Ouvre le masque d’indexation de l’objet marqué en lecture seule.

  • Modifier les données d'indexation - Icône Modifier les données d'indexation

    Ouvre le masque d’indexation de l’objet marqué pour la modification (voir Modifier des données d'indexation des documents).

Dans un masque d’indexation, vous pouvez ouvrir les paramètres de base en cliquant sur le bouton Masque d'indexation Paramètre de base icône Paramètre de base dans la barre de pied de page du masque.
Ruban Classeur et résultat - Modifier le contenu - Icône

Contenu

Les fonctions suivantes sont disponibles pour le contenu :

  • Afficher le contenu icône Afficher le contenu

    Ouvre le fichier de contenu d’un document en lecture seule pour le visualiser avec une application associée au type de fichier. Pour les classeurs et les registres, cette fonction est inactive.

  • Modifier le contenu icône Modifier le contenu

    Ouvre le fichier de contenu d’un document pour le modifier avec une application associée au type de fichier.

Ruban Classeur et résultat - Ouvrir - Icône

Ouvrir

Ouvre l’objet marqué. Pour les classeurs et les onglets, l’emplacement est affiché. Pour les documents, le fichier de contenu est ouvert avec une application associée au type de fichier.
Ruban Classeur et résultat - Gestion des variantes – Icône

Variantes

Ouvre la gestion des variantes d’un document W marqué (voir Variantes des documents W). Pour les autres types de document, classeurs et registres, cette fonction est inactive.

Ruban Classeur et résultat - Autres fonctions - Icône

Autres

En cliquant sur l’icône Autres fonctions icône Autre, les fonctions suivantes sont disponibles :

  • Lien – icône Lien

    Vous ouvrez le volet de lien de l’objet marqué. Les liens de l’objet y sont répertoriés. S’il existe déjà des liens vers un objet, celui-ci est marqué d’une icône Lien – icône Lien dans la liste de résultats (voir Liens).

  • Historique icône Historique

    Affiche l’historique de l’objet marqué (voir Historique des documents ou Historique des classeurs et registres).

  • Ruban de démarrage+ résultats - propriétés - icône Propriétés

    Affiche les propriétés de l’objet marqué contenant les données des paramètres de base et des informations utiles pour les tâches administratives (voir Propriétés des documents ou Propriétés des classeurs et registres). Dans la fenêtre des propriétés, vous pouvez entre autres afficher la liste des abonnés de l’objet marqué ou marquer l’objet pour le rappel.

  • Comparaison d'images icône Comparaison d'images

    Compare deux documents image dans une fenêtre (voir Comparer des documents image). Pour la comparaison d'images, une loupe supplémentaire est disponible. Vous pouvez superposer les images. Les différences sont surlignées en couleur. Pour les objets marqués qui ne sont pas des documents image, cette fonction est inactive.

  • Ruban Objet Signature icône Signatures PDF

    Ouvre la signature électronique des documents PDF signés. Pour les objets marqués qui ne contiennent pas de signature, cette fonction est inactive (voir Apposer une signature électronique sur des documents).
Icône Remarque

Ruban Classeur et résultat - Archiver - Icône

Archiver

Archive à nouveau un document W verrouillé et enregistre les éventuelles modifications apportées au contenu du document (voir Archiver). Pour les autres types de document, classeurs et registres, cette fonction est inactive.

Ruban Classeur et résultat - Rejeter les modifications - Icône

Rejeter les modifications

Archive à nouveau un document W verrouillé et rejette toutes les modifications éventuellement apportées au contenu du document. L’état de traitement avant le verrouillage est rétabli. Cette fonction est inactive pour les autres types de document, classeurs et registres.

Ruban Classeur et résultat - Supprimer - Icône

Supprimer

Supprime un objet marqué (voir Supprimer des documents ou Supprimer des classeurs et registres). Dans les paramètres de enaio® client, vous pouvez indiquer si vous souhaitez recevoir un dialogue de confirmation avant de supprimer (voir Volet 'Confirmer' ).

Ruban Classeur et résultat - Créer une copie - Icône

Créer une copie

Crée une copie de l’objet marqué (voir Copier des documents ou Gérer des classeurs et des registres).

Ruban Classeur et résultat - Texte libre - Icône

Texte libre

Ouvre un éditeur de texte. Vous pouvez modifier le contenu d’un texte de lien dans l’éditeur. S’il n’y a pas de lien ou de texte de lien pour l’objet marqué, cette fonction est inactive (voir Liens).

Ruban Classeur et résultat - Séparer les pages - Icône

Séparer les pages

Ouvre un document image marqué en mode de numérisation par lots (voir Créer ou classer des images). Comme dans le mode de numérisation par lots, vous pouvez également y répartir les images ou ajouter de nouvelles images. Pour les autres types de document, classeurs et registres, cette fonction est inactive.

Ruban Classeur et résultat - Archivage - Icône

Archivage

Modifie le statut d’archivage de l’objet marqué :

  • Ruban classeur - Archivage approuvé - icône Archivage approuvé

    L’objet est approuvé pour l’archivage et sera archivé à valeur probante au cours du prochain archivage.

  • Ruban classeur - Archivage non approuvé - icône Archivage non approuvé

    L’objet n’est pas approuvé pour l’archivage et ne sera pas archivé à valeur probante au cours du prochain archivage.

Ruban Classeur et résultat - Signature - Icône

Signature

Ouvre le document marqué en mode signature (voir Apposer une signature électronique sur des documents). Pour les objets sans signature, la fonction est inactive.
Icône Remarque

Ruban Classeur et résultat - E-mail - Icône

E-mail

Crée un e-mail pour envoyer l’objet marqué. Vous avez les options suivantes :

  • E-mail Référence icône Référence

    Les objets marqués sont joints en tant que référence interne (voir Références internes).

  • E-mail Contenu icône Contenu

    Les objets marqués sont joints dans le format de fichier d’origine.

  • E-mail Contenu (PDF) icône Contenu (PDF)

    Les documents sélectionnés sont joints sous forme de fichiers PDF. Si un objet ne peut pas être enregistré au format PDF, le fichier d'origine est joint.

  • E-mail Contenu (Zip) icône Contenu (Zip)

    Les documents marqués sont compressés et le fichier ZIP compressé est joint.

  • E-mail Contenu (Zip protégé) icône Contenu (Zip protégé)

    Vous entrez également un mot de passe pour protéger le fichier ZIP. Le destinataire a besoin de ce mot de passe pour ouvrir le fichier ZIP.

Ruban Classeur et résultat - Application - Icône

Application

Vous transférez le classeur marqué vers une application externe (voir Liens vers des applications externes).

Ruban Classeur + Résultat - Presse-papiers - Icône

Presse-papiers

Pour l’action Presse-papiers, vous avez besoin du rôle de système Client : Envoyer le contenu en tant qu’e-mail.

Crée un lien ou une copie de l’objet marqué. Vous disposez des options suivantes :

  • Référence

    Crée une référence interne à partir de l’objet marqué et copie le fichier de référence dans le presse-papiers de Windows (voir Références internes).

  • URL d’aperçu

    Crée une URL d’aperçu de l’objet marqué et copie le lien dans le presse-papiers de Windows. Elle permet aux autres utilisateurs d’enaio® d’afficher le contenu et les propriétés de l’objet lié dans un navigateur (pour les classeurs et les registres, seules les propriétés de l’objet sont affichées dans l’aperçu). Les données d’indexation et les paramètres de base s’affichent dans l’aperçu des propriétés d’objet, ainsi que les informations concernant les workflows, l’historique, les notes et les rappels. Pour pouvoir utiliser cette URL, le destinataire doit posséder un navigateur, des identifiants enaio® et des droits correspondants sur l’objet.

  • URL du webclient

    Crée une URL du webclient de l’objet marqué et copie le lien dans le presse-papiers de Windows. Elle permet aux autres utilisateurs d’enaio® d’afficher l’emplacement de l’objet lié dans enaio® webclient Lien externe - Icône dans le navigateur. Pour pouvoir utiliser cette URL, le destinataire doit posséder enaio® webclient, des identifiants enaio® et des droits correspondants sur l’objet.

  • Contenu

    Copie le fichier de contenu d’un document dans le presse-papiers de Windows. Le fichier de contenu peut être placé dans le système local de stockage de fichiers à partir du presse-papiers, par exemple (cette fonction est inactive pour les classeurs et registres).

  • Contenu (PDF)

    Convertit le fichier de contenu d’un document au format PDF et copie le PDF dans le presse-papiers de Windows. Le PDF peut être placé dans le système local de stockage de fichiers à partir du presse-papiers, par exemple (cette fonction est inactive pour les classeurs et registres).

Ruban Résultat + Classeur - Favoris - Icône

Favoris

En cliquant sur l’icône Ruban Résultats+ Classeur - Favoris - icône Favoris, les fonctions suivantes sont disponibles :

  • Favoriser icône Favoriser

    Ajoute l’objet marqué à la zone des favoris (voir Favoris).

  • Supprimer des favoris icône Supprimer des favoris

    Supprime l’objet marqué de la zone des favoris.

Les favoris créés dans enaio® client sont également visibles pour l’utilisateur dans ses favoris dans enaio® webclient, dans enaio® webclient comme application de bureau et sur les appareils mobiles dans enaio® mobile. De même, les favoris créés dans enaio® webclient, dans enaio® webclient comme application de bureau et dans enaio® mobile sont synchronisés avec enaio® client.
Icône Remarque

Ruban Classeur et résultat - Sélection de filtre

Offre la possibilité de choisir un filtre d’affichage (voir Filtre d'affichage).

Ruban Classeur et résultat - Créer un filtre - Icône

Filtre

Offre la possibilité de créer un filtre d’affichage (voir Filtre d'affichage).

Ruban Classeur et résultat - Actualiser - Icône

Actualiser

Actualise la liste de résultats après la modification.

Ruban Classeur et résultat - Interrompre l’actualisation - Icône

Interrompre

Interrompt une actualisation. Les classeurs trouvés jusqu'à ce moment s'affichent dans la liste de résultats.

Ruban Classeur et résultat - Haut - Icône

Haut

Offre la possibilité de remonter d’un niveau dans la structure des classeurs.
Icône Remarque

Ruban Classeur et résultat - Exporter - Icône

Exporter

Vous pouvez choisir d’exporter les Exporter les données d'indexation - Icône Données d'indexation (voir Exporter des données d'indexation) ou le Exporter le contenu icône Contenu du ou des documents marqués. Les données d’indexation sont copiées sous forme de tableau dans le presse-papiers de Windows. Lorsque le contenu est exporté, elles sont enregistrées dans leur format de fichier d’origine à un emplacement spécifié.

Ruban Classeur et résultat - Imprimer - Icône

Impression

Vous pouvez imprimer un ou plusieurs documents sélectionnés. Vous disposez des options suivantes :

  • Seuls documents

    Avec ou sans annotations. Le contenu des documents marqués est imprimé.

  • Seule liste

    Soit la liste complète des objets de l’affichage de classeur, soit uniquement les objets marqués.

    Les données d’indexation des objets marqués sont imprimées.
Icône Remarque

Ruban Classeur et résultat - Démarrer le workflow - Icône

Démarrer le workflow

Vous démarrez un workflow (voir Démarrer des workflows) avec un ou plusieurs objets marqués (par ex. documents ou classeurs). Les objets marqués sont liés au dossier du workflow.

Ruban Classeur et résultat - Rappeler - Icône

Rappeler

Vous ouvrez la fenêtre Rappel. Vous pouvez y saisir les données pour un rappel (voir Rappels). Vous pouvez appliquer cette fonction à un ou plusieurs objets marqués.

Ruban Classeur et résultat - S’abonner à - Icône

S’abonner à

Vous ouvrez la fenêtre S’abonner à. Vous pouvez y saisir les données pour un abonnement (voir S'abonner à des objets). Vous pouvez appliquer cette fonction à un ou plusieurs objets marqués.
Ruban Classeur et résultat - Partager - Icône

Partager

Vous ouvrez la fenêtre Partager le document. Vous pouvez y saisir les données pour un partage de document (voir Partages dans enaio®). Vous pouvez appliquer cette fonction à un ou plusieurs documents marqués.
Icône Remarque

Ruban Classeur et résultat - Recherche en texte intégral - Icône

Texte intégral

Vous ouvrez la recherche en texte intégral et effectuez ici une recherche sur tous les objets du classeur ou du registre sélectionné, y compris les sous-registres (voir Requêtes portant sur l'index de texte intégral). Pour pouvoir utiliser cette fonction, vous devez marquer un classeur ou un onglet.

Ruban Classeur et résultat - Trouver des objets similaires - Icône

Trouver des objets similaires

Vous exécutez une recherche en texte intégral basée sur les données d'indexation et le contenu de l'objet sélectionné.

Ruban Classeur et résultat - Recherche en texte libre - Icône

Texte libre

Vous exécutez une requête sur toutes les notes et tous les liens des objets affichés dans la zone de contenu. Seuls les objets dont les notes ou les liens contiennent l'expression de recherche sont ensuite affichés dans la zone de contenu.

Ruban Classeur et résultat - Effacer la recherche texte libre - Icône

Annuler la recherche

En cliquant sur l’icône, tous les objets de la zone de contenu sont à nouveau affichés après une requête sur les notes et les liens (requête de texte libre).

Menu contextuel optimisé

Le menu contextuel optimisé contient uniquement les fonctions les plus fréquemment utilisées. Si vous n’utilisez aucun menu optimisé, des fonctions supplémentaires de l’onglet du ruban s’affichent dans le menu contextuel (voir Volet 'Volet de travail' ).

Filtre d'affichage

La zone de contenu des fenêtres de classeur peut être agencée plus efficacement en appliquant des filtres d'affichage dans l'ensemble de l'armoire. Vous pouvez définir des filtres d'affichage à l'aide du bouton Filtre. Sélectionnez un filtre dans la liste des filtres d'affichage. Il peut être marqué et ainsi appliqué à la zone de contenu chaque fois qu'une fenêtre de classeur est ouverte.

Vous sélectionnez un filtre d’affichage via la liste des filtres d’affichage sur l’onglet de ruban Classeur dans le groupe de rubans Liste.

Sélection de filtres d’affichage

Un filtre d'affichage sélectionné n'est actif que pour la fenêtre de classeur actuelle. À la prochaine ouverture d'une fenêtre de classeur, le filtre par défaut sera à nouveau utilisé si vous avez activé un filtre comme filtre par défaut dans la fenêtre Gestion des filtres.

Vous pouvez configurer un nouveau filtre d’affichage via la gestion des filtres. Vous ouvrez la gestion des filtres en cliquant sur l’icône Filtre icône Filtre sur l’onglet de ruban Classeur dans le groupe de rubans Liste.

Gestion des filtres

Les filtres d’affichage déjà configurés pour cette armoire sont affichés dans la gestion des filtres.

  1. Dans la gestion des filtres, cliquez sur le bouton Nouveau.

    Un nouveau filtre d'affichage s'ajoute.

  2. Saisissez un nom pour le filtre d'affichage dans le champ indiqué. Les noms de filtre doivent commencer par une lettre ou par un chiffre.

  3. Cliquez sur le bouton Modifier.

    La fenêtre Configuration s’ouvre.

    Configuration de filtres d’affichage

    Dans le volet Types de document, sélectionnez les types de document à afficher dans la zone de contenu.

    Dans le volet Date de création, vous pouvez spécifier une période pour les types de document :

    Ouvrez le calendrier et sélectionnez une date. L’entrée à la date sélectionnée doit être activée pour influer sur le résultat de filtrage. Les documents créés avant cette date ne sont pas affichés.

    Spécifiez la fin de la période de recherche de la même façon. Les documents créés après cette date ne sont pas affichés. Si un filtre affiché n’est pas activé, il n’a aucun effet sur la période de la recherche.

    Sélectionnez cette option pour afficher les documents créés le jour en cours.

    Marquez cette option et entrez une valeur n si vous souhaitez uniquement afficher les documents créés au cours des n derniers mois.

    Marquez cette option et entrez une valeur n si vous souhaitez uniquement afficher les documents créés au cours des n derniers jours.

    Saisissez les propriétés d'archivage dans le volet Propriétés.

    Toutes les entrées sont liées logiquement par ET.

    Vous pouvez filtrer les documents selon le critère Créé par.

    Dans le volet Tri, sélectionnez les champs de données d'indexation à utiliser en tant que colonnes dans la fenêtre de classeur. Utilisez les boutons fléchés pour transférer les colonnes dans le volet Tri dans l'ordre souhaité. Les objets peuvent être triées par ordre alphanumérique ou naturel (voir Paramètres par défaut).

    Dans le volet Types de registre, sélectionnez les types de registre à afficher. Tous les registres des types sélectionnés s'affichent.

    Si vous avez activé l'option correspondante, les critères de filtre s'appliqueront également au contenu des registres.

    Tous les types de registre sont toujours affichés dans le volet de navigation.

  4. Confirmez les données avec OK.

Le nouveau filtre s'affiche dans la fenêtre Gestion des filtres dans la liste des filtres disponibles.

Pour les filtres enregistrés, les fonctions Modifier et Supprimer sont disponibles dans la fenêtre Gestion des filtres.

Si vous voulez modifier le nom d’un filtre, cliquez d’abord sur le nom du filtre et une nouvelle fois sur le nom marqué. Vous pouvez maintenant modifier le nom.

Si vous activez un filtre dans la Gestion des filtres, il est automatiquement appliqué comme filtre par défaut à chaque ouverture d'une fenêtre de classeur. À l'ouverture de la fenêtre de classeur, seuls les documents correspondant aux critères de filtre par défaut s'affichent. Un autre filtre d'affichage peut ensuite être défini manuellement. Si aucun filtre par défaut n'est activé dans la gestion des filtres, le filtre défini manuellement dans la fenêtre de classeur s'appliquera à nouveau lors de la prochaine ouverture de la fenêtre.

Vous pouvez définir un filtre d'affichage créé en tant que filtre par défaut pour chaque armoire. Le filtre par défaut est appliqué sur la zone de contenu lors de chaque ouverture d'une fenêtre de classeur.

Vous configurez un filtre standard via la gestion des filtres. Vous ouvrez la gestion des filtres en cliquant sur l’icône Filtre icône Filtre sur l’onglet de ruban Classeur dans le groupe de rubans Liste.

Les filtres d'affichage créés sont affichés dans une liste. À l'aide de la souris, sélectionnez le filtre d'affichage que vous souhaitez configurer en tant que filtre par défaut. Celui-ci est utilisé lors de chaque ouverture d'une fenêtre de classeur. Si vous n'activez pas de filtre d'affichage, aucun filtre ne sera utilisé.