Automatische Aktionen

Automatische Aktionen richten Sie beispielsweise ein, um Dokumente revisionssicher zu archivieren, um Daten zu exportieren und zu importieren oder Arbeiten zur Systempflege automatisch ausführen zu lassen.

Die Automatischen Aktionen konfigurieren Sie als einzelne Aktionen oder als Aktionsfolge. Sie können aus enaio® administrator manuell oder von enaio® start zu einem angegebenen Zeitpunkt automatisch gestartet werden.

Automatische Aktionen sind modular über Bibliotheken integriert. Die Bibliotheken machen Sie enaio® über das Gesamtsystem und die Registerkarte 'Zusätze' bekannt. Sie befinden sich im Verzeichnis der Administrationskomponenten.

Erst dann stehen sie für die Konfiguration der Automatischen Aktionen zur Verfügung. Einige Automatische Aktionen werden automatisch bei der Installation eingebunden.

Die folgenden Automatischen Aktionen stehen zur Verfügung:

Aktion	Funktion	Bibliothek	Lizenz
Import und Export von Daten und Dokumentdateien
Daten-/Dokumentenimport	Der Import übernimmt Daten vielfältiger Formate und erstellt daraus Archivobjekte. Die Konfiguration erfolgt über einen Assistenten.	axacimp.dll	AIE
Daten-/Dokumentenexport	Indexdaten und Dokumentdateien können exportiert werden. Die Konfiguration erfolgt über einen Assistenten.	axacexp.dll	AIE
XML-TagExtraktion *	Mit dieser Aktion erzeugen Sie aus XML-Dateien Dateien im Delimited-ASCII-Format.	axacxmle.dll
XML-Transformation *	Diese Aktion dient der Konvertierung von XML-Dateien in andere XML-Formate.	axacxmlc.dll
Aktionen zur Archivierung
Archivieren	Archivieren von Dokumenten.	axacarch.dll
Dearchivierung	Dearchivieren von Dokumenten.	axacunac.dll
Mediendearchivierung	Dearchivieren des Inhalts von Medien.	axacunme.dll
Überprüfung der Archivierung	Aktionen zur Überprüfung der Archivierung und Konsistenzprüfung sowie Verzeichnisvergleich.	axactarc.dll
Retentionszeit anpassen	Geplante Retentionszeit als Retentionszeit eintragen.	axacadjr.dll
Fachliche Aufbewahrungssteuerung	Geplante Retentionszeit anpassen.	axacaret.dll
Aktionen für die Dokumentverarbeitung
Dokumentbereitstellung	Dokumente einer anderen Servergruppe werden bereitgestellt.	axacpref.dll
Objektverschlüsselung	Die Aktion verschlüsselt oder entschlüsselt Dokumentdateien.	axaccrypt.dll	KRY / SKR
Paginierung	Die Aktion kennzeichnet einander zugeordnete Bilddateien.	axacpage.dll	PAG
Volltextindizierung	Mit dieser Aktion werden nachträglich Archivobjekte volltextindiziert.	axacidx.dll
Volltextexport auf Objektebene	Mit dieser Aktion werden ebenfalls nachträglich Archivobjekte volltextindiziert, die Sie über eine Konfigurationsdatei, mit der Sie Recherchekriterien für die zu indexierenden Dokumente angeben, spezifizieren.	axacvexp.dll
Datenbankanfrage	SQL-Datenbankanfrage, angefragte Dokumente können zu Mappen zusammengestellt werden.	axacreq.dll
Skript ausführen	Aktion zum Ausführen von VB-Skript-Code.	axacscript.dll
Rendition	Erzeugt zu modulübergreifenden W-Dokumenten Varianten im Dateiformat 'TIFF' oder 'PDF'.	axacdok2tif.dll
Aktionen zur Systempflege
Abonnementpflege	Die Aktion löscht nach Vorgaben Abonnement-Einträge	axacabo.dll
Aktualisierung Datenbank	Die Aktion aktualisiert die Datenbankstatistik.	axacdbst.dll
Bereinigung der Konfigurations- und Protokolldateien	Die Aktion löscht nach Vorgaben alte Konfigurationsversionen und Protokolle.	axaccl.dll
Cachebereinigung	Die Aktion löscht Dateien aus dem Server-Cache. Im Server-Cache befinden sich Dokumentdateien, deren Originale entweder im Workverzeichnis einer anderen Servergruppe oder auf Archivmedien liegen.	axaccach.dll
Historienpflege	Die Aktion löscht Einträge aus der Bearbeitungshistorie, beispielsweise Einträge für gelöschte Dokumente.	axachist.dll
Wiedervorlagenpflege	Die Aktion löscht nach Vorgaben Wiedervorlage-Einträge.	axacwdvl.dll
Historienbereinigung Workflow	Die Aktion löscht nach Vorgaben Historieneinträge der Workflowprozesse.	axacwfhclear.dll
Systemprüfung	Diese Aktion prüft und korrigiert inkonsistente Datenbankzustände.	axacsysc.dll
Externes Programm starten	Mit dieser Aktion können Sie externe Windows-Anwendungen starten.	automatisch eingebunden
COM-Aktion Interface *	Mit dieser Aktion werden COM-Bibliotheken gekapselt und als Automatische Aktion zugänglich gemacht.	axaccom.dll
SQL-Kommando ausführen	Die Aktion ermöglicht, direkt SQL-Statements auszuführen und Ergebnisse in Form von Recordsets an VB-Skripte zu übergeben.	axacolfr.dll
Multipage-Tiff Erzeugung	Die Aktion konvertiert Tiffs eines Dokumenttyps in Multipage-Tiffs	axacmtif.dll
Papierkorb entleeren	Die Aktion leert nach Vorgaben den Papierkorb	axaccleantrash.dll
Signieren	Die Aktion erzeugt Hashwerte für bereits vorliegende Dokumente. Die Hashwerte können zugleich signiert werden. Hashwerte werden zur Sicherung der Dokumentenintegrität benötigt, aber auch zur Prüfung auf identische Dokumente.	axacsign.dll
Hashprüfung	Die Aktion überprüft die Hashwerte von Dokumenten auf Archivierungsmedien oder im Workbereich.	axachash.dll
Hashprüfung auf Objektebene	Die Aktion überprüft die Hashwerte von Dokumenten, die Sie über eine Anfragedatei angeben.	axachashd.dll
Objekte löschen	Die Aktion löscht alle Objekte, die in einer Anfragedatei angegeben sind.	axacdel.dll
Sammeländerung von Rechtegruppenfeldern	Die Aktion ändert Einträge in Feldern vom Typ 'Rechtegruppencontrol'.	axacrgref.dll
Rechtegruppenkonvertierung	Die Aktion konvertiert ein Indexdatenfeld, dem das Rechtegruppen-AddOn zugeordnet ist, in ein Feld des Typen 'Rechtegruppencontrol'.	axacrgcnv.dll
Benutzerverwaltung
Benutzer/Gruppen Export Benutzer/Gruppen Import	Export und Import von Benutzer- und Gruppendaten.	axacdirectorysync.dll
XSLT-Verzeichnis-Synchronisation	Synchronisation mit Daten aus LDAP-fähigen Verzeichnisdiensten.	axacdirectorysync.dll
enaio® directory-sync	Synchronisation mit Microsoft Entra ID oder LDAP-Systemen. enaio® directory-sync wird als Bestandteil einer Aktionsfolge aus 'Benutzer/Gruppen Export' und 'Benutzer/Gruppen Import' konfiguriert.	enaio-aad-sync.exe
Aktionen zur Steuerung Automatischer Aktionen
Aktionsfolge	In dieser Aktion werden Abfolgen von Automatischen Aktionen gebildet.	automatisch eingebunden
Externes Programm über Kommandozeile starten	Mit dieser Aktion können Sie externe Windows-Anwendungen und Batchdateien starten und den Returncode auswerten lassen.	axacexec.dll
Synchronisation	Diese Aktion erlaubt die Synchronisation von Automatischen Aktionen mit externen Anwendungen.	axacsync.dll
* Die Konfigurationen der Aktionen 'XML-TagExtraktion', 'XML-Transformation' und 'COM-Aktion Interface' werden nicht zentral, sondern lokal jeweils in einer Konfigurationsdatei im Verzeichnis der Datei gespeichert.

Wenn Automatische Aktionen ausgeführt werden, dann müssen die entsprechenden Lizenzschlüssel für die Arbeitsstationen verfügbar sein.

Automatische Aktionen einrichten

Diese Arbeitsschritte führen Sie aus, um Automatische Aktionen einzurichten:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Aktionen.

   Das Fenster Automatische Aktionen wird geöffnet.

   

2. Wählen Sie aus der Aktionenliste eine Aktion.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

   Die Aktion wird in die Liste der Aktionen eingefügt und der Konfigurationsdialog geöffnet.

4. Konfigurieren Sie die Aktion in den entsprechenden Konfigurationsdialogen oder wählen Sie eine bereits angelegte Konfiguration.
5. Tragen Sie (optional) einen Zeitpunkt ein, zu dem die Aktion automatisch von enaio® start gestartet werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Der Zeitpunkt wird in der Liste der Aktionen eingetragen.

Sie können die Aktion über die Schaltfläche Starten sofort ausführen lassen, oder enaio® start starten. enaio® start führt die Aktion dann zu dem angegebenen Zeitpunkt aus. Das Programm enaio® start finden Sie im gleichen Verzeichnis wie enaio® administrator.

enaio® start muss zu dem Zeitpunkt, zu dem die Aktion automatisch gestartet werden soll, laufen. Sonst wird die Aktion nicht ausgeführt. enaio® start benötigt den Lizenzschlüssel 'AXA'. Liegt dieser vor, kann enaio® start in beliebiger Anzahl gestartet werden.

enaio® start kann extern aus anderen Programmen, der Aufgabenplanung, über eine Stapelverarbeitungsdatei oder über die Kommandozeile gestartet werden. Die Parameter, die Sie enaio® start beim Start übergeben, damit eine Automatische Aktion gestartet wird, ermitteln Sie, indem Sie eine konfigurierte Aktion markieren und auf die Schaltfläche AxStart-String klicken. Der Pfad und die Startparameter werden im Feld Generieren des AxStart-Kommandos angezeigt.

enaio® start kann extern nur gestartet werden, wenn die Konfigurationsdatei asinit.cfg aus dem Anwendungsverzeichnis der Administrationskomponenten keinen Dialog für die Auswahl einer Verbindung öffnet.
In Ansi-Installationen dürfen Startparameter keine Unicodezeichen und Umlaute enthalten.

Treten Fehler beim Ablauf von enaio® start auf, werden diese protokolliert und enaio® start automatisch beendet. Ergänzen Sie die generierten Startparameter um den Parameter '/Verbose', dann wird enaio® start im Fehlerfall nicht automatisch beendet, sondern wartet auf Benutzereingaben. Ergänzen Sie die generierten Startparameter um den Parameter '/X' wird bei Fehlern nicht pauschal der Wert '0' zurückgegeben, sondern ein Wert für die Aktion, bei der der Fehler auftrat (vgl. 'Fehler-Rückgabewerte der Aktionen'). Dadurch kann bei Aktionsfolgen die entsprechende Aktion identifiziert werden.

Automatische Aktionen aus der Liste im Feld Aktion (Konfiguration) können Sie markieren und über die folgende Schaltfläche bearbeiten:

• Löschen

  Die Automatische Aktion wird aus der Liste gestrichen.

• Rücksetzen

  Der eingetragene Zeitpunkt wird gelöscht.

• Konfigurieren

  Der Konfigurationsdialog wird geöffnet. Sie können die Konfiguration ändern.