Classer des e-mails

enaio® webclient • 10.10 »

enaio® webclient, enaio® webclient comme application de bureau et enaio® mobile ne prennent en charge que le stockage des e-mails au format de fichier *.eml. L’administrateur définit si des e-mails peuvent être classés à un emplacement donné dans enaio® et quel peut être le type des e-mails. De même, le nombre d’e-mails pouvant être créés à un emplacement donné peut être limité. Il existe différentes options de stockage des e-mails. Pour tous les chemins de stockage dans enaio® webclient, enaio® webclient comme application de bureau et enaio® mobile, les e-mails au format de fichier *.eml sont classés à terme dans le système d’ordre enaio®.

Vous classez un e-mail de Microsoft Outlook dans enaio® webclient ou dans l’application de bureau d’enaio® webclient par glisser-déposer (enaio® mobile ne prend pas en charge la fonction glisser-déposer).

Microsoft Outlook et Outlook Add-In for drag and drop doivent être installés.

L’installation du complément d’application peut être effectuée par votre administrateur et est décrite dans Package MSI Outlook Add-In for drag and drop Lien externe - Icône.

  1. Ouvrez un emplacement et passez, si nécessaire, à Affichage du tableau - Icône Affichage du tableau.

  2. Cliquez sur l'icône Créer de nouveau - icône Créer de nouveau dans la zone de contenu. Vous pouvez également utiliser la fonction Créer l'objet icône Nouveau dans le menu Davantage d'actions icône Davantage d'actions ou le menu contextuel.

    Ouvrez le menu contextuel comme suit :

    1. Dans l’espace vide de la zone de contenu, cliquez sur le bouton droit de la souris.

    2. Dans la zone de navigation de l’emplacement, sélectionnez un classeur ou un registre puis cliquez sur le bouton droit de la souris.

    Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.

  3. Cliquez sur un type de document e-mail dans le menu de sélection.

    Dans le volet de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Glisser-déplacer icône Plus.

  4. Faites glisser un e-mail depuis Microsoft Outlook et déposez-le dans la zone comportant l’icône Glisser-déplacer icône Plus.

    L’e-mail est chargé et s’affiche dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.

    Les métadonnées de l'e-mail sont automatiquement reprises dans le masque d'indexation.

  5. Vous avez la possibilité de modifier les données d’indexation de l’e-mail avant le stockage. Modifiez les données d’indexation de l’e-mail si nécessaire, puis cliquez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

L’e-mail est classé et s’affiche dans la zone de contenu de l’emplacement.

Vous créez un nouvel objet dans enaio® webclient, dans enaio® webclient comme application de bureau ou dans enaio® mobile et vous chargez un e-mail au format de fichier *.eml, dont les métadonnées sont automatiquement reprises dans le masque d'indexation.

  1. Ouvrez un emplacement et passez, si nécessaire, à Affichage du tableau - Icône Affichage du tableau.

  2. Cliquez ou appuyez sur l’icône Créer de nouveau - icône Créer de nouveau dans la zone de contenu. Vous pouvez également utiliser la fonction Créer l'objet icône Nouveau dans le menu Davantage d'actions icône Davantage d'actions ou le menu contextuel.

    Ouvrez le menu contextuel comme suit :

    1. Dans l’espace vide de la zone de contenu, cliquez sur le bouton droit de la souris ou appuyez longuement sur l'espace vide dans enaio® mobile.

    2. Dans la zone de navigation de l’emplacement, sélectionnez un classeur ou un registre puis cliquez sur le bouton droit de la souris ou appuyez longuement sur l’entrée dans enaio® mobile.

      Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

      Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.

    Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.

  3. Cliquez sur le type de document e-mail dans le menu de sélection.

    Votre administrateur vous indique quel type de document est préparé pour le stockage des e-mails au format de fichier *.eml.

    Dans le volet de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Glisser-déplacer icône Plus.

  4. Dans le dialogue, cliquez sur la zone avec l’icône Glisser-déplacer icône Plus et sélectionnez un fichier *.eml dans le système de fichier local à l’aide du dialogue de sélection. Vous pouvez également faire glisser un fichier *.eml dans la zone avec l’icône Glisser-déplacer icône Plus en utilisant la fonction glisser-déposer.

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile :

    • Sur les smartphones, ouvrez la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Ajouter icône Plus dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création.

    • La fonction de glisser-déposer n’est pas prise en charge dans enaio® mobile.

    • Vous pouvez également partager un fichier avec enaio® mobile avec une autre application sur votre appareil. Le fichier est ensuite automatiquement chargé dans la zone Ajouter du contenu d’enaio® mobile.

    Le fichier *.eml est chargé et s’affiche dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.

    Les métadonnées de l'e-mail sont automatiquement reprises dans le masque d'indexation.

  5. Modifiez le contenu des champs d’indexation si nécessaire.

  6. Cliquez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

L’e-mail est classé et s’affiche dans la zone de contenu de l’emplacement.

À l’aide d’ enaio® Outlook Add-In NG et de l'application de bureau d’enaio® webclient, vous classez un ou plusieurs e-mails de Microsoft Outlook dans enaio®.

enaio® webclient comme application de bureau, Microsoft Outlook et enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône doivent être installés. Dans les paramètres de enaio® Outlook Add-In NG, la case enaio® webclient comme application de bureau doit être cochée.

  1. Ouvrez enaio® webclient comme application de bureau (voir Se connecter avec enaio® webclient comme application de bureau).

  2. Ouvrez Microsoft Outlook et passez à l’onglet du ruban Accueil.

  3. Marquez un ou plusieurs e-mail(s) dans Microsoft Outlook.

    Des limitations de taille peuvent être définies pour classer simultanément plusieurs éléments Outlook et des e-mails volumineux. Les limitations de taille peuvent être préconfigurées par l’administrateur ou spécifiées dans la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG (voir enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône). Vous recevez des avertissements correspondants lorsque ces limitations de taille sont dépassées.

  4. Choisissez un emplacement pour les e-mails. Dans Microsoft Outlook, les fonctions suivantes sont disponibles dans le groupe de rubans enaio® :

    Cette fonction classe les e-mails sélectionnés à l’emplacement actuellement ouvert dans l’application de bureau d’enaio® webclient.

    Cette fonction fournit une liste d’emplacements personnalisés dans enaio® à partir de laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité. La liste peut être configurée dans enaio® Outlook Add-In NG. Consultez enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône pour obtenir une description détaillée.

    Cette fonction fournit plusieurs listes d’emplacements dans enaio® à partir de laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité :

    Ouvre une liste contenant tous les classeurs et registres ouverts actuellement dans enaio® webclient et dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité.

    Cette fonction n’est active que si vous avez ouvert un emplacement dans l’application de bureau d’enaio® webclient.

    Ouvre une liste contenant tous les derniers emplacements utilisés dans enaio® webclient et dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité.

    Les 30 derniers emplacements au maximum sont enregistrés.

    Fonction optionnelle qui détermine et propose des emplacements en fonction des données des e-mails. Selon la configuration de votre système, il est possible, par exemple, de classer les e-mails dans enaio® par conversation.

    Cette fonction n’est disponible que si elle a été configurée par votre administrateur.

    Les listes de suggestions peuvent être configurées dans enaio® Outlook Add-In NG. Consultez  enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône pour obtenir une description détaillée.

    Si les fonctions dans enaio® Outlook Add-In NG sont grisées, démarrez l’application de bureau d’enaio® webclient. Vous pouvez démarrer l’application de bureau d’enaio® webclient directement à partir d’enaio® Outlook Add-In NG en cliquant sur l’icône Ouvrir l'emplacement icône Ouvrir l'emplacement dans le groupe de rubans enaio® ou sur les fonctions Personnalisé, Suggestions ou Workflows, puis en cliquant sur l’icône 'Démarrer enaio® client' - icône 'Démarrer enaio® client' dans le message enaio® Outlook Add-In NG qui s’ouvre.

  5. Selon la configuration de votre système, voici quelles peuvent être les étapes de travail suivantes lorsque vous cliquez sur un emplacement dans l’une des listes de suggestions :

    L’e-mail est classé sans aucune étape intermédiaire. Les métadonnées de l'e-mail sont automatiquement reprises dans le masque d'indexation. Le processus de stockage de l’e-mail est alors terminé.

    L’e-mail est classé et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

    L’e-mail est marqué de la catégorie archivé dans enaio® dans Microsoft Outlook.

    1. Les métadonnées de l'e-mail sont automatiquement reprises dans le masque d'indexation qui s'ouvre.

      Vous avez la possibilité de modifier les données d’indexation avant de classer l’e-mail.

      Le temps restant pour le processus de stockage est affiché dans le masque d’indexation. Si le temps est écoulé sans que l’e-mail ait été classé, alors le processus de stockage est interrompu sans résultat.

    2. Modifiez les données d’indexation de l’e-mail si nécessaire, puis cliquez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

    L’e-mail est classé et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

    L’e-mail est marqué de la catégorie archivé dans enaio® dans Microsoft Outlook.

    Votre administrateur a configuré plusieurs types d’objet pour le stockage des e-mails à l’aide d’enaio® Outlook Add-In NG et vous disposez des droits correspondants relatifs à ces types d’objet.

    1. Si plusieurs types d’objet ont été configurés dans votre système enaio® pour le stockage des e-mails, un menu de sélection avec les types d’objet en question s’ouvre.

      Sélectionnez le type d’objet souhaité en cliquant sur une entrée dans la liste des types d’objet.

      Le masque d’indexation s’ouvre.

    2. Modifiez les données d’indexation de l’e-mail si nécessaire, puis cliquez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

      Le temps restant pour le processus de stockage est affiché dans le masque d’indexation. Si le temps est écoulé sans que l’e-mail ait été classé, alors le processus de stockage est interrompu sans résultat.

    L’e-mail est classé et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

    L’e-mail est marqué de la catégorie archivé dans enaio® dans Microsoft Outlook.

    L’annulation de doublon doit être configurée et activée par votre administrateur. Il peut ainsi déterminer s’il est possible de créer un document de référence ou d’ajouter un autre emplacement à la place du doublon. La configuration peut varier selon le type de document e-mail. L’administrateur peut également définir si la vérification de l’annulation de doublon ne porte que sur le type de document e-mail sélectionné ou si elle est indépendante du type d’objet.

    1. Les métadonnées de l'e-mail sont automatiquement reprises dans le masque d'indexation Nouvelle création qui s'ouvre. Vous avez la possibilité de modifier les données d’indexation avant de classer l’e-mail.

      Le temps restant pour le processus de stockage est affiché dans le masque d’indexation. Si le temps est écoulé sans que l’e-mail ait été classé, alors le processus de stockage est interrompu sans résultat.

    2. Modifiez les données d’indexation de l’e-mail si nécessaire, puis cliquez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

      Si le type d’objet e-mail n’est pas configuré pour une modification d’index ou que vous ne disposez pas des droits de modification en tant qu’utilisateur, ignorez cette étape et passez à la suivante.

      Les métadonnées sont reprises et la vérification de l’annulation de doublon est exécutée.

    3. Le système détecte que l’e-mail existe déjà dans le système d’ordre enaio®.

      Message de déduplication d’e-mail

      Dans le masque Classer l’e-mail qui s’ouvre, vous disposez des options suivantes :

      Si vous classez plusieurs e-mails en même temps, vous pouvez cocher la case pour appliquer le choix effectué dans le masque à tous les autres doublons dans ce processus de stockage.

      Au lieu de classer à nouveau l’e-mail dans le système d’ordre enaio®, un lien renvoyant vers l’e-mail déjà existant est créé. Selon la configuration du système ou selon le type d’objet, un document de référence (voir Documents de référence) est créé ou un autre emplacement (voir Documents avec plusieurs emplacements) est ajouté.

      L’e-mail est classé comme lien et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

      L’e-mail est marqué de la catégorie archivé dans enaio® dans Microsoft Outlook.

      En plus de l’e-mail déjà existant, l’e-mail est classé une nouvelle fois dans le système d’ordre enaio®. Il existe donc plusieurs fois dans le système d’ordre enaio®.

      L’e-mail est classé comme copie et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

      L’e-mail est marqué de la catégorie archivé dans enaio® dans Microsoft Outlook.

      L’e-mail n’est pas classé et le processus de stockage pour cet e-mail est interrompu.

      Le processus de stockage pour cet e-mail est interrompu.

    Le temps restant pour le processus de stockage est affiché dans le masque Classer l'e-mail et dans le masque d'indexation. Si le temps est écoulé sans que l’e-mail ait été classé, alors le processus de stockage est interrompu sans résultat.

enaio® Outlook Add-In NG offre également la possibilité de supprimer automatiquement les e-mails de Microsoft Outlook après leur stockage dans enaio®. Ils sont alors déplacés vers le classeur pour les objets supprimés dans Microsoft Outlook.

Si vous souhaitez utiliser la fonction Supprimer les e-mails d'Outlook après la création, vous devez l'activer dans la boîte de dialogue des paramètres d'enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône dans l'onglet Paramètres. Ouvrez la boîte de dialogue des paramètres dans Microsoft Outlook en cliquant sur l’icône Flèche icône Flèche dans le groupe de rubans enaio®.

La fonction Supprimer les e-mails d’Outlook après la création peut être prédéfinie par l’administrateur. Les utilisateurs ne peuvent plus activer ou désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres de manière indépendante.

A l'aide d’ enaio® GroupWise Add-On NG Lien externe - Icône, les utilisateurs d’ enaio® webclient comme application de bureau peuvent classer les e-mails et les rendez-vous de GroupWise dans enaio®.

L’objet sélectionné (un e-mail ou un rendez-vous) est ainsi attribué à un type de document e-mail dans enaio® et classé dans l’emplacement actuellement ouvert dans application de bureau d’enaio® webclient. Si plusieurs types d’objet sont disponibles à l’emplacement pour le stockage, le type d’objet souhaité peut être sélectionné à l’aide d’un dialogue de sélection.

enaio® GroupWise Add-On NG offre également la possibilité de supprimer automatiquement les e-mails de GroupWise après leur classement dans enaio®. Ils sont alors déplacés vers le classeur des objets supprimés dans GroupWise. Si vous souhaitez utiliser cette fonction, vous devez l'activer dans la boîte de dialogue des paramètres d’ enaio® GroupWise Add-On NG.

La fonction peut être prédéfinie par l’administrateur. Les utilisateurs ne peuvent plus activer ou désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres de manière indépendante.

Stockage des pièces jointes d’e-mail

enaio® Outlook Add-In NG et enaio® GroupWise Add-On NG permettent aux utilisateurs d’ enaio® webclient comme application de bureau de classer séparément les pièces jointes des e-mails dans enaio®.

enaio® webclient comme application de bureau, Microsoft Outlook et enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône doivent être installés. Dans les paramètres de enaio® Outlook Add-In NG, la case enaio® webclient comme application de bureau doit être cochée.

  1. Ouvrez enaio® webclient comme application de bureau et choisissez un emplacement pour la pièce jointe d’un e-mail.

  2. Dans Microsoft Outlook, ouvrez l’e-mail et marquez la pièce jointe de l’e-mail.

    L’onglet du ruban Pièces jointes s’affiche.

  3. Cliquez sur l’icône Créer une pièce jointe dans enaio® - icône Créer une pièce jointe dans enaio® dans le groupe de rubans enaio®.

    Dans enaio® webclient comme application de bureau, le masque Nouvel élément dans le stockage externe s’ouvre.

  4. Dans le masque, vous disposez des options suivantes :

    • Bouton Plus tard

      Si vous cliquez sur le bouton Plus tard, la pièce jointe sera transférée dans le stockage externe d’enaio® webclient comme application de bureau. Vous avez alors la possibilité de classer ultérieurement la pièce jointe dans le système d’ordre enaio® (voir Classer des documents du stockage externe).

    • Bouton Suivant

      La pièce jointe sélectionnée est classée dans l’emplacement ouvert. Si vous avez ouvert plusieurs emplacements dans enaio® webclient comme application de bureau, vous devez préalablement sélectionner l’emplacement souhaité dans la liste des emplacements disponibles.

    • Case à cocher Ouvrir un emplacement dans un nouvel onglet

      Si vous cochez la case Ouvrir un emplacement dans un nouvel onglet, un nouvel onglet est ouvert pour le stockage de la pièce jointe dans l’application de bureau d’enaio® webclient.

    Le masque Sélectionner un type pour l’élément du stockage externe s’ouvre.

  5. Dans le masque, sélectionnez un type d’objet correspondant pour la pièce jointe à classer en cliquant sur une entrée dans la liste des types d’objet.

    Si vous cliquez sur le bouton Annuler, la pièce jointe sera transférée dans le stockage externe d’enaio® webclient comme application de bureau.

    Dans le volet de travail d'enaio® webclient comme application de bureau, le dialogue Nouvelle création s'ouvre avec un masque d'indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Glisser-déplacer icône Plus.

  6. Saisissez vos données dans les champs du masque d'indexation et cliquez ensuite sur l'icône Enregistrer icône Enregistrer.

La pièce jointe de l’e-mail est classée et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

Le stockage de la pièce jointe d’e-mail est confirmé par un message.

enaio® GroupWise Add-On NG permet aux utilisateurs d’enaio® webclient comme application de bureau de classer séparément toutes les pièces jointes d’un e-mail provenant de GroupWise dans enaio®. Le classement des pièces jointes est identique à celui des pièces jointes dans Microsoft Outlook (voir ci-dessus). Après avoir cliqué sur l’icône de stockage dans Groupwise, les étapes suivantes se déroulent dans enaio® webclient comme application de bureau. Toutes les pièces jointes d'un e-mail sont classées dans l'emplacement actuellement ouvert dans enaio® webclient comme application de bureau. Si plusieurs types d’objet sont disponibles à l’emplacement pour le stockage, le type d’objet souhaité peut être sélectionné à l’aide d’un dialogue de sélection.