Kurzanleitung für die Verwendung von enaio® integration-for-microsoft-teams und enaio® webclient

Gültig für: enaio® Version 10.10

Mit enaio® integration-for-microsoft-teams ist es enaio®-Benutzern möglich, enaio®-Dokumente in Microsoft Teams einzustellen und so Microsoft-Teams-Benutzern den Zugriff auf enaio®-Dokumente und deren Indexdaten gewähren. Falls der enaio®-Benutzer es beim Einstellen eines enaio®-Dokuments erlaubt, können Microsoft-Teams-Benutzer diese Dokumente auch bearbeiten und ersetzen.

enaio® integration-for-microsoft-teams wird von enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung unterstützt. In enaio® mobile können Sie enaio® integration-for-microsoft-teams nicht verwenden.

  • enaio® webclient bzw. enaio® webclient als Desktop-Anwendung müssen für die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams vorbereitet sein. Dazu müssen die Microservices 'msteams-client' und 'msteams-actions' entsprechend in des enaio®-System eingebunden werden (siehe enaio® services-admin\Microsoft Teams Services Link extern - Symbol).

  • In Microsoft Teams muss die App enaio® in den entsprechenden Teams, Chats bzw. Besprechungen aktiviert werden.

Schritte, mit denen Sie enaio®-Dokumente in Microsoft Teams teilen und bearbeiten

enaio®-Dokumente können in Microsoft Teams in Teams, Chats bzw. in Besprechungen geteilt werden. Nachfolgend wird die Vorgehensweise in einem Team beschrieben. In Chats und in Besprechungen erfolgt des Teilen und das Bearbeiten von enaio®-Dokumenten analog.

  1. Aktivieren Sie die App enaio® in Microsoft Teams in dem Team in dem Sie enaio®-Dokumente mit anderen Nutzern teilen wollen.

    enaio® integration-for-microsoft-teams

    Im Team wird die Registerkarte enaio® angezeigt.

    enaio® integration-for-microsoft-teams

  2. Wechseln Sie zu enaio® webclient bzw. zu enaio® webclient als Desktop-Anwendung und markieren Sie das Dokument, welches Sie in Microsoft Teams teilen möchten.

  3. Öffnen Sie das Kontextmenü und klicken Sie auf Mit MS Teams teilen - Symbol Freigabe für MS Teams.

    Ein enaio®-Token wird erzeugt und in die Windows-Zwischenablage kopiert.

  4. Wechseln Sie wieder zu Microsoft Teams und öffnen Sie in dem Team, in dem Sie das enaio®-Dokument teilen wollen, die Registerkarte Beiträge.

  5. Erzeugen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Neue Unterhaltung eine neue Unterhaltung und klicken Sie dort in das Eingabefeld.

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    Alternativ können Sie auch auf das Eingabefeld Antworten in einer schon begonnenen Unterhaltung klicken.

    enaio® integration-for-microsoft-teams

    Unterhalb des Eingabefeldes wird eine Zeile mit Funktionssymbolen angezeigt.
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  6. Klicken Sie in der Befehlszeile auf das MS Teams - enaio®-icon - Symbol enaio®-Symbol.

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    Der Dialog enaio® wird angezeigt.

  7. Fügen Sie in das Eingabefeld des Dialogs das enaio®-Token aus der Windows-Zwischenablage ein.

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    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bearbeitungsrechte, wenn Sie anderen Microsoft-Teams-Benutzern erlauben wollen, das geteilte enaio®-Dokument zu bearbeiten und zu ersetzen.

    Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Absenden.

    Das enaio®-Dokument wird in Microsoft Teams geteilt und in der Registerkarte Beiträge als kleine Vorschau angezeigt.

    Das enaio®-Dokument wird in der Registerkarte enaio® in der Dokumentenliste aufgelistet.

    enaio® integration-for-microsoft-teams

    Das enaio®-Token ist nur wenige Minuten gültig. Wenn das Token nicht mehr funktioniert, erhalten Sie eine Fehlermeldung in Microsoft Teams. Bestätigen Sie die Fehlermeldung mit OK und erzeugen Sie in enaio® webclient bzw. in enaio® webclient als Desktop-Anwendung ein neues enaio®-Token und wiederholen Sie die oben beschriebenen Arbeitsschritte 5 und 6.

  8. Klicken Sie unterhalb der Vorschau auf die Schaltfläche Öffnen. Alternativ können Sie auch in der Registerkarte enaio® auf den entsprechenden Eintrag in der Dokumentenliste klicken.

    Der Vorschaubereich von enaio® wird in Microsoft Teams geöffnet.

    Das geteilte enaio®-Dokument wird in der Inhaltsvorschau des Vorschaubereichs angezeigt.

    Wenn Sie unterhalb der kleinen Vorschau auf die Schaltfläche Öffnen im Webclient klicken, dann wird enaio® webclient gestartet und das geteilte Dokument in einer Trefferliste angezeigt.

  9. In der Kopfzeile des Vorschaubereichs stehen Ihnen folgende Funktionen zum Bearbeiten des enaio®-Dokuments zur Verfügung:

    • MS Teams Inhaltsvorschau - Inhalt anzeigen - SymbolInhalt anzeigen

      Zeigt die Inhaltsvorschau des Vorschaubereichs an. Klicken Sie auf diese Funktion, wenn Sie von der Detailvorschau in die Inhaltsvorschau wechseln wollen.

    • MS Teams Inhaltsvorschau - Inhalt herunterladen - SymbolInhalt herunterladen

      Lädt das enaio®-Dokument in Ihr lokales Dateisystem herunter.

    • MS Teams Inhaltsvorschau - Inhalt bearbeiten - SymbolInhalt bearbeiten (wird nur angezeigt wenn Bearbeitungsrechte vorliegen)

      Öffnet das enaio®-Dokument mit der Anwendung, die in Windows mit diesem Dateityp verknüpft ist (z. B. Microsoft Word bei *.docx-Dateien). Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen und speichern, werden an enaio® übertragen und dort ebenfalls gespeichert.

    • MS Teams Inhaltsvorschau - Datei ersetzen - SymbolDatei ersetzen (wird nur angezeigt wenn Bearbeitungsrechte vorliegen)

      Ersetzt das geteilte Dokument in Microsoft Teams. Das Originaldokument in enaio® wird ebenfalls ersetzt.

      Wenn das geteilte Dokument ein W-Dokument ist, dann wird in enaio® eine neue Dokumentenversion angelegt (siehe enaio® webclientLink extern - Symbol).

    • MS Teams Inhaltsvorschau - Datei entfernen - SymbolDatei entfernen

      Das geteilte Dokument wird in Microsoft Teams entfernt. Das Originaldokument in enaio® wird nicht gelöscht.

    • MS Teams Inhaltsvorschau - In enaio® webclient öffnen - SymbolIn enaio® webclient öffnen

      Startet enaio® webclient und zeigt das geteilte Dokument in einer Trefferliste an.

    • MS Teams Inhaltsvorschau - OS-Datei herunterladen - SymbolOS-Datei herunterladen

      Erzeugt eine *.os-Verweisdatei (siehe enaio® webclientLink extern - Symbol ). Verweisdateien können in E-Mails, in Windows-Anwendungen (z. B. in Microsoft Word, Excel, Powerpoint) eingebunden bzw. im Dateisystem abgelegt werden. Durch Klicken auf eine Verweisdatei wird die lokal installierte enaio®-Anwendung (enaio® client, enaio® webclient als Desktop-Anwendung bzw. enaio® mobile; enaio® webclient unterstützt diese Funktion nicht) geöffnet und das Dokument angezeigt.

    • MS Teams Inhaltsvorschau - Indexdaten anzeigen - SymbolIndexdaten anzeigen

      Zeigt die enaio®-Indexdaten des geteilten Dokuments in der enaio®-Detailvorschau an. Klicken Sie auf diese Funktion, wenn Sie von der Inhaltsvorschau in die Detailvorschau wechseln wollen.

    • MS Teams Inhaltsvorschau - Dateien - SymbolDateien

      Schließt den Vorschaubereich und zeigt die Registerkarte enaio® mit der Liste der geteilten enaio®-Dokumente an.