Vorlagen erstellen

yuuvis® RAD client • 9.x »

Der Administrator kann die Vorlagenfunktion deaktivieren. Wenn die Vorlagenfunktion deaktiviert ist, dann wird der Objekttyp Vorlage nicht zur Suche in yuuvis® RAD client angeboten und es können keine Vorlagen erstellt, bearbeitet oder geteilt werden bzw. Dokumente aus Vorlagen erstellt werden.

Prinzipiell kann jeder Benutzer in yuuvis® RAD client Vorlagen anlegen. Der Benutzer legt dabei fest, für welche Benutzer und für welchen Dokumenttyp die Vorlagen zur Verfügung stehen sollen und wer seine Vorlagen bearbeiten darf.

Durch den Administrator kann das Recht Vorlagen anzulegen, auf die Benutzer eingeschränkt werden, welche das Funktionsrecht "Vorlagen erstellen" besitzen.

  1. Klicken Sie auf das Anlege-Symbol Objekt anlegen-Symbol in der yuuvis® RAD-Leiste.

    Das Menü Objekt anlegen mit allen Objekttypen, die Sie anlegen können, wird geöffnet.

  2. Wählen Sie im Menü Objekt anlegen im Bereich Allgemein den Objekttyp Vorlage.

    Der Ablagekorb mit der angelegten Vorlage wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die gewünschte Vorlagendatei aus Ihrem Windows-Dateisystem.

    Die Vorlagendatei wird hochgeladen und der Metadaten-Bereich im Ablagekorb wird geöffnet.

  4. Geben Sie im Metadaten-Bereich die entsprechenden Metadaten ein.

    • Im Feld Bearbeitbar durch können Sie einen Benutzer oder eine Gruppe eingeben, der bzw. die diese Vorlage bearbeiten können soll.
    • Im Feld Typen können Sie all jene Objekttypen angegeben, bei deren Neuanlage die Vorlage angeboten werden soll.
    • Im Feld Schlüsselwörter können Sie Begriffe angeben, die von Benutzern zur Suche verwendet werden können.

  5. Beenden Sie den Erstellungsvorgang, in dem Sie auf Ablegen bzw. Ablegen und Öffnen klicken.

Die Vorlage wird im yuuvis® RAD-Ordnungssystem abgelegt.

  1. Ziehen Sie eine Datei aus Ihrem Windows-Dateisystem per Drag-and-drop auf den yuuvis® RAD client-Arbeitsbereich.

    Alternativ können Sie auch ein Dokument aus Ihrem Dateisystem mit Hilfe der Tastaturbefehle Strg + C bzw. ein Bildschirmfoto mit Hilfe der Tastaturbefehls Druck in die Windows-Zwischenablage kopieren und mit Hilfe der Tastaturbefehle Strg + V an einer beliebigen Stelle im yuuvis® RAD client einfügen.

    Das Ablagemenü Datei(en) hochladen öffnet sich.

  2. Lassen Sie die Datei auf das Ablagemenü fallen.

    Je nach Kontext werden Ihnen verschiedene Ablageziele angeboten:

    • Neuanlage - aktueller Ordner - Symbol Ablage in <Name des Strukturelements>

      Legt die Datei indexiert im aktuell geöffneten Ordner ab. Diese Option wird nur bei geöffneter Ordneransicht angeboten (siehe Die Ordneransicht).

    • Neuanlage - allgemeiner Ablageort - Symbol Ablage am allgemeinen Ablageort

      Legt die Datei im Hauptordner (Root) des yuuvis® RAD-Ordnungssystems ab. Die Dokumentdatei kann noch später an einen anderen Ablageort verschoben werden (siehe Dokumentdateien verschieben).

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche des gewünschten Ablageorts.

    Der Ablagekorb mit dem neu angelegten Objekt öffnet sich.

  4. Wählen Sie im Ablagekorb in der Liste der erlaubten Objekttypen den Objekttyp Vorlage aus.

    Wenn Sie einem oder mehreren Objekten in der Ablage einen Objekttyp zugeordnet haben, dann können Sie diese Zuordnung korrigieren, solange die Objekte nicht endgültig abgelegt wurden. Klicken Sie dazu in der Kopfzeile des Ablagebereiches auf die Schaltfläche Objekttyp zurücksetzen. Danach steht Ihnen die Liste der erlaubten Objekttypen zur erneuten Objekttyp-Zuordnung wieder zur Verfügung.

    Der Metadaten-Bereich wird geöffnet.

  5. Geben Sie im Metadaten-Bereich die nötigen Metadaten ein.

    Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.

    • Im Feld Bearbeitbar durch können Sie einen Benutzer oder eine Gruppe eingeben, der bzw. die diese Vorlage bearbeiten können soll.

    • Im Feld Typen können Sie all jene Objekttypen angegeben, bei deren Neuanlage die Vorlage angeboten werden soll.

    • Im Feld Schlüsselwörter können Sie Begriffe angeben, die von Benutzern zur Suche verwendet werden können.

  6. Beenden Sie den Erstellungsvorgang, in dem Sie auf Ablegen bzw. Ablegen und Öffnen klicken.

Die Dokumentdatei wird im yuuvis® RAD-Ordnungssystem abgelegt.

Damit eine Vorlage auch von anderen Benutzern im System, die nicht das Funktionsrecht haben Vorlagen zu verwalten, genutzt werden kann, muss sie geteilt werden (siehe Vorlagen teilen). Wird eine Vorlage nicht geteilt, ist sie nur für den Ersteller, für alle Benutzer mit dem Funktionsrecht Vorlagen zu verwalten und für Benutzer oder Benutzergruppen, die in den Metadaten einer Vorlage im Feld Bearbeitbar durch eingetragen sind als Vorlage nutzbar.