E-Mails aus Microsoft Outlook hochladen

yuuvis® RAD client • 8.x »

Mit Hilfe von yuuvis® RAD Outlook Add-In (siehe yuuvis® RAD Outlook Add-In) können Sie E-Mails aus Microsoft Outlook direkt in yuuvis® RAD ablegen. yuuvis® RAD Outlook Add-In erweitert die Menübandregisterkarte Start in Microsoft Outlook um die Gruppe yuuvis® RAD mit der Schaltfläche E-Mail anlegen für Posteingänge bzw. mit der Schaltfläche E-Mail senden und anlegen, wenn Sie E-Mails erstellen, beantworten oder weiterleiten.

E-Mails können in yuuvis® RAD client in favorisierte Ordner oder in einem der zuletzt geöffneten Ordner abgelegt werden. Maximal zehn zuletzt geöffnete Ordner werden durch yuuvis® RAD Outlook Add-In zur Ablage angeboten.

  • yuuvis® RAD Outlook Add-In ist auf Ihrem Rechner installiert.

  • yuuvis® RAD agent ist auf Ihrem Rechner installiert und mit yuuvis® RAD server und mit Ihrem yuuvis® RAD client verbunden (siehe yuuvis® RAD agent verbinden).

  1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine E-Mail aus bzw. erstellen, beantworten oder leiten Sie eine E-Mail weiter.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe yuuvis® RAD auf E-Mail anlegen bzw. wenn Sie eine E-Mail erstellen, beantworten oder weiterleiten, auf E-Mail senden und anlegen.

    Ein Untermenü wird geöffnet, in dem favorisierte Ordner und zuletzt geöffnete Ordner als Ablageorte angeboten werden.

  3. Klicken Sie auf den gewünschten Ablageort.

    Die E-Mail wird in yuuvis® RAD client im Ablagekorb angezeigt.

  4. Wechseln Sie in den Ablagekorb in yuuvis® RAD client, wählen Sie aus der Liste der am Ablageort erlaubten Objekttypen den gewünschten Objekttyp aus.

    Wenn Sie einem Objekt im Ablagekorb einen falschen Objekttyp zugeordnet haben, dann lässt sich dies im Ablagekorb nicht mehr korrigieren. Laden Sie das Dokument, mit Hilfe der Dokumentdatei herunterladen - Symbol Dokumentdatei herunterladen-Funktion in der Kopfzeile des Ablagebereichs, auf Ihren lokalen Arbeitsplatz herunter. Löschen Sie danach das Dokument im Ablagekorb mit Hilfe der Papierkorb - SymbolPapierkorb-Funktion in der Kopfzeile des Ablagebereichs und fügen Sie das heruntergeladene Dokument per Drag-and-drop oder per Copy-&-Paste erneut zum gewünschten Ablageort hinzu. Jetzt können Sie dem Dokument den richtigen Objekttyp zuordnen.

    Der Metadaten-Bereich und weitere Objektinformationen werden im Ablagebereich angezeigt.

  5. Geben Sie im Metadaten-Bereich die nötigen Metadaten ein.

    Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.

    Je nach Konfiguration können die Kenndaten der E-Mail bereits voreingetragen sein.

    Metadatenfelder, die durch die Objekttypdefinition vorbelegt sind, sind durch ein df gekennzeichnet. Felder, die durch ein ex gekennzeichnet sind, extrahieren die Metadaten aus den Metadaten der Dokumentdatei (siehe Vorbelegte Metadatenfelder). Welche Möglichkeiten der Metadatenpflege Sie in yuuvis® RAD noch haben, wird im Kapitel Metadaten beschrieben (siehe Metadaten bearbeiten).

  6. Beenden Sie den Erstellungsvorgang, in dem Sie auf Ablegen bzw. Ablegen und Öffnen klicken.

Das Objekt wird im yuuvis® RAD-Ordnungssystem abgelegt und gegebenenfalls gleich geöffnet.

yuuvis® RAD Outlook Add-In und der benötigte yuuvis® RAD agent werden vom Administrator an ihrem Arbeitsplatz eingerichtet.

E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop in yuuvis® RAD client ablegen

Mit Hilfe von Outlook Add-In for drag & drop können Sie E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop direkt im yuuvis® RAD client ablegen. Outlook Add-In for drag & drop sorgt dafür, dass E-Mails, die per Drag-and-drop von Microsoft Outlook in den yuuvis® RAD client gezogen werden, als *.eml-Dateien übergeben werden und dadurch eine Drag-and-drop-Ablage ermöglichen. Wenn Sie Interesse an diesem Add-In haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Partner bei OPTIMAL SYSTEMS.

Outlook Add-In for drag & drop ist auf Ihrem Rechner installiert.

  1. Öffnen Sie in yuuvis® RAD client den gewünschten Ablageort.

  2. Wechseln Sie in die Listenansicht von Microsoft Outlook und wählen Sie dort eine oder mehrere E-Mails aus.

  3. Ziehen Sie die ausgewählte E-Mail bzw. die ausgewählten E-Mails per Drag-and-drop auf den yuuvis® RAD client-Arbeitsbereich.

    Das Ablagemenü Datei(en) hochladen öffnet sich.

  4. Lassen Sie die E-Mail bzw. die E-Mails auf das Ablagemenü fallen.

    Je nach Kontext werden Ihnen verschiedene Ablageziele angeboten:

    • Ablage in <Name des Strukturelements> - legt die Datei indexiert im aktuell geöffneten Ordner ab. Diese Option wird nur bei geöffneter Ordneransicht angeboten (siehe Die Ordneransicht).

    • Allgemeiner Ablageort - legt die Datei im Hauptordner (Root) des yuuvis® RAD-Ordnungssystems ab. Die Dokumentdatei kann noch später an einen anderen Ablageort verschoben werden (siehe Dokumentdateien verschieben).

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche des gewünschten Ablageorts.

    Wenn Sie eine E-Mail per Drag-and-drop rüber gezogen haben, dann öffnet sich nach einer Dublettenprüfung (siehe Dublettenprüfung) der Ablagekorb. Machen Sie in diesem Fall mit Punkt 7 weiter.

    Wenn Sie mehrere E-Mails per Drag-and-drop rüber gezogen haben, dann öffnet sich das Ablagemenü Datei(en) hochladen \ Verarbeitungsoptionen.

  6. Im Ablagemenü Datei(en) hochladen haben Sie folgende Verarbeitungsoptionen:

    • Schaltfläche Einzeln

      Wenn Sie die Option Einzeln auswählen, werden die Dateien einzeln im Ablagekorb in der Liste der abzulegenden Objekte aufgelistet. Sie haben dadurch die Möglichkeit den Objekttyp und die Metadaten für jede Datei einzeln zu bearbeiten.

    • Schaltfläche Gebündelt

      Wenn Sie die Option Gebündelt auswählen, werden die Dateien gebündelt im Ablagekorb in der Liste der abzulegenden Objekte aufgelistet. Die Objekttyp-Zuordnung und die Metadaten-Bearbeitung erfolgt dann für alle Dateien gemeinsam.

    • Schaltfläche Abbrechen

      Bricht den Ablagevorgang der E-Mails ab.

    Wenn Sie eine der beiden Verarbeitungsoptionen Einzeln oder Gebündelt angeklickt haben, dann öffnet sich der Ablagekorb.

    Es erfolgt eine Dublettenprüfung (siehe Dublettenprüfung).

  7. Wählen Sie im Ablagekorb in der Liste der abzulegenden Objekte die E-Mail aus, die Sie ablegen wollen.

    Wenn Sie die Option Einzeln gewählt haben, dann wird jede Datei einzeln in der Liste der abzulegenden Objekte angezeigt, so dass Sie die Möglichkeit haben, jede Datei separat abzulegen.

    Wenn Sie die Option Gebündelt gewählt haben, dann werden alle Dateien in einem Eintrag mit dem Vermerk 2x Dateien und mehr, in der Liste der abzulegenden Objekte angezeigt. Zusätzlich werden alle Dateien im Ablagebereich in einer Dateienliste angezeigt.

    Im Ablagebereichs des Ablagekorbs werden die am Ablageort erlaubten Objekttypen sowie eine Inhaltsvorschau der ausgewählten E-Mail angezeigt.

  8. Wählen Sie aus der Liste der am Ablageort erlaubten Objekttypen den gewünschten Objekttyp aus.

    Wenn Sie einem Objekt im Ablagekorb einen falschen Objekttyp zugeordnet haben, dann lässt sich dies im Ablagekorb nicht mehr korrigieren. Laden Sie das Dokument, mit Hilfe der Dokumentdatei herunterladen - Symbol Dokumentdatei herunterladen-Funktion in der Kopfzeile des Ablagebereichs, auf Ihren lokalen Arbeitsplatz herunter. Löschen Sie danach das Dokument im Ablagekorb mit Hilfe der Papierkorb - SymbolPapierkorb-Funktion in der Kopfzeile des Ablagebereichs und fügen Sie das heruntergeladene Dokument per Drag-and-drop oder per Copy-&-Paste erneut zum gewünschten Ablageort hinzu. Jetzt können Sie dem Dokument den richtigen Objekttyp zuordnen.

    Der Metadaten-Bereich und weitere Objektinformationen werden im Ablagebereich angezeigt.

  9. Geben Sie im Metadaten-Bereich die nötigen Metadaten ein.

    Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.

    Je nach Konfiguration können die Kenndaten der E-Mail bereits voreingetragen sein.

    Metadatenfelder, die durch die Objekttypdefinition vorbelegt sind, sind durch ein df gekennzeichnet. Felder, die durch ein ex gekennzeichnet sind, extrahieren die Metadaten aus den Metadaten der Dokumentdatei (siehe Vorbelegte Metadatenfelder). Welche Möglichkeiten der Metadatenpflege Sie in yuuvis® RAD noch haben, wird im Kapitel Metadaten beschrieben (siehe Metadaten bearbeiten).

  10. Beenden Sie den Erstellungsvorgang, in dem Sie auf Ablegen bzw. Ablegen und Öffnen klicken.

Das Objekt wird im yuuvis® RAD-Ordnungssystem abgelegt und gegebenenfalls gleich geöffnet.

Outlook Add-In for drag & drop wird vom Administrator an ihrem Arbeitsplatz eingerichtet.