Papierkorb

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Jedem Benutzer steht ein Papierkorb zur Verfügung, wenn der Administrator die Papierkorb-Funktion für das gesamte System aktiviert hat.

Geschäftsobjekte, wie z. B. Ordner und Dokumente, die vom Benutzer gelöscht wurden, werden in den benutzereigenen Papierkorb verschoben und verbleiben dort, bis die Objekte dort endgültig gelöscht werden. Den Papierkorb öffnen Sie über das Hauptmenü - Symbol Hauptmenü-Symbol > Papierkorb in der yuuvis® RAD-Leiste.

Die Arbeitsoberfläche des Papierkorbes unterteilt sich in folgende Bereiche:

Auf der linken Seite des Papierkorbes finden Sie die Liste der gelöschten Objekte. Die Details eines gelöschten Objektes werden auf der rechten Seite des Papierkorbes, im Objektbereich, angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen im Kopfbereich der Liste der gelöschten Objekte zur Verfügung:

Aktualisieren - Symbol

Aktualisiert die Liste der gelöschten Objekte des Papierkorbes.

Filter - Symbol

Filtert die Liste der gelöschten Objekte nach den angezeigten Metadaten.

Geben Sie beispielsweise die Zeichenkette vertrag ein, um in der Liste alle Objekte anzuzeigen, deren Name die Zeichenkette vertrag enthalten. Wenn Sie mehr als einen Begriff eingeben, dann werden die Begriffe mit dem Operator UND verbunden. Die gefilterten Nachrichten enthalten dann alle gesuchten Begriffe im Titel oder im Betreff.

Aktive Filter werden durch ein farbiges Filtersymbol im Kopfbereich der Liste hervorgehoben. Die Anzahl der gefilterten Objekte wird im Fußbereich der Liste angezeigt. Um einen Filter wieder zu entfernen, klicken Sie im geöffneten Filterdialog auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen.

Sortier - Symbol

Sortiert die Liste der gelöschten Objekte auf- oder absteigend nach Titel, Datum oder Beschreibung.

Aktive Sortierungen werden durch ein farbiges Sortierungssymbol im Kopfbereich der Liste hervorgehoben. Um eine Sortierung wieder zu entfernen, klicken Sie im geöffneten Sortierungsdialog auf das Entfernen-Symbol Sortierung entfernen-Symbol.

Der Objektbereich rechts zeigt alle Eigenschaften und Inhalte des gelöschten Objekts an, welche in der Liste der gelöschten Objekte ausgewählt wurde.

Der Objektbereich untergliedert sich in folgende Objektaspekte:

Zeigt eine Zusammenfassung der wichtigsten Metadaten und Objekteigenschaften eines Objekts, wie Bezeichnung, Bearbeiter, Status, Anzahl der Versionen, Dateigröße usw., an.

Wenn von einem Objekt mehr als eine Version existiert, dann gelangen Sie mit einem Klick auf die unterstrichene Versionsnummer zur Versionenansicht. In ihr können Sie die Versionen des Objekts miteinander vergleichen und ältere Versionen wiederherstellen (siehe Objektversionen).

Im Abschnitt Speicherinformationen werden Ihnen wichtige Informationen, wie z. B. die Aufbewahrungszeit oder Speicherbereich angezeigt.

Im Aspektbereich Historie wird die Bearbeitungshistorie des ausgewählten Objekts angezeigt. Sie zeigt z. B. an, welche Änderungen am Objekt zu welchem Zeitpunkt von welchem Benutzer vorgenommen wurden. Bei Bedarf können Sie die Ereignisse der Bearbeitungshistorie filtern. Über die Einträge können Sie auch die Versionenansicht aufrufen (siehe Objektversionen).

Der Aspektbereich Inhalt dient der visuellen Anzeige von Dokumentinhalten. Abhängig von der Art der ausgewählten Dokumentdatei kommen verschiedene Inhaltsvorschauen zum Einsatz:

  • Standard-Inhaltsvorschau

    Bietet eine einfache Vorschau auf die Inhalte der ausgewählten Dokumentdatei. In dieser Inhaltsvorschau haben Sie die Möglichkeit, die Dokumentdatei auszudrucken und zu durchsuchen, Textpassagen zu markieren und zu kopieren sowie PDF-Anlagen herunterzuladen (siehe Die Standard-Inhaltsvorschau).

  • yuuvis® RAD office-365-dashlet

    Das Dashlet wird erst angezeigt, wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben, dessen Dokumentdatei eine Bearbeitung mit Microsoft Office 365 zulässt. Mit Hilfe des Dashlets können Sie Microsoft Office-Dokumente erstellen und gemeinsam mit anderen yuuvis® RAD-Benutzern bearbeiten. Eine detaillierte Beschreibung des Dashlets finden Sie unter Das yuuvis® RAD office-365-dashlet.

Sie können die Inhaltsvorschau abdocken (siehe Bereiche ausblenden bzw. abdocken).

Im Aspektbereich Signatur werden Informationen zu den Signaturen von Dokumentobjekten angezeigt. Die Einträge im Aspektbereich geben Auskunft über den Status eines Signaturvorganges bzw. über die Signatur selbst. Der Aspektbereich bietet zudem den Benutzern die Möglichkeit, einen Signaturvorgang zu kontrollieren (siehe Dokumentdateien signieren).

Aspektbereiche können durch den Administrator ausgeblendet werden. Ebenso kann die Reihenfolge der Aspektbereiche durch den Administrator festgelegt werden. Außerdem können zusätzliche Aspektbereiche unternehmensspezifisch entwickelt und eingebunden werden.

In der Kopfzeile des Objektbereichs stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Dokumentdatei herunterladen - Symbol

Lädt die Dokumentdatei eines Objektes in das lokale Dateisystem herunter.

Die Funktion wird nur angeboten, wenn das ausgewählte Objekt eine Dokumentdatei besitzt.

Objekt endgültig löschen - Symbol

Löscht ein Objekt im Papierkorb nach einer Sicherheitsabfrage endgültig aus dem System. Endgültig gelöschte Objekte können nicht wieder hergestellt werden.

Die Funktion wird nur angeboten, wenn der Benutzer die entsprechenden Rechte besitzt.
 Wiederherstellen 

Mit einem Klick auf die Schaltfläche  Wiederherstellen  können Sie ein gelöschtes Objekt aus dem Papierkorb an seinem ursprünglichen Ablageort wiederherstellen, falls der Ablageort des Objekts dieses erlaubt.
 Wiederherstellen und öffnen 

Mit einem Klick auf die Schaltfläche  Wiederherstellen und öffnen  können Sie ein gelöschtes Objekt wiederherstellen (falls der ursprüngliche Ablageort des Objekts dieses erlaubt) und den Ablageort öffnen.

Objekte im Papierkorb werden bei Suchanfragen nicht berücksichtigt.

Objekte wiederherstellen

Geschäftsobjekte, die gelöscht wurden und im Papierkorb von yuuvis® RAD liegen, können vom Benutzer wiederhergestellt werden. Dazu stehen dem Benutzer die Aktionen  Wiederherstellen  und  Wiederherstellen und öffnen  in der Kopfzeile im Objektbereich zur Verfügung. Nach Anklicken einer Aktion, wird das Objekt am ursprünglichen Ablageort wiederhergestellt und aus der Liste der gelöschten Objekte entfernt und das nächste Objekt wird fokussiert. Wenn Sie auf die Aktion  Wiederherstellen und öffnen  klicken, dann wird zusätzlich zur Wiederherstellung des gelöschten Objekts der Papierkorb geschlossen und der ursprüngliche Ablageort des Objekts geöffnet.

Beim Wiederherstellen gelöschter Geschäftsobjekte gibt es folgende Besonderheiten zu beachten:

  • Objekte mit Versionen werden mit allen Versionen wiederhergestellt.

  • Enthielt ein Ordner ursprünglich einmal weitere Objekte, wie z. B. Dokumente, dann werden sie beim Wiederherstellen ebenfalls am ursprünglichen Ablageort wiederhergestellt.

  • Dokumente, deren ursprünglicher Ablageort (Ordner) ebenfalls gelöscht wurde, können erst nach Wiederherstellung des Ordners wiederhergestellt werden. Der Benutzer wird in solch einem Fall vom System benachrichtigt.

  • Dokumente, deren ursprünglicher Ablageort (Ordner) endgültig gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Endgültig löschen

Für das endgültige Löschen von Objekten aus dem Papierkorb benötigt der Benutzer entsprechende Rechte.

Objekte die im Papierkorb liegen, können endgültig aus dem yuuvis® RAD-System gelöscht werden. Die endgültige Löschung kann durch den Benutzer bzw. durch eine automatisierte Aktion im System erfolgen. Um Geschäftsobjekte (z. B. Ordner oder Dokumente) endgültig aus dem System zu löschen, steht berechtigten Benutzer die Funktion Papierkorb - SymbolPapierkorb in der Kopfzeile des Objektbereichs zur Verfügung. Bei nichtberechtigten Benutzern wird das Symbol ausgegraut angezeigt. Der Tooltip weißt auf fehlende Zugriffsrechte hin.

Objekte im Papierkorb, die nicht durch einen Benutzer endgültig gelöscht wurden, werden nach sieben Tagen durch eine automatisierte Aktion unwiederbringlich aus dem System entfernt. Ihr Administrator kann diesen Zeitraum systemspezifisch anpassen.

Enthielt ein gelöschter Ordner ursprünglich einmal weitere Objekte, wie z. B. Dokumente, dann werden diese beim endgültigen Löschen des Ordners ebenfalls unwiederbringlich aus dem System entfernt.

Objekte, welche aus dem Papierkorb endgültig gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.