coLab-Freigaben

enaio® webclient • 12.0 »

Mit Hilfe der optionalen Erweiterung enaio® coLabLink extern - Symbol können Sie enaio®-Ordner und -Register und die darin enthaltenen Objekte anderen Benutzern, die keinen Zugriff zu enaio® haben, zugänglich machen.

Projekträume einrichten

Für die Freigabe von enaio®-Dokumenten werden mit Hilfe des coLab-Dashlets Projekträume in enaio® coLab erstellt. In den Projekträumen können Sie und Ihre externen Partner über einen beliebigen Internetbrowser auf die dort abgelegten enaio®-Dokumente zugreifen und diese zum Bearbeiten herunterladen, teilen und wieder hochladen. Ebenso können in den Projekträumen neue Dokumente hochgeladen und so im enaio®-Ordnungssystem abgelegt werden.

enaio® coLab-Projekträume können mit dem coLab-Dashlet in enaio® client, enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung erstellt werden.

Das coLab-Dashlet muss von Ihrem Administrator in enaio® client eingerichtet worden sein. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren enaio®-Administrator.

  1. Markieren Sie in enaio® client den Ordner oder das Register, den Sie für einen coLab-Projektraum freigeben wollen.

  2. Öffnen Sie das Dashlet in der Inhaltsvorschau mit einem Klick auf das Symbol des coLab-Dashlets.

    In der Inhaltsvorschau wird das coLab-Dashlet angezeigt.

  3. Wenn Sie einen Ordner oder ein Register markiert haben, der noch nicht für enaio® coLab freigeben wurde, dann wird Ihnen die Projektraum-Erstellungsmaske angezeigt.

    Wenn Sie einen Ordner oder ein Register markiert haben, der schon für enaio® coLab freigeben wurde, dann wird Ihnen die zum markierten Ordner oder Register gehörige Projektraum-Startseite angezeigt. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Neuen Projektraum erstellen - SymbolNeuen Projektraum erstellen in der Kopfzeile des Dashlets.

    Die Projektraum-Erstellungsmaske wird angezeigt.

  4. Füllen Sie die Felder der Projektraum-Erstellungsmaske aus.

    Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

    • Geben Sie den Namen und die Beschreibung des Projektraums ein.

      In die Felder Projektname und Beschreibung können Sie bis zu 255 bzw. 1.000 Zeichen inklusive Leerzeichen eingeben. Die Ziffern über dem Eingabefeld zeigen Ihnen an, wie viele Zeichen Sie eingeben dürfen und wie viele Zeichen Sie schon eingegeben haben.

    • Legen Sie im Feld Objektbaumtiefe fest, wie viele Ordnerebenen unterhalb des Wurzelobjekts angezeigt werden.

      Als Objektbaumtiefe wird in enaio® coLab die Anzahl der Ordnerebenen unterhalb des Wurzelobjekts bezeichnet. Die Objektraumtiefe ist auf zehn beschränkt. Das heißt, in einem Projektraum können bis zu neun Ordnerebenen unterhalb des Wurzelobjekts angezeigt werden.

  5. Speichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf die Schaltfläche Erstellen - Symbol Erstellen klicken.

    Wenn Sie die Erstellung eines Projektraums starten, werden Sie automatisch Besitzer des neuen Projektraums.

Der Projektraum wird erstellt.

Im Dashlet wird die Registerkarte des Einstellungsbereichs Allgemein - Symbol Allgemein angezeigt.

Der für die Projektraum-Erstellung markierte Ordner bzw. das Register wird in der Verzeichnisstruktur im enaio®-Client als coLab-Objekt gekennzeichnet.

Kennzeichnung von coLab-Ordnern und -Registern

Ordner und Register, welche in enaio® mit Hilfe von enaio® coLab für externe Benutzer freigegeben wurden (Projekträume), sind besonders gekennzeichnet.

Symbol Beschreibung

enaio® coLab-Objekt in Trefferlisten - Symbol

Kennzeichnet in einer Objektliste (z. B. in Trefferlisten oder an einem Standort) einen Ordner oder ein Register, welcher sich in einem coLab-Projektraum befindet.

Das Symbol wird in der statischen Spalte Verknüpfungen - Symbol Verknüpfungen angezeigt.

enaio® coLab-Objekt mit Verknüpfung in Trefferlisten - Symbol

Kennzeichnet in einer Objektliste (z. B. in Trefferlisten oder an einem Standort) einen Ordner oder ein Register, welcher sich in einem coLab-Projektraum befindet und welcher zusätzlich Verknüpfungen besitzt.

Das Symbol wird in der statischen Spalte Verknüpfungen - Symbol Verknüpfungen angezeigt.

Wenn Sie in einen mit einem coLab-Symbol gekennzeichneten Ordner oder in ein Register Dokumente erstellen, kopieren, verschieben oder verknüpfen, dann sind diese Dokumente u. U. externen Benutzern zugänglich, die normalerweise keinen Zugriff auf enaio®-Dokumente haben.
Bitte beachten Sie auch, dass die statische Spalte Verknüpfungen ausgeblendet sein kann (siehe Anzeige statischer Spalten in Objektlisten ändern).

coLab-Objekte und das coLab-Dashlet

Wenn Sie einen coLab-Ordner bzw. ein -Register in einer Objektliste (z. B. in einer Trefferliste oder an einem Standort) markiert haben, dann können Sie mit Hilfe des Dashlets Einstellungen im dazugehörigen Projektraum anpassen bzw. diesen, mit einem Klick auf das In enaio® coLab öffnen - Symbol 'In enaio® coLab öffnen'-Symbol im Dashlet, öffnen. Vorausgesetzt, Sie sind Mitglied in diesem Projektraum. .

coLab-Freigaben aufheben

Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung coLab-Freigaben aufheben:

Sie können eine coLab-Freigabe beenden, indem Sie das betreffende Objekt (Dokument oder Register) verschieben (siehe Objekte verschieben). Entscheidend dabei ist, dass das Objekt nicht mehr unterhalb eines Wurzelobjektes liegt. Als Wurzelobjekt wird der Ordner bzw. das Register bezeichnet, auf dessen Basis ein Projektraum eingerichtet wurde (siehe enaio® coLabLink extern - Symbol). Als Orientierungshilfe für das Verschieben, kann Ihnen die Kennzeichnung von coLab-Objekten in enaio® webclient dienen.

Sie können eine coLab-Freigabe beenden, indem Sie die Objektbaumtiefe eines Projektraumes reduzieren, so dass das betreffende Objekt (Dokument oder Register) nicht mehr Bestandteil eines Projektraumes ist (siehe enaio® coLabLink extern - Symbol). Die betreffenden Objekte werden dann in enaio® coLab nicht mehr angezeigt.

coLab-Projekträume, und damit die Freigabe von Ordnern und Registern in enaio®, können nur in enaio® coLab vollständig aufgehoben werden. Die Löschfunktion steht Ihnen in enaio® coLabLink extern - Symbol und im coLab-Dashlet Link extern - Symbol zur Verfügung.

Wenn Sie mit coLab-Freigaben gekennzeichnete Ordner und Register in enaio® löschen, dann werden zwar die Ordner, Register und die darin abgelegten Dokumente im enaio® coLab-Projektraum ebenfalls gelöscht, der Projektraum mit seinen Nachrichten und Aufgaben bleibt jedoch erhalten.

Weitere coLab-Funktionen

In der Hilfe von enaio® coLabLink extern - Symbol ist detailliert beschrieben,

  • wie Sie Teilnehmer einladen und deren Zugriffsrechte verwalten.

  • wie Sie die zur Verfügung gestellten enaio®-Dokumente verwalten und bearbeiten bzw. externe Dokumente importieren.

  • wie Sie Aufgaben und Nachrichten für die Zusammenarbeit mit den externen Benutzern erstellen.

  • wie Sie Projekträume einrichten, verwalten und wieder entfernen.