Das coLab-Dashlet

enaio® 12.0

Das coLab-Dashlet wird von enaio® client , enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung unterstützt. Nicht jedoch von enaio® mobile bzw. auf mobilen Endgeräten, wie Tablets und Smartphones.

Das coLab-Dashlet schafft eine direkte Verbindung zu coLab-Projekträumen aus einem der obengenannten enaio®-Clients heraus. Das Dashlet ist in Form eines Fensters direkt in die Inhaltsvorschau im entsprechenden enaio®-Client integriert und stellt dort dem Benutzer verschiedene coLab-Funktionen, vor allem für die Erstellung und Verwaltung von Projekträumen, zur Verfügung.

Sie öffnen das Dashlet:

in enaio® client über das Dashlet-Symbol in der Menüband-Registerkarte Ansicht und in enaio® webclient.
in enaio® webclient als Desktop-Anwendung über das Dashlet-Symbol in der Inhaltsvorschau.

Je nach Konfiguration des Dashlets kann der enaio®-Benutzer automatisch am coLab-Dashlet angemeldet werden bzw. sich händisch anmelden. Für die händische Anmeldung loggen Sie sich im Dashlet über die Anmeldemaske von enaio® coLab mit Ihren bekannten coLab-Anmeldedaten ein. Eine detaillierte Beschreibung der Anmeldewege finden Sie in der Benutzerdokumentation von enaio® coLab.

Nach dem Start des Dashlets wird, je nach Art des im enaio®-Client ausgewählten Objektes, folgendes angezeigt:

Funktionen des Dashlets

Eine ausführliche Beschreibung der auf dieser Seite nur kurz vorgestellten Funktionen finden Sie in der Benutzerdokumentation von enaio® coLab.

Symbol	Bezeichnung	Bemerkung
Startseite Projekträume Auf der Startseite Projekträume werden Ihnen die mit dem markierten coLab-Ordner, -Register oder -Dokument verbundenen coLab-Projekträume angezeigt. Folgende Funktionen stehen Ihnen auf der Startseite zur Verfügung:
	Projektraum erstellen	Die Startseite Projekträume bietet Ihnen die Möglichkeit, neue Projekträume innerhalb des markierten Ordners bzw. Registers anzulegen. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol neben dem Eintrag Neuen Projektraum erstellen (siehe auch enaio® coLab\Projektraum erstellen).
	Kachelansicht	Bei der Anzeige der Projekträume haben Sie die Wahl zwischen Kachelansicht und Listenansicht. Sie können die Projektkacheln sortieren und filtern. Die Kacheln der angezeigten Projekträume enthalten Informationen, wie z. B. ob Sie Mitglied eines Projektraumes sind, welche Rolle Ihnen in dem Projektraum zugeordnet ist, ob Aufgaben oder Nachrichten für Sie bzw. andere Projektmitglieder vorliegen.
	Listenansicht
	Projektmitglieder anzeigen	Wenn Sie auf das Symbol Projektmitglieder in einer Projektkachel klicken, dann werden Ihnen die Mitglieder des Projektraumes inkl. ihrer Rollen angezeigt (siehe auch enaio® coLab\Projektmitglieder verwalten).
	Projektraum öffnen	Wenn Sie Mitglied eines Projektraums sind, dann wird Ihnen das Symbol 'In enaio® coLab öffnen' auf der Projektraum-Kachel angezeigt. Mit einem Klick auf das Symbol, öffnen Sie die Anmeldemaske zum entsprechenden Projektraum in einem neuen Browser-Tab. Im nächsten Schritt müssen Sie sich nur noch mit den Ihnen bekannten Login-Daten in enaio® coLab anmelden.
	Projektraum löschen	Wenn Sie auf das Symbol 'Projektraum löschen' in einer Projektkachel klicken, dann wird der Projektraum, nach einer Sicherheitsabfrage, einschließlich Unterordner und Dokumente in enaio® coLab gelöscht. Die Verzeichnisstrukturen und Dokumente in enaio® bleiben erhalten (siehe auch enaio® coLab\Projektraum löschen).
	Einstellungenansicht öffnen	Wenn Sie Mitglied eines Projektraums sind und mit Ihrer Maus einmal auf die entsprechende Projektraum-Kachel im Dashlet klicken, dann wird Ihnen die Einstellungenansicht des Projektraumes angezeigt. In der Einstellungenansicht können Sie durch die aus enaio® coLab bekannten Einstellungsbereiche navigieren und, abhängig von Ihren coLab-Rechten, verschiedene Anpassungen für die Verwaltung des Projektraumes vornehmen.
Einstellungenansicht In der Einstellungenansicht werden Ihnen die aus enaio® coLab bekannten Einstellungsbereiche in der Form von Registerkarten angezeigt. Projektraum-Besitzer und Benutzer mit den entsprechenden coLab-Rechten sehen zusätzlich den Einstellungsbereich Erweitert.
	Projektraum öffnen	Mit einem Klick auf das Symbol, öffnen Sie die Anmeldemaske zum entsprechenden Projektraum in einem neuen Browser-Tab. Im nächsten Schritt müssen Sie sich nur noch mit den Ihnen bekannten Login-Daten in enaio® coLab anmelden.
	Einstellungsbereich Allgemein	Im Einstellungsbereich Allgemein werden Ihnen der Projektname, die Projektbeschreibung, das Wurzelobjekt und der Upload-Dokumenttyp angezeigt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Nachrichten- und Aufgaben-Bereich auf der Projekt-Übersichtseite sowie die Aufgabenansicht im Projektraum aus- bzw. wieder einzublenden. Projektraum-Besitzer und Projektraummitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle können hier den Projektnamen, der auf der Projekt-Übersichtseite und in der coLab-Kopfleiste angezeigt wird, ändern. Ebenso können Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle hier die Projektbeschreibung anpassen. Der Bereich enthält auch Links, mit denen Sie sich den Standort des Wurzelobjekts anzeigen lassen können.
	Einstellungsbereich Mitglieder	Im Einstellungsbereich Mitglieder wird Ihnen eine Liste der Projektmitglieder mit deren Mitgliederstatus und E-Mail-Adressen angezeigt. In der Liste erfahren Sie auch, wer der bzw. die Besitzer des Projektraums sind. Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle, können hier die Rollen Ihrer Projektmitglieder bearbeiten bzw. löschen.
	Einstellungsbereich Einladungen	Im Einstellungsbereich Einladungen wird Ihnen eine Liste aller Einladungen zum Projektraum angezeigt. In der Liste sehen Sie die E-Mail-Adresse, an welche die Einladung gemailt wurde, den vorgesehenen Mitgliederstatus, das Erstellungs- und Ablaufdatum, den Einladungsstatus sowie die verbleibende Zeit. Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle, können hier Einladungen erstellen, erneuern bzw. löschen.
	Einstellungsbereich E-Mails	Im Einstellungsbereich E-Mails wird Ihnen Ihre in enaio® coLab hinterlegte E-Mail-Adresse angezeigt. Die E-Mail-Adresse wird i. d. R. automatisiert aus dem der Registrierung zugrundeliegenden Benutzer-Account übernommen. Sie kann im Benutzerprofil geändert werden. Sie haben im Einstellungsbereich E-Mails die Möglichkeit, den Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen zu zugewiesenen coLab-Aufgaben bzw. für neu hochgeladene Dateien ein- bzw. auszuschalten. Diese Einstellung ist, wie die anderen Projektraum-Einstellungen, projektbezogen. Bei Registrierungen über Social-Media-Accounts, wie Google, LinkedIn und Microsoft, wird in enaio® coLab keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Benachrichtigungen, wie z. B. über zugeteilte Aufgaben, können deshalb nicht erfolgen. Sie haben aber die Möglichkeit, nachträglich in den Benutzerdaten eine E-Mail-Adresse einzutragen.
	Einstellungsbereich Erweitert	Der Einstellungsbereich Erweitert wird nur Projektraum-Besitzern und anderen Benutzern mit den entsprechenden Rechten angezeigt. Sie können hier die Objektbaumtiefe ändern .bzw. den Export von Projektraum-Inhalten anstoßen. Durch das Aktivieren bzw. das Deaktivieren von Kontrollkästchen kann bestimmt werden, welche Inhalte (Nachrichten, Aufgaben, Projektmitglieder) exportiert werden sollen. Außerdem wird Projektraum-Besitzern und Projektmitgliedern mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle in diesem Bereich die Schaltfläche Projektraum löschen angezeigt.

Projekträume erstellen

Die Funktion für das Erstellen von Projekträumen wird Ihnen im Dashlet an zwei Stellen angeboten:

Wenn Sie im enaio®-Client einen Ordner, ein Register oder ein Dokument in einer Objektliste (z. B. eine Trefferliste oder ein Standort) markiert haben, der noch nicht mit enaio® coLab verbunden ist, dann wird Ihnen die Projektraum-Erstellungsmaske im Dashlet angezeigt.
Wenn Ihnen im Dashlet die Startseite Projekträume angezeigt wird, dann steht Ihnen in der Kopfzeile des Dashlets auch immer die Funktion für die Projektraum-Erstellung zur Verfügung. Um die Erstellungsmaske zu öffnen, klicken Sie auf das Plus-Symbol neben dem Eintrag Neuen Projektraum erstellen.

Der Projektraum wird am Ablageort des markierten coLab-Dokuments bzw. -Ordners/-Registers erstellt. Das heißt z. B., wenn Sie ein coLab-Dokument in einer Trefferliste markiert haben, dann wird der Projektraum mit dem Register bzw. Ordner verknüpft, in dem das Dokument abgelegt ist.

Um einen Projektraum zu erstellen, müssen Sie in der Erstellungsmaske nur die Felder Projektname und Beschreibung ausfüllen, die Objektbaumtiefe festlegen und auf die Schaltfläche Erstellen klicken.

Als Objektbaumtiefe wird in enaio® coLab die Anzahl der Ordner-/Registerebenen unterhalb des Wurzelobjekts (das Objekt, auf dessen Basis ein Projektraum eingerichtet wurde) bezeichnet. Die Objektraumtiefe ist auf zehn beschränkt. Das heißt, in einem Projektraum können bis zu neun Ordner-/Registerebenen unterhalb des Wurzelobjekts angezeigt werden.

Wenn Sie einen Projektraum erstellt haben, dann sind Sie automatisch Besitzer dieses Projektraumes. Die Objektbaumtiefe kann durch den Projektraum-Besitzer und durch Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle auch noch später im Einstellungsbereich Erweitert geändert werden.

Durch die Änderung der Objektbaumtiefe wird der Umfang der zwischen enaio® und enaio® coLab angezeigten Verzeichnisstrukturen und Dokumente im Projektraum erhöht bzw. reduziert. Durch eine Reduzierung der Objektbaumtiefe werden keine Verzeichnisstrukturen bzw. Dokumente in enaio® gelöscht. Die Verzeichnisstrukturen und Dokumente werden lediglich in enaio® coLab nicht mehr angezeigt. Bei einer späteren Erhöhung der Objektbaumtiefe werden diese Verzeichnisstrukturen und Dokumente wieder angezeigt.

Weitere Informationen zum Arbeiten in coLab-Projekträumen finden Sie in der Benutzerdokumentation von enaio® coLab).