Partages coLab

enaio® client • 12.0 »

Vous pouvez utiliser l'extension optionnelle enaio® coLabLien externe - Icône pour rendre les classeurs et registres enaio® et les objets qu'ils contiennent accessibles à d'autres utilisateurs qui n'ont pas accès à enaio®.

Configurer des espaces de projet

Pour le partage des documents enaio®, le dashlet coLab permet de créer des espaces de projet dans enaio® coLab. Dans les espaces de projets, vous et vos partenaires externes pouvez accéder aux documents enaio® qui y sont déposés via n'importe quel navigateur Internet et les télécharger, les partager et les charger à nouveau pour les modifier. De même, de nouveaux documents peuvent être chargés dans les espaces de projet et donc classés dans le système d'ordre enaio®.

Les espaces de projet enaio® coLab peuvent être créés à l'aide du dashlet coLab dans enaio® client, enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau.

Le dashlet coLab doit avoir été configuré par votre administrateur dans enaio® client. Veuillez contacter votre administrateur enaio® si vous avez des questions.

  1. Dans enaio® client, marquez le classeur ou le registre que vous souhaitez partager avec un espace de projet coLab.

  2. Accédez au dashlet en ouvrant onglet de ruban Affichage et en cliquant avec votre souris sur l'icône du dashlet dans le groupe de rubans Volets.

    Le dashlet coLab s'affiche dans l'aperçu du contenu.

  3. Si vous avez marqué un classeur ou un registre qui n'a pas encore été partagé avec enaio® coLab, le masque de création de l'espace de projet s'affiche.

    Si vous avez marqué un classeur ou un registre qui a déjà été partagé avec enaio® coLab, la page d'accueil de l'espace de projet correspondant au classeur ou registre marqué s'affiche. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Créer un espace de projet icône Créer un espace de projet dans l'en-tête de la page d'accueil de l'espace de projet.

    Le masque de création de l'espace de projet s'affiche.

  4. Remplissez les champs du masque de création de l'espace de projet.

    Les champs marqués d'un * sont obligatoires.

    • Saisissez le nom et la description de l'espace de projet.

      Dans les champs Nom du projet et Description, vous pouvez saisir jusqu'à 255 ou 1 000 caractères, espaces compris. Les chiffres au-dessus du champ de saisie affichent le nombre de caractères que vous pouvez saisir et le nombre de caractères que vous avez déjà saisis.

    • Dans le champ Profondeur de l'arborescence des objets, définissez la profondeur de la requête de document.

  5. Enregistrez vos saisies en cliquant sur le bouton Créer icône Créer.

    Lorsque vous démarrez la création d'un espace de projet, vous devenez automatiquement propriétaire du nouvel espace de projet.

L'espace de projet est créé.

Le dashlet affiche l'onglet du volet de paramètres Général icône Général.

Le classeur ou le registre marqué pour la création de l'espace de projet est identifié comme objet coLab dans la structure de répertoire du client enaio®.

Marquage des classeurs et registres coLab

Les classeurs et registres qui ont été partagés avec des utilisateurs externes dans enaio® à l'aide d'enaio® coLab (espaces de projet) ont un marquage spécial.

Icône Description

Objet enaio® coLab dans les listes de résultats - Icône

Identifie, dans une liste d'objets (par exemple dans les listes de résultats ou à un emplacement), un classeur ou un registre qui se trouve dans un espace de projet coLab.

L'icône s'affiche dans la colonne statique Lien – icône Lien.

Objet enaio® coLab dans l'arborescence de navigation - Icône

Identifie, dans une arborescence des registres, un classeur ou un registre qui se trouve dans un espace de projet coLab.

Objet enaio® coLab avec lien dans les listes de résultats - Icône

Identifie, dans une liste d'objets (par exemple dans les listes de résultats ou à un emplacement), un classeur ou un registre qui se trouve dans un espace de projet coLab et qui possède en outre des liens.

L'icône s'affiche dans la colonne statique Lien – icône Lien.

Objet enaio® coLab avec lien dans l'arborescence de navigation - Icône

Identifie, dans une arborescence des registres, un classeur ou un registre qui se trouve dans un espace de projet coLab et qui possède des liens.

Si vous créez, copiez, déplacez ou liez des documents dans des classeurs ou des registres marqués d'une icône coLab, ces documents peuvent être accessibles à des utilisateurs externes qui n'ont normalement pas accès aux documents enaio®.
Veuillez également noter que la colonne statique Liens peut être masquée (voir Volet 'Champs' ).

Les objets coLab et le dashlet coLab

Si vous avez marqué un classeur ou un registre coLab dans une liste d'objets (par ex. dans une liste de résultats ou à un emplacement), vous pouvez utiliser le dashlet pour adapter les paramètres dans l'espace de projet correspondant ou l'ouvrir en cliquant sur l'icône Ouvrir dans enaio® coLab icône Ouvrir dans enaio® coLab du dashlet. Sous réserve que vous soyez membre de cet espace de projet.

Annuler les partages coLab

Vous disposez des options suivantes pour supprimer les partages coLab :

Vous pouvez mettre fin à un partage coLab en déplaçant l'objet concerné (document ou registre) (voir Déplacer des documents). L'élément déterminant est que l'objet ne se trouve plus en dessous d'un objet racine. Le classeur ou registre à partir duquel un espace de projet a été créé est appelé objet racine (voir enaio® coLabLien externe - Icône). Le marquage des objets coLab dans enaio® client peut vous servir de guide pour le déplacement.

Vous pouvez mettre fin à un partage coLab en réduisant l'arborescence d'un espace de projet de sorte que l'objet concerné (document ou registre) ne fasse plus partie de cet espace (voir enaio® coLabLien externe - Icône). Les objets concernés ne seront alors plus affichés dans enaio® coLab.

Les espaces de projet coLab, et donc le partage des classeurs et des registres dans enaio®, ne peuvent être complètement annulés que dans enaio® coLab. La fonction Supprimer est disponible dans enaio® coLabLien externe - Icône et dans coLabdashlet Lien externe - Icône.

Si, avec des partages coLab, vous supprimez des classeurs et des registres marqués dans enaio®, les classeurs, les registres et les documents qu'ils contiennent seront également supprimés dans l'espace de projet enaio® coLab, mais l'espace de projet avec ses messages et ses tâches sera conservé.

Autres fonctions coLab

L'aide d' enaio® coLabLien externe - Icône donne une description détaillée des procédures suivantes :

  • Comment inviter des participants et gérer leurs droits d'accès

  • Comment gérer et modifier les documents enaio® mis à disposition ou importer des documents externes

  • Comment créer des tâches et des messages pour la collaboration avec les utilisateurs externes

  • Comment créer, gérer et supprimer des espaces de projet