Classer des documents du stockage interne

enaio® webclient comme application de bureau enaio® mobile 11.10

Le stockage interne sert à stocker temporairement des documents qui n'ont pas encore d'emplacement dans le enaio® système d'ordre (voir aussi Stockage interne).

Les fonctions susmentionnées ne sont pas disponibles dans le stockage interne. Si vous souhaitez utiliser l'une de ces fonctions, vous devez au préalable classer le document correspondant dans un classeur ou un registre.

Fonctions indisponibles dans le stockage interne.

Icône	Fonction	Description
	S’abonner à	Il n'est pas possible de s'abonner à des documents situés dans le stockage interne.
	Archivage	Les documents situés dans le stockage interne ne peuvent pas être approuvés pour l'archivage.
	Partages coLab	Vous ne pouvez pas partager avec enaio® coLab documents situés dans le stockage interne avec d'autres utilisateurs.
	Imprimer le document	La fonction d’impression enaio® webclient comme application de bureau n’est pas disponible pour les documents dans le stockage interne.
	Envoyer l'e-mail	L'envoi d'un document depuis le stockage interne sous forme d’e-mail, avec le document ou un lien en pièce jointe, n'est pas pris en charge.
	Exporter	Les documents situés dans le stockage interne ne peuvent pas être exportés.
	Favoriser	Vous ne pouvez pas ajouter les documents du stockage interne à vos favoris et donc, par exemple, les rendre disponibles en mode hors connexion.
	Afficher les données d'indexation	La fonction Afficher les données d’indexation n’est pas disponible pour les documents dans le stockage interne. Vous pouvez toutefois adapter les données d’indexation pour les documents typés dans le stockage interne à l'aide de la fonction Modifier les données d’indexation.
	Copier	Vous ne pouvez pas créer de copies des documents situés dans le stockage interne.
	Copier le lien	Vous ne pouvez pas créer de liens d’aperçu, de client web ou de fichiers de référence *.os pour les documents situés dans le stockage interne.
	Ouvrir l'emplacement	Comme les documents dans le stockage interne n'ont pas encore d'emplacement dans le système d’ordre enaio®, la fonction Ouvrir l'emplacement n'est pas disponible.
	Emplacements, liens et références	Comme les documents dans le stockage interne n'ont pas encore d'emplacement dans le système d’ordre enaio® et qu'aucun lien ni aucune référence ne peuvent être créés dans le stockage interne, la fonction Ouvrir l'emplacement n'est pas disponible.
	Gestion des variantes	Les documents W se trouvant dans le stockage interne ne possèdent pas de gestion des variantes. Si vous modifiez un document dans le stockage et que vous le modifiez/archivez à nouveau, la version existante est écrasée.
	Lien	Vous ne pouvez pas lier les documents situés dans le stockage interne à d'autres documents se trouvant dans le stockage, dans des classeurs ou des registres.
	Rappeler	Les documents situés dans le stockage interne ne peuvent pas être marqués pour un rappel.
	Démarrer le workflow	Vous ne pouvez pas lancer de workflow lié à un objet à partir d'un document dans le stockage interne.

Attribuer un type de document aux documents dans le stockage interne

Vous pouvez également modifier le contenu et les données d'indexation d'un document dans le stockage interne lorsque vous attribuez un type de document à un document. Pour les documents auxquels un type de document a été attribué, des actions individuelles ou de double-clic sont également disponibles, en fonction du type de document. Vous pouvez déclencher différentes actions - appelées actions standard - en double-cliquant sur un document typé. Votre administrateur détermine quelle action est déclenchée. Consultez Actions standard pour savoir quelles actions standard peuvent être déclenchées.

Étapes à suivre pour attribuer un type de document à un document dans le stockage interne

Dans le stockage interne, marquez un document sans type auquel vous souhaitez attribuer un type de document.

Les documents sans type sont identifiés comme tels dans la liste d'objets du stockage interne et dans le menu contextuel du document.
Ouvrez le menu contextuel.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Créer les données d’indexation dans le menu contextuel.

La fonction Créer les données d’indexation n'est pas disponible pour les documents sans type et sans contenu qui ont été créés avec enaio® client et qui sont également affichés dans le stockage interne d'enaio® webclient grâce à la synchronisation.

Le menu Sélectionner un type d'objet s'ouvre.
Sélectionnez un type d'objet dans le menu.

Le masque d'indexation Créer des données d'indexation pour le type d'objet correspondant s'ouvre.
Renseignez le masque d'indexation et cliquez ou appuyez sur le bouton Enregistrer pour finir.

La zone Ajouter du contenu dans le masque d’indexation est en lecture seule. Cela signifie que vous ne pouvez pas remplacer le document comme c'est habituellement le cas dans le processus de création.

Le document est identifié comme document typé dans la liste d'objets et dans le menu contextuel.

Les fonctions Modifier les données d’indexation et Modifier le contenu icône Modifier le contenu sont disponibles dans le menu contextuel du document.

Il n'est plus nécessaire d'attribuer un type d'objet au document lors du processus d'archivage dans enaio®.

Classer les documents du stockage interne dans enaio®

Dans le stockage interne, vous pouvez classer les documents dans le système d’ordre enaio® de la manière suivante :

Étapes pour classer des documents du stockage interne

Sélectionnez dans le stockage interne le document que vous souhaitez classer dans le système d’ordre enaio®.
Ouvrez le menu contextuel.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Couper dans le menu contextuel.

La fonction Couper n'est pas disponible pour les documents sans type et sans contenu qui ont été créés avec enaio® client et qui sont également affichés dans le stockage interne d'enaio® webclient grâce à la synchronisation.

Le document est copié dans le presse-papiers d'enaio®.
Ouvrez l'emplacement (par exemple une armoire, un registre ou un classeur) où vous souhaitez classer le document découpé.

Les documents du stockage interne ne peuvent pas être classés dans le stockage externe ou dans des dossiers workflow.
Marquez le classeur ou le registre correspondant dans la zone de structure ou dans la liste des objets du nouvel emplacement, puis ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'entrée dans enaio® mobile.

Vous pouvez également ouvrir le menu Davantage d'actions dans l'espace de travail ou déplacer votre souris sur la zone vide de la zone de contenu dans l'affichage du tableau, puis ouvrir le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur la zone vide dans enaio® mobile.

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Insérer ou Insérer comme dans le menu contextuel.
- Si l'icône Insérer s'affiche, le type d'objet est automatiquement attribué et le document est déposé à l’emplacement sans étape intermédiaire. Après le classement, vous avez la possibilité d'éditer les données d’indexation via le menu contextuel (voir Modifier les données d’indexation).
- Lorsque l'icône Insérer comme est affichée, plusieurs types d'objets sont disponibles. À l'étape suivante, vous devez sélectionner un type d'objet et vous pouvez modifier les données d’indexation du document avant de le classer.
- Si aucune des deux icônes n'est affichée, cela signifie que vous n'avez pas les droits nécessaires pour insérer le document à l’emplacement souhaité ou que l’emplacement n'est pas configuré pour déposer le document depuis le stockage interne. Veuillez contacter votre administrateur si vous avez des questions.
Un sous-menu contenant la liste des types d'objets autorisés à l’emplacement sélectionné s'affiche.
Lorsque l’icône Insérer comme s'affiche, sélectionnez un type d'objet dans le sous-menu qui s'ouvre.

Le masque d'indexation du type d'objet sélectionné s'ouvre.
Renseignez le masque d'indexation et cliquez ou appuyez sur le bouton Enregistrer pour finir.

La zone Ajouter du contenu dans le masque d’indexation est en lecture seule. Cela signifie que vous ne pouvez pas remplacer le document comme c'est habituellement le cas dans le processus de création.

Le document est supprimé du stockage interne et affiché dans la liste des objets à l'emplacement sélectionné.

Le document est désormais recherché lors de requêtes.

Si vous souhaitez annuler le processus d'archivage, cliquez ou appuyez sur le bouton Précédent icône Précédent. Le document est disponible pour une nouvelle tentative de stockage dans le presse-papier enaio® jusqu'à ce que vous copiiez un autre objet dans le presse-papier enaio® ou jusqu'à ce que vous vous déconnectiez de enaio® webclient.

Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment obtenir des documents dans le stockage interne.