Taskflow

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Der Taskflow ist ein Workflow, der der einfachen Aufgabenverteilung dient (siehe auch Workflows in enaio®). Mit wenigen Klicks bzw. Fingertipps verteilen Sie eine Aufgabe an Teilnehmer, die nach dem Bearbeiten automatisch wieder an Sie als Initiator zurückgeleitet wird.

Einen Taskflow starten Sie, wie andere Workflows auch, über das Kontextmenü eines markierten Objekts bzw. aus dem Eingangskorb Startbare Workflows (siehe Workflows starten). Wechseln Sie nach dem Start des Taskflows in den Eingangskorb Meine Eingänge und öffnen Sie den ersten Arbeitsschritt des Taskflows, die 'Initialisierung'.

Ein zum Bearbeiten geöffneter Arbeitsschritt besteht aus einer Workflow-Maske Datenblatt und einer Workflow-Akte. Er kann außerdem zusätzliche Elemente, wie z. B. ein Workflow-Protokoll oder eine Laufliste, enthalten. Über das Pfeil-Symbol im Kopfbereich können Sie zwischen den Bereichen Datenblatt, Akte, Protokoll etc. hin und her wechseln.

Das Datenblatt

Das Datenblatt zeigt die Workflow-Maske des geöffneten Arbeitsschritts. Es enthält mehrere bearbeitbare Felder:

Aufgabenbeschreibung

Das Feld Aufgabenbeschreibung muss beim erstmaligen Bearbeiten des Arbeitsschritts 'Initialisierung' ausgefüllt werden. Der Eintrag wird z. B. als 'Betreff' des Taskflows in den Eingangskörben angezeigt.
Aufgabe

Über das Feld Aufgabe wird die Art der Aufgabe festlegen. Zur Auswahl stehen die Optionen zur Bearbeitung, zur Prüfung, zur Freigabe und zur Kenntnisnahme.

Hat der Teilnehmer die Aufgabe erledigt, werden eingegebene Kommentare und die gewählten Optionen der Aufgaben zur Prüfung, zur Freigabe und zur Kenntnisnahme im Datenblatt des darauffolgenden Arbeitsschritts angezeigt und können außerdem in allen folgenden Arbeitsschritten im Protokoll eingesehen werden.

Die Aufgabe zur Bearbeitung bietet dem Teilnehmer des nächsten Arbeitsschritts zusätzlich die Möglichkeit, selbst weiteren Teilnehmern eine Aufgabe zu stellen, die er wiederum als Initiator nach dem Bearbeiten zurückerhält.

Neben den Aufgaben zur Bearbeitung, zur Prüfung, zur Freigabe und zur Kenntnisnahme stehen ihm noch die Optionen erledigt, nicht erledigt und Rückfrage zur Verfügung. Die 'Rückfrage' dient der direkten Kommunikation zwischen Initiator und Teilnehmer und enthält daher im nächsten Arbeitsschritt nur ein Texteingabefeld.
fällig am

Im Feld fällig am kann ein Fälligkeitsdatum angegeben werden. Ein Arbeitsschritt dessen Fälligkeitsdatum abgelaufen ist, wird in den Eingangskörben Meine Eingänge und Laufende Workflows durch ein Ausrufezeichen-Symbol gekennzeichnet.
Empfänger

Über das Benutzer-AddOn können Sie die Teilnehmer auswählen, die den Arbeitsschritt erhalten sollen. Als Teilnehmer können ein oder mehrere Benutzer und Rollen ausgewählt werden.
Vorgang beenden

Mit der Aktivierung des Kontrollkästchens Vorgang beenden können Sie den Taskflow abschließen. Der Taskflow wird daraufhin im nächsten Arbeitsschritt in den Eingangskorb des ersten Initiators weitergeleitet. Durch das Weiterleiten des Arbeitsschritts 'Ergebnis' durch den ersten Initiator, wird der Taskflow endgültig beendet.

Mit der Aktivierung des Kontrollkästchens Vorgang beenden werden weitere aktivierte Optionen im selben Arbeitsschritt, wie z. B. die Auswahl einer Aufgabe oder der Eintrag eines Kommentars, beim Weiterleiten verworfen. Die Auswahl einer Aufgabe wird jedoch im Arbeitsschritt 'Ergebnis' im Protokoll vermerkt.