Taskflow

Das Datenblatt zeigt die Workflow-Maske des geöffneten Arbeitsschritts. Es enthält mehrere bearbeitbare Felder:

• Aufgabenbeschreibung

  Das Feld Aufgabenbeschreibung muss beim erstmaligen Bearbeiten des Arbeitsschritts 'Initialisierung' ausgefüllt werden. Der Eintrag wird z. B. als 'Betreff' des Taskflows in den Eingangskörben angezeigt.

• Aufgabe

  Über das Feld Aufgabe wird die Art der Aufgabe festlegen. Zur Auswahl stehen die Optionen zur Bearbeitung, zur Prüfung, zur Freigabe und zur Kenntnisnahme.

  Hat der Teilnehmer die Aufgabe erledigt, werden eingegebene Kommentare und die gewählten Optionen der Aufgaben zur Prüfung, zur Freigabe und zur Kenntnisnahme im Datenblatt des darauffolgenden Arbeitsschritts angezeigt und können außerdem in allen folgenden Arbeitsschritten im Protokoll eingesehen werden.

  Die Aufgabe zur Bearbeitung bietet dem Teilnehmer des nächsten Arbeitsschritts zusätzlich die Möglichkeit, selbst weiteren Teilnehmern eine Aufgabe zu stellen, die er wiederum als Initiator nach dem Bearbeiten zurückerhält.

  Neben den Aufgaben zur Bearbeitung, zur Prüfung, zur Freigabe und zur Kenntnisnahme stehen ihm noch die Optionen erledigt, nicht erledigt und Rückfrage zur Verfügung. Die 'Rückfrage' dient der direkten Kommunikation zwischen Initiator und Teilnehmer und enthält daher im nächsten Arbeitsschritt nur ein Texteingabefeld.

• fällig am

  Im Feld fällig am kann ein Fälligkeitsdatum angegeben werden. Ein Arbeitsschritt dessen Fälligkeitsdatum abgelaufen ist, wird in den Eingangskörben Meine Eingänge und Laufende Workflows durch ein Ausrufezeichen-Symbol gekennzeichnet.

• Empfänger

  Über das Workflow-Empfänger-AddOn können Sie die Teilnehmer auswählen, die den Arbeitsschritt erhalten sollen. Als Teilnehmer können ein oder mehrere Benutzer und Rollen ausgewählt werden.

• Vorgang beenden

  Mit der Aktivierung des Kontrollkästchens Vorgang beenden können Sie den Taskflow abschließen. Der Taskflow wird daraufhin im nächsten Arbeitsschritt in den Eingangskorb des ersten Initiators weitergeleitet. Durch das Weiterleiten des Arbeitsschritts 'Ergebnis' durch den ersten Initiator, wird der Taskflow endgültig beendet.

  Mit der Aktivierung des Kontrollkästchens Vorgang beenden werden weitere aktivierte Optionen im selben Arbeitsschritt, wie z. B. die Auswahl einer Aufgabe oder der Eintrag eines Kommentars, beim Weiterleiten verworfen. Die Auswahl einer Aufgabe wird jedoch im Arbeitsschritt 'Ergebnis' im Protokoll vermerkt.

Die Akte enthält die Objekte, die beim Start des Workflows markiert wurden oder die während eines Arbeitsschritts hinzugefügt wurden. Weitere Informationen zur Workflow-Akte finden Sie unter Arbeitsschritte bearbeiten.

Im Protokoll werden alle Arbeitsschritte des Taskflows für alle Teilnehmer sichtbar protokolliert. Neben Datum, Uhrzeit, Art der Aktivität und prozessverantwortlichen Benutzer werden in der Spalte Aktion auch die Ergebnisse der Aktivitäten 'Freigabe', 'Prüfung' und 'Kenntnisnahme' der einzelnen Teilnehmer festgehalten.