Configurer enaio® Outlook Add-In NG

enaio® Outlook Add-In NG prend en charge l’utilisation conjointe avec enaio® webclient comme application de bureau et enaio® client. Dans l'onglet Général de la boîte de dialogue des paramètres de enaio® Outlook Add-In NG, vous pouvez définir avec quel client enaio® Outlook Add-In NG doit collaborer. Selon la case à cocher que vous avez activée, les éléments Outlook sont classés à l’aide de l’enaio® webclient comme application de bureau ou d’enaio® client dans le système d’ordre enaio®.

Dans l’onglet, vous pouvez également consulter le client activé en cliquant sur le bouton Démarrer enaio® client.

Des limitations de taille peuvent être définies pour classer simultanément plusieurs éléments Outlook et des e-mails volumineux à partir de Microsoft Outlook classique. Vous recevez des avertissements correspondants lorsque ces limitations de taille sont dépassées.

Les limitations de taille peuvent être préconfigurées par l’administrateur ou spécifiées dans la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG dans l’onglet Général.

Vous pouvez indiquer le nombre maximal d’éléments Outlook pour le classement simultané et une taille totale maximale pour les éléments Outlook en mégaoctets. La valeur -1 désactive la limitation de taille pour les éléments Outlook.

Veuillez noter que les paramètres de limitation de taille dans enaio® Outlook Add-In NG n’annulent pas les restrictions d’autres applications, par exemple Microsoft Exchange Server. Cela signifie que si vous paramétrez un nombre maximum de 120 e-mails dans enaio® Outlook Add-In NG, mais qu’un nombre de 100 e-mails a été configuré dans Microsoft Exchange Server, les restrictions de Microsoft Exchange Server ne sont pas annulées.

Dans l'onglet Emplacements personnalisés de la boîte de dialogue des paramètres, vous pouvez, à l'aide de l'icône Plus, ajouter à la liste l'emplacement actuellement ouvert dans un client enaio®. Vous pouvez Modifier les noms des emplacements importés ou réorganiser les emplacements importés à l'aide des flèches, puis les Supprimer.

Dans l'onglet Favoris de la boîte de dialogue des paramètres, vous pouvez, à l'aide de l'icône Plus, ajouter à la liste les favoris de votre client enaio®. Vous pouvez Modifier les noms des emplacements importés ou réorganiser les emplacements importés à l'aide des flèches, puis les Supprimer.

Si plusieurs types d'objets sont disponibles dans votre système enaio® pour le classement des e-mails, vous pouvez, dans l'onglet Attribution de type d'objet, associer ces types d'objets à différents types d'objets d'armoire, de classeur ou de registre.

L'onglet affiche la liste des types d'objets e-mail disponibles. Si la case Mémoriser la sélection pour le registre « XYZ » est cochée lors de l'affectation d'un type d'objet, le type d'objet e-mail correspondant sera désormais automatiquement attribué lors du classement d'un e-mail dans le type d'objet d'armoire, de classeur ou de registre correspondant.

Dans l'onglet, les correspondances apparaissent ensuite dans une liste. Lorsqu'un élément est supprimé de la liste, la sélection initiale du type d'objet réapparaît.

Cette fonction devient active uniquement lorsque plusieurs types d'objets e-mail sont présents dans votre système enaio®.

Vous pouvez définir vous-même la longueur des listes de sélection d'emplacements dans enaio® Outlook Add-In NG. À l'aide du curseur Nombre de propositions d'emplacement dans l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue des paramètres, vous pouvez définir combien de propositions d'emplacement s'affichent dans les listes de sélection Emplacements personnalisés, Favoris, Emplacements détectés, Emplacements actuels et Derniers emplacements, ainsi que combien d'emplacements sont regroupés dans le sous-menu Autres ....

Vous pouvez marquer dans Microsoft Outlook les e-mails classés dans enaio® avec des catégories personnalisées. Pour ce faire, commencez par créer une catégorie dans Microsoft Outlook. La manière d’ajouter une catégorie dans Microsoft Outlook classique est décrite dans l’aide de Microsoft (voir Microsoft Support ). À la deuxième étape, sélectionnez la catégorie souhaitée dans la boîte de dialogue des paramètres, sous l'onglet Paramètres\ Propriétés de la catégorie.

Si vous cochez la case Générer des suggestions d'emplacement à partir du contexte de l'e-mail dans l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue des paramètres, une liste de suggestions Emplacements détectés est alors créée.

Si vous cochez la case Ouvrir l'emplacement dansenaio® client dans la boîte de dialogue des paramètres, sous l'onglet Paramètres, alors enaio® client s'ouvre lors de la création de nouveaux objets enaio®. enaio® webclient comme application de bureau ne prend pas en charge cette fonction.

Dans la boîte de dialogue des paramètres, sous l'onglet Paramètres, vous pouvez définir que les e-mails soient automatiquement supprimés de Microsoft Outlook classique après leur classement dans enaio®. Ils sont alors déplacés vers le classeur pour les objets supprimés.

La fonction Supprimer les e-mails d’Outlook après la création peut être prédéfinie par l’administrateur. Les utilisateurs ne peuvent pas désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres.

Cette fonction n’est disponible que pour le classement séparé des pièces jointes d’e-mail dans enaio® client. Si vous classez l’intégralité d’un e-mail avec des pièces jointes dans enaio®, cette fonction ne s’applique pas.

enaio® Outlook Add-In NG offre la possibilité, grâce à enaio® client, de remplacer les pièces jointes des e-mails dans Microsoft Outlook classique par des fichiers de référence enaio® enregistrés séparément. Cela supprime la pièce jointe de l’e-mail et la remplace par un fichier de référence *.os sur le document dans enaio®. Si vous souhaitez utiliser la fonction Remplacer les pièces jointes d'e-mail par un fichier de référence enaio®, vous devez l'activer dans la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG, sous l'onglet Paramètres.

La fonction Remplacer des pièces jointes d’e-mail par un fichier de référence enaio® peut être prédéfinie par l’administrateur. Lors d’un classement séparé des pièces jointes, celles-ci sont toujours remplacées par des fichiers de référence *.os. Les utilisateurs ne peuvent pas désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres.