enaio® Outlook Add-In NG-Funktionen

enaio® 11.10

enaio® Outlook Add-In NG wird in die Menüband-Registerkarten Start und Nachricht im klassischen Microsoft Outlook eingebunden. Wie Sie ein Add-In im klassischen Microsoft Outlook hinzufügen, ist in der Hilfe von Microsoft beschrieben (siehe Microsoft-Support ).

	Diese Funktion öffnet den Standort eines in enaio® angelegten Outlook-Elements. enaio® client bzw. enaio® webclient als Desktop-Anwendung muss hierfür geöffnet sein. Wenn das E-Mail-Element in enaio® gefunden wurde, dann wird bei einem Treffer der Standort und bei mehreren Treffern eine Trefferliste geöffnet. Wenn das E-Mail-Element in Outlook noch nicht mit der Kategorie in enaio® angelegt gekennzeichnet wurde, dann wird dies durch die Verwendung dieser Funktion nachgeholt.
	Diese Funktion übergibt das ausgewählte Outlook-Element an enaio®. Dabei wird es einem E-Mail-Dokumenttyp in enaio® zugeordnet und am aktuell geöffneten Standort angelegt. Bei mehreren möglichen Objekttypen wird ein Auswahldialog angeboten.
Standort-Auswahllisten
	Diese Funktion bietet Auswahllisten mit benutzerdefinierten und favorisierten Standorten, für die Ablage des ausgewählten Outlook-Elements in enaio® an, aus der der Benutzer den gewünschten Standort auswählen kann. Auswahlliste Benutzerdefinierte Standorte Listet alle Standorte auf, die ein Benutzer aus enaio® zur benutzerdefinierten Auswahlliste in enaio® Outlook Add-In NG hinzugefügt hat. Die benutzerdefinierte Auswahlliste erstellen Sie im Einstellungsdialog (siehe Benutzerdefinierte Standorte der Auswahlliste hinzufügen) Auswahlliste Favoriten Listet alle Standorte auf, die ein Benutzer aus seinem enaio®-Client zur Favoriten-Auswahlliste in enaio® Outlook Add-In NG hinzugefügt hat. Die Favoriten-Auswahlliste erstellen Sie im Einstellungsdialog (siehe Favoriten aus enaio® der Auswahlliste hinzufügen).
	Diese Funktion bietet verschiedene Vorschlagslisten für die Ablage des ausgewählten Outlook-Elements in enaio® an, aus der der Benutzer den gewünschten Standort auswählen kann: Auswahlliste Aktuelle Standorte Listet alle aktuell geöffneten Ordnern und Registern auf, aus der Benutzer den gewünschten Standort auswählen können. Auswahlliste Letzte Standorte Listet alle zuletzt verwendeten Standorte auf, aus der Benutzer den gewünschten Standort auswählen können. Es werden max. die letzten 30 Standorte gespeichert. Diese Auswahlliste kann im Einstellungsdialog gelöscht werden (siehe Liste der letzten Standorte löschen). Auswahlliste Erkannte Standorte Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn sie von Ihrem Administrator eingerichtet wurde. Optionale Funktion, welche Standorte, auf der Basis von Daten des Outlook-Elements ermittelt und vorschlägt. Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems, ist es so z. B. möglich, Outlook-Elemente nach geführten Unterhaltungen in enaio® abzulegen. Wenn Sie einen Eintrag in den Vorschlagslisten auswählen und anschließend bei gedrückter Strg-Taste die linke Maustaste anklicken, dann wird der ausgewählte Standort in enaio® client bzw. in enaio® webclient als Desktop-Anwendung geöffnet. In enaio® client können Sie die Standortbezeichnung in der Vorschlagsliste unter Einstellungen > Felder > Fenstertitel anpassen.
	Diese Funktion eine Liste an, aus der der Benutzer einen Workflow starten kann. Dabei wird das ausgewählte Outlook-Element in die Akte gelegt. Die folgenden Arbeitsschritte werden in enaio® client\Workflow bzw. in enaio® webclient ausgeführt. Workflows müssen von Ihrem Administrator in enaio® Outlook Add-In NG eingebunden werden. Die Auswahlmöglichkeit der zur Verfügung stehenden Workflows muss nicht der aus anderen Kontexten entsprechen.
Sie haben folgende Möglichkeiten die Standort-Auswahllisten im Einstellungsdialog zu konfigurieren: Benutzerdefinierte Standorte der Auswahlliste hinzufügen Favoriten aus enaio® der Auswahlliste hinzufügen Länge der Standort-Auswahllisten anpassen Generieren von Standort-Vorschlägen aus E-Mail-Inhalten
Einstellungsdialog
	Über das Pfeil-Symbol in der Menüband-Gruppe enaio® öffnen Sie den Einstellungsdialog von enaio® Outlook Add-In NG. Alternativ kann der Einstellungsdialog auch über Datei > Optionen > Add-Ins > Add-In-Optionen geöffnet werden. In den Registerkarten des Einstellungsdialoges können Sie verschiedene Anpassungen für das Arbeiten mit dem Add-In vornehmen. Folgende, ausgewählte Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: Registerkarte Allgemein Clientauswahl Legt fest, mit welchem enaio®-Client (enaio® client oder enaio® webclient als Desktop-Anwendung) enaio® Outlook Add-In NG zusammenarbeitet. Bietet auch die Möglichkeit, den ausgewählten Client direkt aus dem Einstellungsdialog heraus zu starten (siehe Clientauswahl). Begrenzung für die E-Mail-Anlage Bietet die Möglichkeit, die Anzahl und die Gesamtgröße der E-Mails, welche auf einmal in enaio® abgelegt werden dürfen (siehe Größenbegrenzungen für die Ablage von E-Mails). Registerkarte Benutzerdefinierte Standorte Bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ablageorte zur Auswahlliste in enaio® Outlook Add-In NG hinzufügen (siehe Benutzerdefinierte Standorte der Auswahlliste hinzufügen). Registerkarte Favoriten Bietet die Möglichkeit, Favoriten aus einem enaio®-Client als Ablageorte zur Auswahlliste in enaio® Outlook Add-In NG hinzufügen (siehe Favoriten aus enaio® der Auswahlliste hinzufügen). Registerkarte Objekttypzuordnung Bietet, bei enaio®-System mit verschiedenen E-Mail-Objekttypen, die Möglichkeit, diese Objekttypen automatisiert Schrank-, Ordner- oder Register-Objekttypen zuzuordnen (siehe Objekttypen automatisch zuordnen). Diese Funktion wird erst aktiv, wenn mehrere E-Mail-Objekttypen in Ihrem enaio®-System vorhanden sind. Registerkarte Einstellungen Anzeigeneinstellungen Bietet die Möglichkeit die Anzahl der Standortvorschläge in den Auswahllisten Benutzerdefinierte Standorte, Favoriten, Erkannte Standorte, Aktuelle Standorte und Letzte Standorte mit Hilfe eines Schiebereglers anzupassen (siehe Anzahl der Standortvorschläge anpassen). Kategorie-Eigenschaften Bietet die Möglichkeit mit enaio® Outlook Add-In NG in enaio® abgelegte E-Mails in Microsoft Outlook mit selbstdefinierten Kategorien zu kennzeichnen (siehe Kategorie-Eigenschaften). Vorschläge Die Aktivierung des Kontrollkästchens ermöglicht die Generierung von Standortvorschlägen aus dem E-Mail-Kontext (siehe Standortvorschläge aus dem E-Mail-Kontext generieren). Clienteinstellungen > Standort nach der Ablage öffnen Öffnet enaio® client und zeigt den Standort der abgelegten E-Mail an (siehe Automatisches Öffnen des Ablageortes nach E-Mail-Ablage). Clienteinstellungen > E-Mails nach Ablage aus Outlook löschen Löscht E-Mails nach der Ablage in enaio® automatisch aus Microsoft Outlook (siehe E-Mails nach der Ablage automatisch aus Outlook löschen). Registerkarte Support Aktionen > Supportinformationen kopieren Fasst alle relevanten Informationen, inklusive Logs, in einer ZIP-Datei zusammen, welche in die Zwischenablage von Microsoft Windows kopiert wird. Benutzer können damit alle notwendigen Dateien für eine Analyse zur Verfügung stellen. Aktionen > Cache löschen Löscht den Chache und die Liste der letzten Standorte (siehe Liste der letzten Standorte löschen). Öffnen > enaio®-Hilfe öffnen Öffnet die Online-Hilfe von enaio® Outlook Add-In NG. Öffnen > Anwendungschache öffnen Öffnet das Verzeichnis im Microsoft Windows Explorer (Default: C:\Users%username%\AppData\Local\Temp\enaio_Outlook_Add-In_NG), in dem die gecachten Symbole, E-Mails, E-Mail-Anlagen und Suggestions von Microsoft Outlook liegen. Dieses Verzeichnis wird beim Neustart von Microsoft Outlook immer geleert. Öffnen > RegEdit starten Öffnet die Registry dort, wo die entsprechenden RegKeys angepasst und erweitert werden können (Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Optimal Systems\enaio\enaio Outlook Add-In NG). Log-Level > Add-In Ändert das Loglevel in enaio® Outlook Add-In NG. Diese Einstellung ist vor allem für die Aktion Supportinformationen kopieren relevant. Log-Level > Framework Ändert das Loglevel des Frameworks (Anbindung an enaio® client). Diese Einstellung ist vor allem für die Aktion Supportinformationen kopieren relevant. Die Registerkarten Benutzerdefinierte Standorte, Favoriten, Objekttypzuordnung und Einstellungen können Sie erst nutzen, nachdem Sie enaio® client bzw. enaio® webclient als Desktop-Anwendung gestartet und sich bei enaio® angemeldet haben (siehe Option Clientauswahl in der Registerkarte Allgemein).