enaio® Outlook Add-In NG konfigurieren

enaio® Outlook Add-In NG unterstützt die Zusammenarbeit mit enaio® webclient als Desktop-Anwendung und enaio® client. Auf der Registerkarte Allgemein im Einstellungsdialog von enaio® Outlook Add-In NG können Sie festlegen, mit welchem Client enaio® Outlook Add-In NG zusammenarbeiten soll. Je nach dem welches Kontrollkästchen Sie aktiviert haben, werden Outlook-Elemente mit Hilfe des enaio® webclient als Desktop-Anwendung bzw. mit Hilfe von enaio® client im enaio®-Ordnungssystem abgelegt.

Sie haben auf der Registerkarte außerdem die Möglichkeit, den aktivierten Client mit einem Klick auf die Schaltfläche enaio® client starten aufzurufen.

Für das gleichzeitige Ablegen mehrerer Outlook-Elemente und großer E-Mails aus dem klassischen Microsoft Outlook können Größenbegrenzungen festgelegt werden. Sie erhalten beim Überschreiten dieser Größenbegrenzungen entsprechende Hinweise.

Größenbegrenzungen können administrativ vorkonfiguriert oder im enaio® Outlook Add-In NG-Einstellungsdialog auf der Registerkarte Allgemein angegeben werden.

Sie können die maximale Anzahl von Outlook-Elementen für das gleichzeitige Ablegen angeben und eine maximale Gesamtgröße für die Outlook-Elemente in Megabyte. Der Wert -1 schaltet die Größenbegrenzung für die Outlook-Elemente aus.

Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen zur Größenbegrenzung in enaio® Outlook Add-In NG nicht die Restriktionen anderer Anwendungen, wie z. B. Microsoft Exchange Server, aufheben. Das heißt, wenn Sie in enaio® Outlook Add-In NG eine max. Anzahl von 120 E-Mails einstellen, in Microsoft Exchange Server jedoch eine Anzahl von 100 E-Mails konfiguriert wurde, dann werden die Restriktionen von Microsoft Exchange Server nicht aufgehoben.

In der Registerkarte Benutzerdefinierte Standorte des Einstellungsdialoges können Sie, mit Hilfe des Plus-Symbols, den aktuell in einem enaio®-Client geöffneten Standort zur Liste hinzufügen. Sie können die Bezeichnungen der übernommenen Standorte Bearbeiten bzw. die übernommenen Standorte mit Hilfe der Pfeil-Symbole sortieren und wieder Entfernen.

In der Registerkarte Favoriten des Einstellungsdialoges können Sie, mit Hilfe des Plus-Symbols, die Favoriten aus Ihrem enaio®-Client der Liste hinzufügen. Sie können die Bezeichnungen der übernommenen Standorte Bearbeiten bzw. die übernommenen Standorte mit Hilfe der Pfeil-Symbole sortieren und wieder Entfernen.

Wenn in Ihrem enaio®-System für die Ablage von E-Mails mehrere Objekttypen zur Verfügung stehen, dann können Sie diese Objekttypen in der Registerkarte Objekttypzuordnungenverschiedenen Schrank-, Ordner- oder Register-Objekttypen zuordnen.

In der Registerkarte werden die zur Verfügung stehenden E-Mail-Objekttypen aufgelistet. Wenn das Kontrollkästchen bei der Zuordnung eines Objekttyps aktiviert ist, dann wird bei einer E-Mail-Ablage zukünftig im entsprechenden Schrank-, Ordner- oder Register-Objekttyp automatisch der entsprechende E-Mail-Objekttyp zugeordnet.

In der Registerkarte werden nach einer Zuordnung, diese in einer Liste angezeigt. Wird ein Eintrag aus der Liste entfernt, dann wird die ursprüngliche Objekttyp-Auswahl wieder angezeigt.

Diese Funktion wird erst aktiv, wenn mehrere E-Mail-Objekttypen in Ihrem enaio®-System vorhanden sind.

Sie können die Länge der Standort-Auswahllisten in enaio® Outlook Add-In NG selbst bestimmen. Mit Hilfe des Schiebereglers Anzahl der Standortvorschläge auf der Registerkarte Einstellungen im Einstellungsdialog, können Sie konfigurieren, wie viele Standortvorschläge in den Auswahllisten Benutzerdefinierte Standorte, Favoriten, Erkannte Standorte, Aktuelle Standorte und Letzte Standorte angezeigt und wie viele Standorte im Untermenü Weitere ... eingeordnet werden.

Sie können in enaio® abgelegte E-Mails in Microsoft Outlook mit selbstdefinierten Kategorien kennzeichnen. Legen Sie dazu zuerst eine Kategorie in Microsoft Outlook an. Wie Sie eine Kategorie im klassischen Microsoft Outlook hinzufügen, ist in der Hilfe von Microsoft beschrieben (siehe Microsoft-Support ). Wählen Sie im zweiten Schritt die gewünschte Kategorie im Einstellungsdialog Registerkarte Einstellungen\Bereich Kategorie-Eigenschaften aus.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Standortvorschläge aus dem E-Mail-Kontext generierenim Einstellungsdialog in der Registerkarte Einstellungen aktivieren, dann wird eine Vorschlagsliste Erkannte Standorte erzeugt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Standort in enaio® client öffnen im Einstellungsdialog in der Registerkarte Einstellungen aktivieren, dann wird bei der Anlage neuer enaio®-Objekte enaio® clientgeöffnet. enaio® webclient als Desktop-Anwendung unterstützt diese Funktion nicht.

Über den Einstellungsdialog auf der Registerkarte Einstellungen kann festgelegt werden, dass E-Mails nach der Ablage in enaio® aus dem klassischen Microsoft Outlook automatisch gelöscht werden. Sie werden in den Ordner für gelöschte Objekte verschoben.

Die Funktion E-Mails nach der Anlage aus Outlook löschen kann vom Administrator vorgegeben werden. Benutzer können die Funktion dann im Einstellungsdialog nicht deaktivieren.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Cache löschen im Einstellungsdialog in der Registerkarte Support können Sie die Vorschlagsliste Letzte Standorte leeren.