Historie von Dokumenten

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In der Historie eines Dokuments sind, wie bei Ordnern und Registern, Änderungen der Indexdaten protokolliert. Protokolliert werden auch Aktionen, wie das Signieren von Dokumenten, das Ausgeben und Ändern von Dokumenten und die Kenntnisnahme von Abonnements.

Der Administrator stellt für jeden Dokumenttyp ein, ob alte Indexdaten-Versionen wiederhergestellt werden können. Neben den Indexdaten-Versionen eines Dokuments kann der Administrator ebenfalls Dokumentenversionen speichern lassen. Dann können Sie alte Dokumentenversionen zur Ansicht öffnen und wiederherstellen.

Das Speichern der Indexdaten-Versionen kann auch für jedes Objekt des Objekttyps ein- und ausgeschaltet werden. Sie schalten die Indexhistorie für ein Objekt über die Funktion Eigenschaften im Kontextmenü des markierten Objekts ein oder aus.

Die Historie eines Dokuments öffnen Sie über die Taste F11 oder das Kontextmenü.

Sie benötigen für das Öffnen der Historie das Zugriffsrecht 'Indexdaten schreiben' für den Objekttyp und die Systemrolle Historie öffnen.

Innerhalb der Historie werden gegebenenfalls weitere Rollen und Rechte benötigt.

Wenn Sie die Historie öffnen, dann ist der Filter 'nur Änderungen', durch den nur Änderungen am Objekt angezeigt werden, voreingestellt. Wie Sie eigene Ansichtsfilter für die Historie erstellen können, ist in Ansichtsfilter erstellen beschrieben.

Neben Änderungen am Objekt werden zahlreiche andere Historienereignisse protokolliert. Welche Bedeutung die gespeicherten Historienereignisse haben, ist in Historienereignisse beschrieben.

Markieren Sie einen Eintrag, können Sie über die Schaltfläche Details genauere Informationen abrufen.

Wenn Sie in der Historie einen Eintrag mit der Aktion Inhalt geändert markieren, dann können Sie über die Schaltfläche Ansicht schreibgeschützt die Dokumentenversion des Dokuments vor der Änderung öffnen.

Freie Historieneinträge

Wenn Sie einen Dokumenttyp entsprechend konfigurieren, dann können Sie beim Einchecken einer Dokumentdatei eigene Anmerkungen eingeben, die in der Historie gespeichert wird und dort eingesehen werden kann.

Der Historieneintrag für die Anmerkung lautet Benutzerinfo, den Inhalt finden Sie in der Spalte Info (siehe Screenshot oben).

Schritte, mit denen Sie freie Historieneinträge aktivieren und erstellen

Wählen Sie in der Objektsuche den Dokumenttyp aus, für den Sie freie Historieneinträge aktivieren wollen.
Öffnen Sie das Kontextmenü des markierten Dokumenttyps und klicken Sie dort auf den Eintrag Optionen.

Das Fenster Optionen öffnet sich.
Markieren Sie im Fenster Optionen den Eintrag Historieneintrag beim Speichern des Dokuments, wird beim Einchecken einer Dokumentdatei dieses Typs ein Texteditorfenster geöffnet.

In das Texteditorfenster können Sie einen beliebigen Text mit maximal 248 Zeichen eintragen. Eine Formatierung ist nicht möglich.

Klicken Sie auf Weiter, wird der eingetragene Text in die Historie eingetragen. Tragen Sie keinen Text ein, wird kein Aktionseintrag für die Historie erstellt.

Beim automatischen Speichern von Dokumentdateien und beim Einchecken mehrerer Dokumentdateien wird der Anmerkungsdialog nicht angezeigt.

Elektronische Signaturen verifizieren

Wenn Sie in der Historie einen Eintrag mit der Aktion Elektronische Signatur markieren, dann können Sie über die Schaltfläche Ansicht die signierte Dokumentenversion öffnen und die elektronische Signatur verifizieren (siehe Dokumente elektronisch signieren).

Ältere Versionen wiederherstellen

Mit Hilfe der Schaltfläche Wiederherstellen machen Sie eine ältere Dokumentenversion wieder zur aktuellen Dokumentenversion.

Da Rechtegruppenfelder nicht historisiert werden, behalten sie bei einer Wiederherstellung älterer Objektversionen ihren aktuellen Wert. Das heißt, Berechtigungen älterer Objektversionen werden in diesem Fall nicht wieder hergestellt.

Berechtigungen, die sich aus Klauseln auf andere Indexdatenfelder ergeben, werden bei einer Wiederherstellung älterer Objektversionen wieder hergestellt.

Das Wiederherstellen und Bearbeiten alter Indexdaten-Versionen und das Wiederherstellen alter Dokumentenversionen werden ebenfalls in der Historie protokolliert.

In folgenden Fällen erfolgt keine Protokollierung von Historienereignissen bzw. ist eine Wiederherstellung nicht möglich:

Archivierte Dokumente

Dokumentenversionen archivierter Dokumente können nicht wiederhergestellt werden.
Dokumente ohne Typ

Dokumente ohne Typ werden nicht versioniert.
Anmerkungen auf Folien

Von Anmerkungen auf Folien werden keine Versionen verwaltet. Dokumente mit Anmerkungen auf Folien werden immer mit den Anmerkungen der aktuellen Version angezeigt.