Trefferlisten - das Ergebnis einer Anfrage

enaio® client 11.10

Starten Sie eine Anfrage, wird ein Fenster mit einer Trefferliste erstellt und geöffnet. Im Fenster mit der Trefferliste finden Sie all die Objekte, wie z. B. Ordner, Register oder Dokumente, die die Kriterien erfüllen, die Sie in der Anfragemaske eingetragen haben.

Trefferlisten bestehen aus statischen Spalten, die Auskunft über Objektdaten geben, und aus Spalten, die Indexdaten der gefundenen Objekte enthalten.

Trefferlisten von Volltextsuchen zeigen zusätzlich eine Spalte mit einem Textauszug und dem darin gefundenen Suchbegriff an. Diese Treffer sind in der Trefferliste nach Güte sortiert. Trefferlisten von Volltextanfragen enthalten außerdem einen Bereich mit Facetten bzw. dynamischen Filtern, über die die Trefferliste nach Eigenschaften aus den Basisparametern und aus Listen eingeschränkt werden kann (siehe Volltexttrefferliste).

Statische Spalten

Die statischen Spalten einer Trefferliste enthalten die Bezeichnung des Objekttyps und Symbole, die den Archivierungsstand, den Zugriffsstatus, das Vorhandensein von Notizen usw. anzeigen. Welche dieser Spalten angezeigt werden, hängt von Ihren Einstellungen in den Einstellungen von enaio® client ab (siehe Bereich 'Felder' ).

Statische Spalten werden kontextbezogen angezeigt. D. h., in einer Trefferliste mit Ordnern oder mit Registern wird z. B. keine Spalte "Signaturen" angezeigt, weil Ordner bzw. Register nicht signiert werden können.

Die Spaltensymbole kennzeichnen Objekte in der Trefferliste wie folgt:

Symbol	Bezeichnung	Bemerkung
	Typ-Symbol/Icon-Katalog	Zeigt das Typ-Symbol an, ein Standard-Symbol für das Modul oder ein typspezifisches Symbol. Hat das Objekt einen Icon-Katalog unter den Indexdatenfeldern, dann wird hier das entsprechende Icon angezeigt.
	Dateiformat	Zeigt das Dateiformat als Icon und detailliert als Tooltip an. Beispiel: Word/docx Für typübergreifende Verweisdokumente wird das Dateiformat nicht angezeigt.
	Archivierungsstand	Zeigt, ob ein Dokument zur Archivierung freigegeben ist oder bereits archiviert ist.
	Zugriffsstatus	Zeigt, ob das Dokument bearbeitet werden kann und ebenfalls, ob Varianten vorliegen.
	Verknüpfungen	Zeigt, ob ein Ordner, Register oder ein Dokument mit anderen verknüpft ist bzw. ob ein Ordner oder ein Register mit Hilfe von enaio® coLab freigegeben wurde.
	Signaturstatus	Zeigt an, ob das Dokument signiert ist.
	Textnotizen	Zeigt an, ob ein Ordner, Register oder ein Dokument Notizen hat.
	Vorschauanmerkungen	Zeigt an, ob das Dokument Vorschauanmerkungen hat.
	Favoriten	Zeigt an, ob ein Ordner, Register oder ein Dokument als Favorit gekennzeichnet ist.
	Objekt	Zeigt die Objekttyp-Bezeichnung an.

Report-Ansicht und Quicklook-Ansicht

Die Dokumententrefferliste können Sie, statt als Tabelle in der Report-Ansicht, ebenfalls in der Quicklook-Ansicht anzeigen lassen. Ein Quicklook ist eine kleine Seitenvorschau der ersten Seite eines Dokuments. Quicklooks werden nur für Bilddokumente und Dokumente verwaltet, die mit Microsoft-Office-Anwendungen erstellt werden. Der Administrator kann beim Einrichten von Dokumenttypen wählen, ob Quicklooks erstellt werden oder nicht.

Zwischen Report- und Quicklook-Ansicht wechseln Sie über Schaltflächen auf der Statuszeile.

Suche in der Trefferliste

Mit der Tastenkombination Strg + F aktivieren Sie die Suche in Trefferlisten. Wenn Sie die Tastenkombination drücken, können Sie einen Suchbegriff im Feld Liste filtern am unteren Bereich einer Trefferliste eingeben. Die Trefferliste wird eingeschränkt. Der Suchbegriff oder Zellen mit dem gesuchten Begriff werden farblich hervorgehoben.

Trefferlisten filtern

Trefferlisten können Sie filtern, indem Sie eine Folge aus mindestens drei Zeichen in das entsprechende Feld auf der Statusleiste eingeben. Es werden dann nur noch die Zeilen der Trefferliste angezeigt, welche diese Zeichenfolge enthalten. Die Zellen mit der Zeichenfolge werden farblich hervorgehoben.

Trefferlisten ausdrucken bzw. exportieren

Der Inhalt von Trefferlisten kann ausgedruckt werden. Die Druckfunktion finden Sie in der Menüband-Gruppe Exportieren und im Kontextmenü. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt von Trefferlisten per Copy-and-paste bzw. per Exportfunktion zu exportieren. Eine detaillierte Beschreibung der Exportfunktionen von Trefferlisten finden Sie unter Indexdaten exportieren.

Trefferlisten-Design anpassen

Sie können das Design von Trefferlisten, wie z. B. die Farben der Zeilen oder die Trennlinien zwischen den Zeilen, in den Voreinstellungen von enaio® weitgehend selbst bestimmen (siehe Darstellung und Farben).