Organisatorische Hinweise

Um enaio® repository-manager ordnungsgemäß, konform und performant zu betreiben, sind spezifische Umgebungskonfigurationen erforderlich.

• Um sicherzustellen, dass die Objekte/Ressourcen unveränderbar und nicht löschbar sind, sollten sie durch die enaio®-Archivierungsaktion archiviert werden. Dieser Aktion sollte mindestens einmal am Tag ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Dokumente genau an dem Tag gelöscht werden können, an dem sie gelöscht werden sollen.

• Aufbewahrungsfristen werden über den enaio®-Standardmechanismus - Setzen der geplanten Retentionszeit für ein Objekt, dazu muss ein Job ausgeführt werden - an unterstützte Storage-Systeme wie beispielsweise NetAPP propagiert. Falls die Retentionszeit von SAP®-Seite noch unbekannt ist, wird nichts propagiert und die Medienkonfiguration definiert das Retentionszeit für ein Objekt.

• Um sicherzustellen, dass die Retentionszeit spezifisch für das Objekt ist, sollte die Retentionszeit für die Medien auf das Minimum gesetzt werden, normalerweise 1 Tag.

• Um sicherzustellen, dass die Performance nicht durch langsame Storage-Systeme verringert wird, sollte der enaio®-Cache verwendet werden.

• Das Löschen von ILM-Dokumenten sollte nur über die ILM-Schnittstelle erfolgen, sodass niemand außer dem technischen Benutzer dieses Recht haben sollte.

• Das Löschen von AL-Dokumenten sollte nur über die AL-Schnittstelle erfolgen, sodass niemand außer dem technischen Benutzer das Recht dazu haben sollte. Auch wenn das Verfallsdatum bereits in der Vergangenheit liegt, müssen die Daten bis zum Löschbefehl von SAP® aufbewahrt werden.