enaio® repository-manager

enaio® repository-manager stellt die Verbindung zwischen SAP® und dem enaio®-System her und organisiert und verwaltet die gegenseitige Ablage und Bereitstellung von Dokumenten in enaio® und SAP®.

Datenmodell in enaio®

Das Datenmodell in enaio® besteht aus zwei Strukturen. Zum einen aus der technischen Struktur, die für die eigentliche Datenhaltung verantwortlich und generischer Natur ist, und zum anderen aus der öffentlichen Struktur, die aus einer kundenspezifischen Objektdefinition besteht. Die eigentlichen Dokumente, die sich in der technischen Struktur befinden, werden in der öffentlichen Struktur mit Hilfe von Verweisdokumenten referenziert.

Die technische Objektdefinition enthält einen oder mehrere Ordner eines Typs, wobei der Typ entsprechend dem SAP® Content Repository benannt sein sollte. In einem solchen Ordner befinden sich konkrete Dokumente, wie z. B. Rechnungen.

Auf diese Dokumente kann in der kundenspezifischen Objektdefinition, auch als 'sprechende Struktur' bezeichnet (z. B. Kunde – Projekt – Rechnung), mittels eines typübergreifenden Verweisdokuments (Darstellung als grüner Pfeil) referenziert werden.

Die Anlage dieser Verweise erfolgt über das Modul enaio® data2ecm.

Die Bezeichnung der technischen und der sprechenden Objektdefinition bezieht sich hier ebenso auf die Zugriffsrechte der Benutzerkonten. Für die technische Objektdefinition sollte ausschließlich für den technischen Benutzer der Zugriff vollständige bestehen. Der technische Benutzer ist als Standard der Benutzer 'root'. Für die Objekte der Objektdefinition sind vollständige Zugriffsrechte für den technischen Benutzer notwendig.
Sie können mehr als ein Repository im enaio®-System einrichten, wobei jedes Repository einen eigenen technischen Schrank darstellt, der so benannt werden sollte, dass eine Beziehung zu dem SAP® Repository hergestellt werden kann (z. B. SAP_P01_E1).

Technische Objektdefinition

Die technischen Objektdefinitionen werden mit installiert.

Die Objektdefinition für ArchiveLink besteht aus einem Schrank, der über die folgenden Felder verfügt:

Feldname	Beschreibung
Content Repository	Bezeichnung des Repositories
ArchiveLink Version	Versionsnummer des ArchiveLink-Protokolls (z. B. 0046)
Document protection	Schutz des Dokuments, eine beliebige Kombination der Operationen 'r' (read) 'c' (create) 'u' (update) 'd' (delete) legt die ArchiveLink-'ACL' (AccessControlList) fest. Wenn SAP® beim Anlegen eines Dokuments keine Informationen mitgibt, gilt der Standardwert (typischerweise 'rcud': das Dokument ist also bei allen Operationen geschützt).
DocID	Die Dokumenten-ID, die das SAP®-Dokument eindeutig identifiziert.
Creation Date/Time	Datum bzw. Zeit der Erzeugung.
Last modification Date/Time	Datum bzw. Zeit der letzten Änderung.
Barcode	Optional: Temporäre eindeutige ID, mit deren Hilfe ein in enaio® liegendes Dokument einem Geschäftsvorfall im SAP®-System zugeordnet werden kann.
Barcode sent to R/3	Diese Dokumenteigenschaft gibt an, ob der Barcode und damit das Dokument bereits an SAP® gemeldet wurden.
Barcode processing error	Diese Dokumenteigenschaft kennzeichnet Dokumente, bei denen ein Fehler bei der Barcode-Verarbeitung aufgetreten ist.
Legal hold lock	Gibt an, dass sich auf dem Dokument eine Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Vernichtungsstopp) befindet, welche die Löschung des Dokuments und seiner Komponenten verhindern soll. Diese Eigenschaft wurde mit Version 7.0 eingeführt. Sie ist nur im Zusammenhang mit speziellen Szenarien aktiv.
Expiration date	Aufbewahrungsfrist für das Dokument und seine Komponenten. Diese Eigenschaft wurde mit Version 7.0 eingeführt. Sie ist nur im Zusammenhang mit speziellen Szenarien aktiv.

 

Der Schrank enthält die folgenden drei Dokumenttypen:

Dokumenttyp	Haupttyp	Beschreibung
Default Components	W-Dokument	Wird verwendet für allgemeine Dokumente
Scanned Components	S/W-Dokument	Wird verwendet für FAX-Dokumente
Text Components	W-Dokument	Wird verwendet für Text-Dokumente

Wie aus der Tabelle zu sehen ist, werden abhängig vom jeweiligen Dokumenttyp des SAP®-Systems ('image/tiff', 'fax' oder 'text') die Dokumente in die entsprechenden Dokumenttypen im enaio®-System gespeichert.

Über die Konfiguration von enaio® repository-manager legen Sie fest, welcher Mime-Typ in welchem enaio®-Objekttyp gespeichert wird. Diese Trennung bietet insbesondere in der Datenhaltung und der Archivierung Vorteile bei der Administration und Performance.

Der Aufbau der einzelnen Dokumenttypen ist bei allen gleich:

Feldname	Beschreibung
Component_ID	Komponenten ID ('data' für Multipage-TIFF Dateien oder data, data1, data2 … für Single-Page-TIFF-Dateien)
Content type	MIME-Type (z. B. image/tiff oder application/pdf)
FileName	Dateiname der 'Quelldatei'. Da diese über das Work-Verzeichnis des Apache Tomcat abgelegt wird, ist dies immer ein temporärer Dateiname.
Creation Date/Time	Datum bzw. Zeit der Erzeugung
Last modification Date/Time	Datum bzw. Zeit der letzten Änderung
ArchiveLink Version	Versionsnummer des ArchiveLink-Protokolls (z. B. 0046)
Application Version	Versionsnummer der Anwendung (z. B. 1.0)
Charset	Zeichensatz (optional)
Compressionstring	Die Komprimierung mit gzip erfolgt durch den Content Server für Komponenten mit einer Dateigröße größer als dem einstellbaren Schwellwert CompressionSize. Dies hat Vorteile bei der Ablage, insbesondere bei Drucklisten, die unkomprimiert größer als 2 GB werden können. Durch vorherige Kompression werden diese typischerweise auf ca. 10% der ursprünglichen Größe reduziert. Über diese Verwaltungsinformationen kann der Content Server ermitteln, wie groß die Komponente unkomprimiert ist und welche Kompressionsparameter verwendet wurden.

Zuordnung von SAP®-Strukturen zu enaio®

Da die Aufgabe von enaio® repository-manager darin besteht, SAP®-Strukturen in enaio® abzubilden, ist es notwendig, SAP®-Strukturen in der technischen Objektdefinition abzubilden.

enaio®-Objekt	SAP®-Objekt
Ordner	Dokument
Dokument	Komponente

ILM

Für ILM wird nur ein Schrank mit Dokumenttyp benötigt. Diese sind Bestandteil der Objektdefinition.

• Schrank/Ordnertyp: SAPILM Collection

• W-Dokumenttyp: SAPILM Resource

Die ILM-Objekte werden nur von SAP® verwaltet. Da die Ablage in einem nicht lesbaren Format erfolgt ist eine Anzeige in enaio® und weiterführende Szenarien mit Verweisdokumenten nicht relevant.