Modifier des documents en collaboration avec Microsoft Office 365

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Le traitement des documents Microsoft Office à l'aide d'enaio® office-365-dashlet est pris en charge par enaio® webclient, enaio® webclient comme application de bureau, enaio® client et par enaio® coLab . Cependant, pas par enaio® mobile ou sur des terminaux mobiles comme les tablettes et les smartphones.

Si votre système enaio® est configuré en conséquence, vous pouvez utiliser enaio® office-365-dashlet pour modifier des documents Microsoft Office non seulement dans le cloud, mais aussi en collaboration avec d'autres utilisateurs d'enaio®. Pour que cela soit possible, les restrictions d'accès sont légèrement différentes pour la modification de documents avec Microsoft Office 365.

Dans enaio®, lorsqu’un utilisateur ouvre un fichier document à modifier via enaio® office-365-dashlet, le fichier document est uniquement verrouillé lorsque l’utilisateur effectue les premières modifications dans le fichier document dans le cloud Microsoft Office 365. En attendant, d’autres utilisateurs peuvent ouvrir et modifier le fichier document dans une autre application. Dans ce cas, le responsable de modification dans Microsoft Office 365 reçoit un message l’informant que les modifications apportées au fichier document dans le cloud ne peuvent pas être enregistrées dans enaio®.
Avec enaio® office-365-dashlet, les documents verrouillés ne sont pas marqués d’une icône d’état dans les listes de résultats, à l’emplacement ou dans les boîtes de réception etc.
Avec enaio® office-365-dashlet, les fichiers document verrouillés peuvent être modifiés en collaboration dans le cloud avec d’autres utilisateurs enaio®.
Le document modifié dans le cloud Microsoft Office 365 est uniquement à nouveau archivé lorsque le dernier responsable de modification ferme le document.

enaio® prend en charge la modification de documents Microsoft Word, Excel et Power Point avec Microsoft Office 365. Les anciens formats de fichier Microsoft (par exemple *.doc, *.xls, *.ppt) doivent être convertis vers les nouveaux formats de fichier Windows (par exemple *.docx, *.xlsx, *.pptx).

Pour modifier des documents à l'aide d'enaio® office-365-dashlet, procédez comme suit :

Vous avez besoin d’un compte Microsoft Office 365, y compris de vos données de connexion. Le document à modifier doit être un document W, qui peut être modifié avec Microsoft Office 365.

Sélectionnez un document Microsoft Office dont le contenu doit être modifié avec Microsoft Office 365 (par exemple dans une liste de résultats, dans la boîte de réception ou à un emplacement).
Cliquez sur l'icône Office 365 dans l'aperçu du contenu.

Dans la zone d’aperçu, le dashlet Microsoft Office 365 s’affiche avec les onglets Office 365 et Actions.
Selon le type de fichier du document sélectionné, les éléments suivants s'affichent dans l'onglet Office 365 :
1. Pour les documents Microsoft Office 365
  
  Un aperçu du contenu du document Microsoft Office 365.
2. Pour les anciens documents Microsoft Office
  
  Le dialogue Conversion de fichier qui vous invite à convertir l'ancien document Microsoft Office (*.doc, *.xls, *.ppt) vers le nouveau format de fichier Microsoft Office (*.docx, *.xlsx, *.pptx).
  
  Dans le dialogue, cliquez sur Convertir si vous souhaitez modifier le document avec Microsoft Office 365.
  
  Le format de fichier est modifié et ajouté dans enaio® comme nouvelle variante (voir Gérer les variantes).
  
  Dans l’onglet Office 365, un aperçu du contenu du document Microsoft Office 365 s’affiche.
3. Pour les documents qui ne sont pas des documents Microsoft Office
  
  Aucun aperçu du contenu du document. Dans le dashlet Microsoft Office 365, vous pouvez créer un nouveau document à l’aide de l’onglet Actions. Toutefois, le nouveau document efface le contenu de document existant.
  
  Pour savoir comment créer un nouveau document Microsoft Office 365, consultez Créer des documents.
Dans le dashlet Microsoft Office 365, ouvrez le document à modifier.
- Pour les documents Microsoft Word, procédez comme suit :
  
  Cliquez sur l’icône Modifier dans l’en-tête du dashlet Microsoft Office 365.
- Vous pouvez ouvrir les documents Microsoft Excel de différentes manières :
  1. Dans l’en-tête du dashlet Microsoft Office 365, cliquez sur l’icône Affichage et sur l’icône Edition dans le menu déroulant qui s’affiche.
  2. Faites un double clic dans le tableau Excel et ensuite sur le bouton Modifier le classeur dans le message d’erreur qui s’affiche.
- Vous pouvez ouvrir les documents Microsoft Powerpoint de différentes manières :
  1. Cliquez sur l’icône Modifier dans le navigateur dans l’en-tête du dashlet Microsoft Office 365.
  2. Dans l’en-tête du dashlet Microsoft Office 365, cliquez sur l’icône Commentaires et sur l’icône Ajouter des commentaires dans le menu déroulant qui s’affiche.
  3. Cliquez sur l’icône Mode Edition dans le pied de page du dashlet Microsoft Office 365.
Dans votre navigateur ou l’application de bureau, un nouvel onglet avec la boîte de dialogue de connexion pour Microsoft Office 365 s’ouvre.

Si vous êtes déjà connecté à Microsoft Office 365, vous pouvez ignorer les étapes de connexion suivantes. Le document s’affiche immédiatement dans un onglet distinct pour l’éditer.
Connectez-vous à Microsoft Office 365 en saisissant votre nom de connexion Microsoft Office 365 et votre mot de passe.

Une fois connecté, l’onglet affiche l’application Word, Excel ou Powerpoint correspondant au format de fichier sélectionné.
Éditez le document dans l’onglet.

Le document est verrouillé dans enaio®.

L’ID de l’objet ainsi que l’état de la sauvegarde du document sont affichés dans l’en-tête de l’application. Les modifications sont automatiquement mises en cache et transmises à enaio®.
Terminez la modification du document en cliquant sur l’icône Fermer de l’onglet.

L’onglet se ferme, le document modifié est enregistré et stocké dans enaio®.

Les autres utilisateurs enaio® souhaitant travailler sur le même document l’ouvrent comme l’a fait le premier l’utilisateur et en suivant le guide étape par étape disponible sur cette page. Dans le document Microsoft Office 365 à modifier, l'autre utilisateur enaio® s'affiche, selon les conditions de Microsoft. Pour notamment en savoir plus sur la modification collaborative de documents, consultez les aides correspondantes de Microsoft Office 365 .

Dès que le dernier utilisateur enaio® ferme le document modifié en collaboration, les modifications sont enregistrées et le document est à nouveau archivé dans enaio®.

Si vous avez modifié le contenu d’un objet, les modifications sont enregistrées automatiquement en tant qu’événement dans son historique (voir Historique d'objets). Si plusieurs utilisateurs enaio® modifient le contenu d’un objet avec Microsoft Office 365, l’édition de chacun des utilisateurs est enregistrée en tant qu’événement dans l’historique de l’objet.

Selon que vous avez sélectionné un document Word, Excel ou Powerpoint, diverses fonctions Microsoft sont proposées dans le dashlet, dont certaines sont brièvement présentées dans enaio® office-365-dashlet.