Dokumente mit mehreren Standorten

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Sie können in enaio® einem Dokument mehrere Standorte zuweisen. Indexdaten und Dokument existieren dabei physikalisch nur einmal, können aber an unbegrenzt vielen Standorten innerhalb eines Schrankes sichtbar gemacht werden.

Dokumente mit mehreren Standorten sind nicht mit Verweisdokumenten zu verwechseln. Dokumente mit mehreren Standorten befinden sich alle in ein und demselben Schrank und besitzen alle denselben Objekttyp. Verweisdokumente liegen in verschiedenen Schränken und können auf unterschiedlichen Objekttypen basieren (siehe Verweisdokumente).

Erstellen

Sie fügen einem Dokument weitere Standorte mit Hilfe der Kopieren - Symbol Kopieren-Funktion hinzu. Technisch betrachtet handelt es sich hierbei lediglich um einen Verweis auf das Original. Dokumente mit mehreren Standorten besitzen deshalb alle denselben Objekttyp.

Dokumente mit mehreren Standorten können nicht im selben Ordner oder Register wie das Originaldokument angelegt werden.

Suchen

Sie können nach Dokumenten mit mehreren Standorten in der Basisparameter-Suche suchen (siehe Suchen in enaio®).

Sie können nach Dokumenten mit mehreren Standorten mit Hilfe der Basisparameter-Suche suchen (siehe Suchen in enaio®). Sie öffnen sie, indem Sie die Anfragemaske eines Dokumenttyps öffnen und dort auf das Basisparameter- Symbol 'Basisparameter hinzufügen'-Symbol in der Anfragemaske-Titelzeile klicken bzw. tippen. Die Basisparameter-Suche durchsucht immer alle Dokumente des Dokumenttyps, dessen Anfragemaske Sie geöffnet haben.

Bearbeiten

Die Indexdaten und Dokumentdatei eines Dokuments mit mehreren Standorten können Sie über alle Standorte hinweg gleichberechtigt bearbeiten (siehe Indexdaten bearbeiten und Dokumentinhalt bearbeiten). Von allen Standorten des Dokuments wird auf denselben Inhalt und auf dieselben Indexdaten zugegriffen. Änderungen an einem Standort sind also an allen anderen Standorten sichtbar.

Wie viele Standorte ein Dokument besitzt, können Sie in der Übersichtsanzeige der Standortbeziehungen erfahren (siehe Übersicht aller Standorte, Verknüpfungen und Verweise). Die Übersichtsanzeige öffnen Sie, indem Sie das Dokument markieren und im Kontextmenü die Funktion Übersichtsmenü 'Standorte, Verknüpfungen und Verweise' - Symbol Standorte, Verknüpfungen und Verweise aufrufen.

Dokumente mit mehreren Standorten können Sie, so wie jedes andere Dokument kopieren, verschieben, abonnieren usw.

Löschen

Dokumente mit mehreren Standorten können nur an ihrem Standort und nicht aus der Trefferliste gelöscht werden. Möchten Sie ein Dokument mit mehreren Standorten aus der Trefferliste löschen, erhalten Sie einen Hinweis, dass das Dokument mehrere Standorte hat. Wechseln Sie mit Hilfe des Kontextmenüs an den Standort des Dokuments und löschen Sie es dort.

Wenn Sie ein Dokument mit mehreren Standorten löschen, dann löschen Sie nur die dortigen Standortdaten. Alle anderen Standorte bleiben erhalten. Gelöschte Standorte eines Dokuments mit mehreren Standorten können nicht wiederhergestellt werden.

Erst wenn der letzte Standort eines Dokuments mit mehreren Standorten gelöscht wurde, wird auch das Originaldokument inklusive seiner Indexdaten gelöscht. Das Originaldokument inklusive seiner Indexdaten kann im Papierkorb wiederhergestellt bzw. endgültig gelöscht werden (siehe Der Papierkorb).