Aus- und einchecken

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Um Zugriffskonflikte in enaio® beim Bearbeiten von Dokumenten zu verhindern, können Sie eine Dokumentdatei auschecken und es nach dem Bearbeiten wieder in enaio® einchecken. Die Dokumentdatei ist dann, solange sie ausgecheckt ist, schreibgeschützt, d. h. andere enaio®-Benutzer können die Dokumentdatei nur lesen.

Dokumentdateien werden, bis auf Dokumente, die Sie mit Microsoft Office 365 bearbeiten wollen, über das Kontextmenü mit Hilfe der Funktion Inhalt bearbeiten - Symbol Inhalt bearbeiten ausgecheckt. Wie Sie eine Dokumentdatei auschecken, ist in den Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Dokumentinhalt bearbeiten beschrieben.

Kennzeichnung ausgecheckter Dokumente

Ausgecheckte Dokumente sind, bis auf Dokumente die mit Microsoft Office 365 bearbeitet werden, in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. mit einem Statussymbol gekennzeichnet.

Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

Auf Smartphones sind ausgecheckte Dokumente nicht mit einem Statussymbol gekennzeichnet.

Ob ein Dokument ausgecheckt ist, können Sie auf einem Smartphone erkennen, wenn:

  • im Kontextmenü des Dokuments die Funktionen Einchecken - Symbol Einchecken und Änderungen verwerfen - Symbol Änderungen verwerfen angezeigt werden.

  • in der Detailvorschau das Symbol Ausgecheckt durch andere - Symbol bzw. Ausgecheckt durch mich - Symbol angezeigt wird (siehe Die Detailvorschau).

  • im Kontextmenü des Dokuments keine Löschen - Symbol Löschen-Funktion angeboten wird.

Sie können auch nach ausgecheckten Dokumenten suchen (siehe Basisparametersuche).

Einchecken

Ausgecheckte Dokumentdateien müssen Sie nach dem Bearbeiten wieder einchecken. Erst danach können Sie von anderen Benutzern bearbeitet werden. Für das Einchecken stehen Ihnen verschiedene Wege zur Verfügung:

Ausgecheckte Dokumente können nur von dem Benutzer eingecheckt werden, von dem sie ausgecheckt wurden. Ebenso kann es nur an dem Arbeitsplatz eingecheckt werden, an dem es ausgecheckt wurde.

Ausgecheckte Dokumente anderer Benutzer können von Benutzern mit der Systemrolle 'Auschecken für andere rückgängig machen' bzw. mit der Systemrolle 'Supervisor' wieder eingecheckt werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

Wenn Dokumentdateien, die zum Bearbeiten ausgecheckt wurden, zwischenzeitlich im lokalen Dateisystem gelöscht worden sind, dann wird beim Eincheck-Versuch ein Hinweis angezeigt und der Dialog Inhalt einchecken wird geöffnet. Sie haben nun die Möglichkeit, eine andere Datei hochzuladen, um das Dokument in enaio® einzuchecken.

Wenn Sie die geänderte Dokumentdatei nicht wieder hochladen möchten bzw. können weil sie gelöscht wurde, dann können Sie mit Hilfe der Kontextmenü-Funktion Änderungen verwerfen - Symbol Änderungen verwerfen das Dokument wieder im Ausgangszustand einchecken.

Bei enaio® webclient als Desktop-Anwendung und enaio® mobile sind noch einige Besonderheiten beim Einchecken zu beachten:

Dokumentdateien, welche in enaio® webclient als Desktop-Anwendung mit externen Anwendungen verknüpft sind, werden beim Öffnen und Bearbeiten nicht ausgecheckt (siehe Mit externen Anwendungen verknüpfte Dokumente bearbeiten). Ebenso werden Dokumentdateien, die Sie in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und in enaio® mobile im Offline-Modus bearbeiten nicht ausgecheckt (siehe Dokumentinhalt offline bearbeiten).

Aus- und einchecken mit dem enaio® office-365-dashlet

Bei der Dokumentenbearbeitung mit Microsoft Office 365 sind die Zugriffsbeschränkungen etwas anders geregelt:

  • Wenn ein Benutzer in enaio® eine Dokumentdatei zum Bearbeiten über das enaio® office-365-dashlet öffnet, dann ist die Dokumentdatei erst ausgecheckt, wenn der Benutzer die ersten Änderungen in der Dokumentdatei in der Microsoft Office 365-Cloud vornimmt. Bis dahin können andere Benutzer die Dokumentdatei in einer anderen Anwendung öffnen und bearbeiten. In solch einem Fall wird der Bearbeiter in Office 365 durch eine Meldung daraufhin gewiesen, dass Änderungen die in der Cloud in der Dokumentdatei vorgenommen wurden nicht in enaio® gesichert werden können.

  • Mit dem enaio® office-365-dashlet ausgecheckte Dokumente sind in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. nicht mit einem Statussymbol gekennzeichnet.

  • Mit dem enaio® office-365-dashlet ausgecheckte Dokumentdateien können durch andere enaio®-Benutzer gemeinsam in der Cloud bearbeitet werden (siehe Dokumente gemeinsam mit Microsoft Office 365 bearbeiten).

  • Das in der Microsoft Office 365-Cloud bearbeitete Dokument wird erst wieder eingecheckt, wenn der letzte Bearbeiter das Dokument schließt.