Dokumente gemeinsam mit Microsoft Office 365 bearbeiten

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Die Bearbeitung von Microsoft Office-Dokumenten mit Hilfe des enaio® office-365-dashlet wird von enaio® webclient, enaio® webclient als Desktop-Anwendung, enaio® client und von enaio® coLab unterstützt. Nicht jedoch von enaio® mobile bzw. auf mobilen Endgeräten, wie Tablets und Smartphones.

Wenn Ihr enaio®-System entsprechend konfiguriert ist, dann können Sie über das enaio® office-365-dashlet Microsoft Office-Dokumente nicht nur in der Cloud, sondern auch gemeinsam mit anderen enaio®-Benutzern bearbeiten. Damit dies möglich ist, sind bei der Dokumentenbearbeitung mit Microsoft Office 365 die Zugriffsbeschränkungen etwas anders geregelt.

Wenn ein Benutzer in enaio® eine Dokumentdatei zum Bearbeiten über das enaio® office-365-dashlet öffnet, dann ist die Dokumentdatei erst ausgecheckt, wenn der Benutzer die ersten Änderungen in der Dokumentdatei in der Microsoft Office 365-Cloud vornimmt. Bis dahin können andere Benutzer die Dokumentdatei in einer anderen Anwendung öffnen und bearbeiten. In solch einem Fall wird der Bearbeiter in Microsoft Office 365 durch eine Meldung daraufhin gewiesen, dass Änderungen, die in der Cloud in der Dokumentdatei vorgenommen wurden, nicht in enaio® gesichert werden können.
Mit dem enaio® office-365-dashlet ausgecheckte Dokumente sind in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. nicht mit einem Statussymbol gekennzeichnet.
Mit dem enaio® office-365-dashlet ausgecheckte Dokumentdateien können durch andere enaio®-Benutzer gemeinsam in der Cloud bearbeitet werden.
Das in der Microsoft Office 365-Cloud bearbeitete Dokument wird erst wieder eingecheckt, wenn der letzte Bearbeiter das Dokument schließt.

enaio® unterstützt die Bearbeitung von Microsoft Word-, Excel- und Power Point-Dokumenten mit Microsoft Office 365. Ältere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.doc, *.xls, *.ppt) müssen beim Bearbeiten in neuere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.docx, *.xlsx, *.pptx) umgewandelt werden.

Schritte, mit denen Sie Dokumente mit Hilfe des enaio® office-365-dashlet bearbeiten

Sie benötigen einen Microsoft Office 365-Account einschließlich Ihrer Anmeldedaten. Bei dem zu bearbeitenden Dokument, muss es sich ein um W-Dokument handeln, welches mit Microsoft Office 365 bearbeitet werden kann.

Wählen Sie ein Microsoft Office-Dokument, dessen Dokumentinhalt mit Microsoft Office 365 bearbeitet werden soll (z. B. in einer Trefferliste, im Eingangskorb oder an einem Standort), aus.
Klicken Sie in der Inhaltsvorschau auf das Office 365-Symbol.

Im Vorschaubereich wird das Microsoft Office 365-Dashlet mit den Registerkarten Office 365 und Aktionen angezeigt.
Abhängig vom Dateityp des ausgewählten Dokuments wird in der Registerkarte Office 365 folgendes angezeigt:
1. Bei Microsoft Office 365-Dokumenten
  
  Eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft Office 365-Dokuments.
2. Bei ältere Microsoft-Office-Dokumenten
  
  Der Dialog Dateikonvertierung, der Sie auffordert, das ältere Microsoft Office-Dokument (*.doc, *.xls, *.ppt) in das neue Microsoft Office-Dateiformat (*.docx, *.xlsx, *.pptx) zu konvertieren.
  
  Klicken Sie dazu im Dialog auf die Schaltfläche Konvertieren, wenn Sie das Dokument mit Microsoft Office 365 bearbeiten wollen.
  
  Das Dateiformat wird umgewandelt und als neue Variante in enaio® eingefügt (siehe Varianten verwalten).
  
  In der Registerkarte Office 365 wird eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft-Office-365-Dokuments angezeigt.
3. Bei Dokumenten, die keine Microsoft-Office-Dokumente sind
  
  Keine Vorschau auf den Inhalt des Dokuments. Sie haben die Möglichkeit im Microsoft Office 365-Dashlet über die Registerkarte Aktionen ein neues Dokument zu erstellen. Das neue Dokument löscht jedoch den vorhandenen Dokumentinhalt.
  
  Wie Sie ein neues Microsoft Office 365-Dokument anlegen, ist in Dokumente anlegen beschrieben.
Öffnen Sie im Microsoft Office 365-Dashlet das Dokument zum Bearbeiten.
- Bei Microsoft-Word-Dokumenten gehen Sie so vor:
  
  Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Microsoft-Office-365-Dashlets.
- Bei Microsoft-Excel-Dokumenten haben Sie mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:
  1. Klicken Sie in der Kopfzeile des Microsoft Office 365-Dashlets auf das Anzeigen-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Bearbeiten-Symbol.
  2. Klicken Sie zweimal kurz hintereinander in die Excel-Tabelle und anschließend auf die Schaltfläche Arbeitsmappe bearbeiten in der sich öffnenden Fehlermeldung.
- Bei Microsoft-Powerpoint-Dokumenten haben Sie ebenfalls mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:
  1. Klicken Sie auf das Im Browser bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Microsoft-Office-365-Dashlets.
  2. Klicken Sie in der Kopfzeile des Microsoft Office 365-Dashlets auf das Kommentare-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Kommentare hinzufügen-Symbol.
  3. Klicken Sie auf das Bearbeitungsansicht-Symbol in der Fußzeile des Microsoft Office 365-Dashlets.
In Ihrem Browser bzw. in der Desktop-Anwendung wird ein neuer Tab mit dem Anmeldedialog für Microsoft Office 365 geöffnet.

Wenn Sie bei Microsoft Office 365 schon angemeldet sind, dann fallen die folgenden Schritte der Anmeldung weg und das Dokument wird gleich in einem eigenen Tab zum Bearbeiten angezeigt.
Melden Sie sich bei Microsoft Office 365 an und geben Sie dazu Ihren Microsoft Office 365-Anmeldenamen und Ihr -Kennwort ein.

Nach der erfolgreichen Anmeldung wird im Tab die dem ausgewählten Dateiformat entsprechende Anwendung Word, Excel oder Powerpoint angezeigt.
Bearbeiten Sie das Dokument im Tab.

Das Dokument wird in enaio® ausgecheckt.

In der Kopfzeile der Anwendung wird die Objekt-ID sowie der Speicherstatus des Dokuments angezeigt. Änderungen werden automatisch zwischen gespeichert und an enaio® übertragen.
Beenden Sie die Bearbeitung des Dokuments, indem Sie auf das Schließen-Symbol des Tabs klicken.

Der Tab wird geschlossen, das bearbeitete Dokument wird gespeichert und in enaio® abgelegt.

Andere enaio®-Benutzer, die am selben Dokument arbeiten möchten, öffnen dieses Dokument ebenso wie der Erstbenutzer und wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dieser Seite beschrieben. Im zu bearbeitenden Microsoft Office 365-Dokument wird der weitere enaio®-Benutzer, entsprechend den Gegebenheiten von Microsoft angezeigt. Lesen Sie dazu und zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten die entsprechenden Hilfen von Microsoft Office 365 .

Nachdem der letzte enaio®-Benutzer das gemeinsam bearbeitete Dokument schließt, werden die Änderungen gespeichert und das Dokument wieder in enaio® eingecheckt.

Wenn Sie den Inhalt eines Objekts bearbeitet haben, wird die Bearbeitung automatisch als Ereignis in der Historie des Objekts gespeichert (siehe Objekthistorie). Wenn mehrere enaio®-Benutzer den Inhalt eines Objekts mit Microsoft Office 365 bearbeiten, wird die Bearbeitung jedes einzelnen Benutzers als Ereignis in der Historie des Objekts gespeichert.

Je nachdem, ob Sie ein Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokument ausgewählt haben, werden im Dashlet verschiedene Microsoft-Funktionen angeboten, von denen einige in Das enaio® office-365-dashlet kurz vorgestellt werden.