Partages coLab

enaio® client • 11.0 »

Vous pouvez utiliser l'extension optionnelle enaio® coLab Lien externe - Icône pour rendre les classeurs et registres enaio® et les objets qu'ils contiennent accessibles à d'autres utilisateurs qui n'ont pas accès à enaio®.

Configurer des partages coLab

Pour le partage de documents enaio®, des espaces de projet sont créés à l'aide d'enaio® coLab. Dans les espaces de projet, vous et vos partenaires externes pouvez accéder via un navigateur aux documents enaio® qui y sont classés et les télécharger pour les modifier, les partager et les charger à nouveau. De même, de nouveaux documents peuvent être chargés dans les espaces de projet et classés dans le système d'ordre enaio®.

Pour pouvoir créer un espace de projet, l'application enaio® coLab-Project-Room-Creator doit avoir été installée par votre administrateur dans votre enaio® client. Veuillez contacter votre administrateur si vous avez des questions.

Les espaces de projet enaio® coLab peuvent être créés avec n'importe quel client enaio® (voir enaio® coLab Lien externe - Icône). Avec les droits correspondants, les utilisateurs enaio® peuvent créer autant d'espaces de projet qu'ils le souhaitent. L'interface utilisateur externe d'enaio® coLab vous permet de contrôler l'échange de documents depuis et vers enaio®.

L'aide d'enaio® coLab donne une description détaillée des procédures suivantes :

  • Comment créer, gérer et supprimer des espaces de projet

  • Comment inviter des participants et gérer leurs droits d'accès

  • Comment gérer et modifier les documents enaio® mis à disposition ou importer des documents externes

  • Comment créer des tâches et des messages pour la collaboration avec les utilisateurs externes

Marquage des classeurs et registres coLab

Les classeurs et registres qui ont été partagés avec des utilisateurs externes dans enaio® à l'aide d'enaio® coLab (espaces de projet) ont un marquage spécial.

Icône Description

Objet enaio® coLab dans les listes de résultats - Icône

Identifie, dans une liste d’objets (par exemple dans les listes de résultats ou à un emplacement), un classeur ou un registre qui se trouve dans un espace de projet coLab.

L'icône s'affiche dans la colonne statique Lien – icône Lien.

Objet enaio® coLab dans l'arborescence de navigation - Icône

Identifie, dans une arborescence des registres, un classeur ou un registre qui se trouve dans un espace de projet coLab.

Objet enaio® coLab avec lien dans les listes de résultats - Icône

Identifie, dans une liste d’objets (par exemple dans les listes de résultats ou à un emplacement), un classeur ou un registre qui se trouve dans un espace de projet coLab et qui possède en plus des liens.

L'icône s'affiche dans la colonne statique Lien – icône Lien.

Objet enaio® coLab avec lien dans l'arborescence de navigation - Icône

Identifie, dans une arborescence des registres, un classeur ou un registre qui se trouve dans un espace de projet coLab et qui possède des liens.

Si vous créez, copiez, déplacez ou liez des documents dans des classeurs ou des registres marqués d'une icône coLab, ces documents peuvent être accessibles à des utilisateurs externes qui n'ont normalement pas accès aux documents enaio®.
Veuillez également noter que la colonne statique Liens peut être masquée (voir Volet 'Champs' ).

Annuler les partages coLab

Les espaces de projet coLab, et donc le partage des classeurs et des registres dans enaio®, ne peuvent être complètement annulés que dans enaio® coLab (voir enaio® coLab Lien externe - Icône). Si, avec des partages coLab, vous supprimez des classeurs et des registres marqués dans enaio®, les classeurs, les registres et les documents qu'ils contiennent seront également supprimés dans l'espace de projet enaio® coLab, mais l'espace de projet avec ses messages et ses tâches sera conservé.