Modifier les données d’indexation

Ces paramétrages facilitent le remplissage du formulaire et la recherche. Si vous ne respectez pas les standards, vous recevez un message d’erreur dès que vous essayez d'enregistrer les données d'indexation. Le champ concerné est surligné en jaune.

L'administrateur peut définir quels caractères peuvent être saisis dans un champ et leur nombre. Exemple : seulement cinq chiffres pour un code postal.

Les champs de texte peuvent être remplis à l'aide de la saisie automatique. Dès que vous avez saisi trois caractères, les termes préexistants commençant par ces caractères s’affichent et peuvent être repris.

Vous devez saisir la date dans un champ de date dans l'un des formats suivants : 01.02.2019, 1.2.2019, 1.2.19, 01022019, 010219. Lorsque, pour l’année, un nombre à deux chiffres est saisi, 1900 est ajouté aux valeurs égales ou supérieures à 50. Aux valeurs inférieures à 50, s'ajoute 2000. Si vous ajoutez seulement un jour, le mois et l'année en cours seront automatiquement ajoutés.

L’heure doit être saisie dans le champ réservé à l’heure en respectant le format suivant : 13:12:11. Si vous n'indiquez que les heures et les minutes, 00 est ajouté pour les secondes. Si vous n’indiquez qu’un chiffre pour les heures, les minutes ou les secondes, celui-ci est précédé d’un 0.

Si vous n'indiquez que la date dans un champ date/horaire, l'heure affichée est 00:00:00. Si vous n'indiquez ni les minutes ni les secondes, 00 sera systématiquement ajouté. Si vous n’indiquez qu’un chiffre pour les heures, les minutes ou les secondes, celui-ci est précédé d’un 0. Si vous n'indiquez pas l'année, l'année en cours s'affiche automatiquement.

Si l'administrateur a activé l'entrée de date et d'heure au format local, ces données seront saisies dans un format correspondant aux paramètres régionaux de Windows.

Dans les masques d’indexation et dans les listes d’objets (par exemple dans les listes de résultats, les emplacements, les porte-documents ou les boîtes de réception des abonnements et des rappels), les valeurs numériques négatives peuvent être représentées par des signes rouges dans les champs décimaux et dans les contrôles de tableaux décimaux. Cette fonction peut être activée ou désactivée par les utilisateurs dans les Paramètres > Autres > Mettre en évidence les nombres décimaux négatifs (voir Mettre en évidence les nombres décimaux négatifs).

Un masque d'indexation peut contenir des cases à cocher. Pour cocher ou décocher une case, marquez-la à l'aide de la souris ou de la barre d'espacement du clavier.

Un masque d'indexation peut contenir des boutons d'option. Les boutons d’option sont réunis dans un champ de groupe. Vous pouvez choisir l'une des options en cliquant à l'aide de la souris ou en appuyant sur la barre d'espace.

Certains champs peuvent être préremplis, par exemple avec la date du jour. Votre administrateur peut également déterminer si vous pouvez ou non écraser les données prédéfinies.

Les masques d'indexation peuvent également contenir des champs obligatoires. Les champs obligatoires sont soulignés dans le masque d'indexation.

Contrairement aux autres champs, ils doivent obligatoirement être renseignés. Si vous ne remplissez pas un champ obligatoire, vous recevez un message d'erreur dès que vous essayez d'enregistrer les données d'indexation.

Les champs peuvent également être des champs clés. Les entrées dans les champs clés ne doivent pas être les mêmes pour deux documents, classeurs ou registres. enaio® vérifie pour ces champs si les entrées existent déjà dans les données d'indexation d'un autre objet. Les champs clés apparaissent en italique dans le masque d'indexation.

Outre les champs et éléments déjà configurés pour l'indexation, il est également possible de placer des éléments graphiques sur le masque, par exemple des fonds d'écran, des graphiques, des textes mais aussi des fenêtres, dans lesquelles s'affichent des sites Internet.

Pour chaque champ et chaque bouton, l’administrateur peut installer des info-bulles qui vous expliquent les fonctions et les particularités des champs. L'info-bulle s'affiche lorsque vous déplacez votre souris sur le champ ou le bouton correspondant.

Les catalogues facilitent le remplissage des masques d'indexation. Les catalogues sont liés et configurés par votre administrateur avec des champs dans les masques d'indexation de certains types d'objet (voir Catalogues).

Les AddOns vous permettent d’intégrer des fonctions supplémentaires dans enaio® client. Les AddOns sont liés et configurés par votre administrateur avec des champs dans les masques d'indexation de certains types d'objet (voir AddOns).

Les masques d'indexation peuvent également contenir des multi-champs. La saisie de plusieurs valeurs est autorisée dans un multi-champ. C'est votre administrateur qui détermine si les champs autorisent un remplissages multiple (et lesquels, le cas échéant) et si les multi-champs sont modifiables (voir Multi-champs).

L’administrateur peut activer un avertissement de sécurité pour tout le système avant la sauvegarde des données d'indexation. Vous ne pouvez pas désactiver l'avertissement de sécurité.