Arbeiten mit Workflows

Über den Workflow erzeugen Sie prozessorientiert Daten und Dokumente anhand von eingerichteten Workflowmodellen.

Ein Workflowmodell legt fest,

• welche Benutzer den modellierten Workflow starten können,

• welche Aktivitäten aufeinander folgen,

• woraus eine Aktivität besteht,

• welche Benutzer eine Aktivität als Arbeitsschritt ausführen,

• Objekte in die Akte eines Workflows gelegt werden dürfen,

• welche Daten und Dokumente von einem Arbeitsschritt zum nächsten weitergeleitet werden,

• welche Fristen eingehalten werden müssen,

• wie ein Workflow endet.

Workflow-Eingangskörbe, -masken und -akten

Workflows steuern Sie über Eingangskörbe (siehe Die Workflow-Eingangskörbe).

Es gibt einen Korb für Workflows, die Sie starten können, und Körbe für die Arbeitsschritte laufender Workflows, die Ihnen zugeordnet sind, mit Informationen zu einem laufenden Workflow und den Arbeitsschritten.

Daten innerhalb eines Workflows erzeugen Sie über Workflowmasken (siehe Die Workflowmaske). Jedem Arbeitsschritt kann eine eigene Workflowmaske zugeordnet werden. Wie auf Indexdatenmasken finden Sie auf der Workflowmaske unterschiedliche Felder, in die Sie Daten eingeben.

Zu einem Workflow kann eine Akte gehören (siehe Die Workflowakte). In dieser Akte werden Dokumente verwaltet, die dem aktuellen Arbeitsschritt zugeordnet sind oder die Sie innerhalb des Arbeitsschritts erstellen und bearbeiten.

Arbeitsschritte starten, personalisieren und weiterleiten

Haben Sie einen Arbeitsschritt abgeschlossen, leiten Sie die Daten weiter (siehe Arbeitsschritte weiterleiten). Alle Benutzer, denen der folgende Arbeitsschritt zugeordnet ist, finden den Arbeitsschritt in einem ihrer Eingangskörbe und können ihn starten. Für Arbeitsschritte einer Ad-hoc-Aktivität können Benutzer die folgenden Aktivitäten und Benutzer festlegen.

Als Benutzer des Workflows haben Sie, unabhängig von Ihrer Gruppenzugehörigkeit, eine Workflowrolle. Die Rolle legt fest, welche Workflows Sie starten können und welche Arbeitsschritte Sie ausführen können.

Sobald Sie einen Arbeitsschritt starten, wird er automatisch personalisiert (siehe Arbeitsschritte starten). Anderen Benutzern mit gleicher Rolle wird der Arbeitsschritt dadurch nicht mehr angezeigt. Falls Sie den Arbeitsschritt doch nicht oder nicht alle Arbeitsschritte ausführen wollen, können Sie die Personalisierung aufheben. Der Arbeitsschritt kann dann von anderen Benutzern mit gleicher Rolle aus- oder weitergeführt werden.

Die Funktion der automatischen Personalisierung eines Workflows beim Öffnen eines Arbeitsschrittes durch einen Benutzer, kann in den Einstellungen von enaio® client aufgehoben werden (siehe Personalisierung aufheben für nicht gespeicherte Workflows ). Dadurch werden Workflows nicht automatisch personalisiert, wenn keine Daten in den geöffneten Arbeitsschritt eingegeben und gespeichert werden.

Wenn ein Arbeitsschritt schon personalisiert ist, dann wird beim Öffnen und Schließen des Arbeitsschritt die Personalisierung nicht aufgehoben, egal ob neue Daten eingegeben oder nicht eingegeben wurden oder ob Änderungen gespeichert bzw. nicht gespeichert wurden. Beim Weiterleiten eines Arbeitsschrittes wird die Personalisierung automatisiert aufgehoben.

Es gibt Arbeitsschritte, die parallel von mehreren Benutzern ausgeführt werden können, beispielsweise bei Abstimmungen. Diese Arbeitsschritte haben keine Personalisierung.

Abwesenheit und Stellvertretung

Damit ein Workflow nicht unbearbeitet bleibt, weil Sie abwesend sind, melden Sie Ihre Abwesenheit (siehe Abwesenheit und Stellvertretung). Benutzer mit gleicher Rolle können dann Ihre personalisierten Arbeitsschritte weiterführen. Für den Fall, dass es keine Benutzer mit gleicher Rolle gibt oder alle Benutzer mit gleicher Rolle abwesend sind, werden im Workflowmodell Stellvertreter benannt. Ein Stellvertreter kann Ihre personalisierten Arbeitsschritte weiterführen und auch alle anderen Workflows und Arbeitsschritte ausführen, für die kein Benutzer mit Ihrer Rolle anwesend ist.