Die Workflowakte

Einem Arbeitsschritt ist eine Akte zugeordnet. Über die Akte können innerhalb eines Workflows Objekte erstellt oder bestehende Objekte zur Information eingefügt und mitgeführt werden.

Starten Sie einen Arbeitsschritt, finden Sie im Workflowfenster die Registerkarte Akte mit dem Inhalt der Akte.

Die Akte hat einen Bereich für Objekte, die bearbeitet werden, und einen Infobereich für Objekte, die zur Information angehängt werden können. Für beide Bereiche kann im Workflowmodell festgelegt werden, ob und wie die Objekte bearbeitet werden können und welche Objekte von Ihnen neu eingefügt werden können. Objekte, über die ein Workflow gestartet wurde, können nicht aus der Akte entfernt bzw. auch nicht zwischen beiden Bereichen verschoben werden.

Der Infobereich kann deaktiviert werden.

Objekte fügen Sie in die Akte ein, indem Sie sie mit der Maus auf den Arbeitsbereich oder den Infobereich ziehen. Sie können so ebenfalls Objekte aus dem Dateiablagesystem oder aus Ihrem E-Mail-Programm in die Akte ziehen.

Objekte in der Akte sind, wie auch in Trefferlisten, mit ihren typspezifischen Symbolen, Dokumente zusätzlich mit Archivierungs- und Statussymbolen gekennzeichnet. Über die Eigenschaft eines Objekts kann unabhängig von der Akte eingesehen werden, an welchen Workflowprozessen Objekte beteiligt sind.

Dokumente und Register, die noch keinen Standort im Archiv haben, befinden sich in der Workflowablage und sind besonders gekennzeichnet. Jeder Benutzer, der die Workflowakte einsehen darf, kann auch auf diese Dokumente und Register aus der Workflowablage zugreifen.

Wollen Sie für solche Objekte einen Standort festlegen, ziehen Sie das Dokument mit der Maus in ein geöffnetes Ordner- oder Registerfenster. Sobald Objekte aus der Workflowakte einen Standort in enaio® haben, können nur noch Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten diese Objekte einsehen.

Ist ein Dokument ohne Typ, ordnen Sie über die Funktion Indexdaten aus dem Kontextmenü einen Typ zu und indexieren das Dokument über die typspezifische Indexdatenmaske. Erst dann können Sie den Standort festlegen.

Im Workflowmodell ist festgelegt, ob und wie die Objekte bearbeitet werden können und welche Objekte von Ihnen erstellt oder neu eingefügt werden können.

Bearbeitungsfunktionen erreichen Sie, wie auch in Trefferlisten und Ordnerfenstern, über das Menüband und das Kontextmenü.

Auf der Menüband-Registerkarte Akte finden Sie dieselben Funktionen zur Bearbeitung von Geschäftsobjekten, wie auf der Menüband-Registerkarte Treffer und Menüband-Registerkarte Ordner (siehe Ordnertrefferliste).

Objekte können Sie aus Trefferlisten, Ordnern und Ihrer Ablage mit der Maus in den Arbeitsbereich oder in den Infobereich ziehen. Ein Verweis auf das Objekt wird in die Akte eingefügt. Innerhalb der Akte können Sie ebenfalls Objekte mit der Maus von einem Bereich in den anderen ziehen (bis auf Objekte, über die ein Workflow gestartet wurde).

Wenn Sie ein Objekt aus der Akte in einen Ordner oder ein Register ziehen, können Sie dem Dokument einen anderen Standort zuweisen. Das Dokument behält dabei den Dokumenttyp und die Inhaltsdaten. Sie können angeben, ob die übrigen Standorte beibehalten und oder entfernt werden sollen. Werden die übrigen Standorte beibehalten, hat das Dokument künftig mehrere Standorte.

Für diese Aktion können Sie ein Standardverhalten festlegen und den Dialog ausschalten. Über Ihre Einstellungen (siehe Bereich 'Bestätigen' ) kann der Dialog wieder zugeschaltet werden.