Anfragen nach Dokumenten

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Im Unterschied zur Anfrage nach Ordnern und Registern können Sie bei der Anfrage nach Dokumenten mit mehreren Anfragemasken arbeiten (siehe Kombinierte Anfragen).

Bevor Sie eine Anfrage starten, können Sie über das Kontextmenü der Anfragemaske die Anzahl der Treffer ermitteln lassen und so feststellen, ob Ihre Suchkriterien exakt genug sind, um eine übersichtliche Trefferliste zu erhalten.

Die Trefferlisten können alphanumerisch bzw. natürlich sortiert werden (siehe Einstellungen).

Sie können einstellen, welche Felder der Indexdatenmaske als Spalten in einer Trefferliste angezeigt werden sollen (siehe Einstellungen für die Trefferliste).

Ordnertypen und Dokumenttypen

Dokumente liegen immer in einem Ordner. Suchen Sie ein Dokument, müssen Sie in der Objektsuche den Ordnertyp öffnen, in dem das Dokument liegt. Eine Dokumentenanfrage über unterschiedliche Ordnertypen ist nicht möglich.

Dokumente haben immer einen Dokumenttyp. Auch den Dokumenttyp müssen Sie für eine Dokumentenanfrage in der Objektsuche auswählen.

Wenn Sie eine Anfragemaske öffnen, dann wird die Menüband-Registerkarte Indexdaten geöffnet. Auf dem Menüband finden Sie folgende Funktionen:

Funktionen der Menüband-Registerkarte Indexdaten

Menüband-Gruppe

Beschreibung

Kombinierte Suche

Hinzufügen

Sie können Anfragemasken kombinieren (siehe Kombinierte Anfragen).

Kombinierte Suche - Entfernen - Symbol

Entfernen

Haben Sie Anfragemasken kombiniert, können Sie die Anfragemaske der obersten Registerkarte wieder entfernen.

Suche

	Ausführen Damit starten Sie die Anfrage.
	Anzahl ermitteln Die Anzahl der Treffer, die Ihren Suchkriterien entsprechen, wird angezeigt.
	Speichern Damit speichern Sie die Anfragemaske oder die kombinierten Anfragemasken als Anfrage (siehe Gespeicherte Anfragen).
	Abonnieren Sie abonnieren eine Anfrage (siehe Anfragen abonnieren).
	Seite zurücksetzen Alle Einträge in den Feldern der Anfragemaske in der obersten Registerkarte werden gelöscht.
	Anfrage zurücksetzen Alle Einträge in den Feldern aller Anfragemaske in einer kombinierten Anfrage werden gelöscht (siehe Kombinierte Anfragen).

Bearbeiten

Kombinierte Suche - Expertenmodus - Symbol

Expertenmodus

Sie öffnen die Anfragemaske im Expertenmodus. Im Expertenmodus erstellen Sie logische Bedingungen für die Anfrage nach den Indexdaten von Feldern (siehe Anfragen im Expertenmodus).

Kombinierte Suche - Variablen - Symbol

Variablen

Sie können eine Anfrage als 'Anfrage mit Variablen' speichern (siehe Anfragen mit Variablen ).

Wählen Sie als Anfrageverhalten (siehe Bereich 'Anfrageverhalten' ) die Option Ordnerliste, erhalten Sie eine Liste der Ordner, in denen die angefragten Dokumente liegen. Wählen Sie die Option Registerliste, erhalten Sie eine Liste der Register, in denen die angefragten Dokumente liegen.

Volltext-Dokumenttypen

Die Anfragemaske von Dokumenttypen, für die eine Volltextindexierung eingerichtet wurde, erhält einen zusätzlichen Bereich für die Volltextanfrage.

Im Bereich Volltext tragen Sie Begriffe ein, nach denen der Volltextindex durchsucht wird. Sie können Begriffe logisch kombinieren und Platzhalter verwenden (siehe Volltextsuche – Kombinationen und Platzhalter).

Über die Schaltfläche Hilfe im Bereich Volltext öffnen Sie die Beschreibung zu Kombinationen von Suchbegriffen und Platzhaltern.

Die Anfrage über die Indexdaten und die Anfrage über den Volltextindex werden durch das logische UND kombiniert.

Der Volltextindex kann, je nach Konfiguration, alle Begriffe aus dem Inhalt der Dokumente, alle Begriffe aus den Indexdaten der Dokumente oder beides enthalten.