Journaling-Konfiguration

Das Journaling erlaubt keine Ablage in benutzerspezifischen Ordnern.

Haben Sie ein oder mehrere Journaling-Postfächer in Microsoft Exchange eingerichtet, kann zusätzlich sichergestellt werden, dass alle E-Mails in enaio® nur einmal abgelegt werden.

E-Mails erhalten über das Journaling eine ID, die bei der Ablage in enaio® in einem Feld der Datenmaske gespeichert wird. Vor einer Ablage wird geprüft, ob ein Objekt mit dieser ID bereits vorliegt. Ist das der Fall, wird die E-Mail nicht erneut abgelegt, sondern ein Verweis erzeugt.

Bei der Ablage von Journaling-E-Mails wird die Optionen Single Instancing nicht angewendet, da durch die Journalingfunktion eine Deduplizierung der gesamten E-Mail stattfindet und ein Abtrennen der Anlagen dadurch überflüssig wird. E-Mails, die nur in den Benutzerpostfächern enthalten sind, werden weiterhin wie gewohnt separiert abgelegt.

Das Einbinden des Journaling konfigurieren Sie mit folgenden Schritten:

• enaio® Objektdefinition

  Den Dokumenttyp 'E-Mail' erweitern Sie im enaio® editor um zwei Textfelder mit mindestens 32 Zeichen. Die Felder benötigen interne Namen.

• Benutzergruppe

  Über den Einstellungsbereich Benutzer legen Sie eine Benutzergruppe an, die als Benutzer die Benutzer der Journaling-Postfächer in Microsoft Exchange hat.

• Aktion

  Bei der Konfiguration der Aktionen verknüpfen Sie die Aktion, die als erste Aktion die E-Mails übernimmt, mit dem Journaling-Postfach, geben die Benutzergruppe und das Feld des Dokumenttyps E-Mail an.

  Bei Verwendung von mehr als einem Journaling-Postfach geben Sie einen Namen an, unter dem alle Journal-E-Mails beim enaio® server gespeichert werden.

  Sie geben als Schlüsselfelder die beiden Textfelder über deren interne Namen an.

• Profil

Über das Profil bzw. die Profil-Prioritäten muss sichergestellt werden, dass alle E-Mails des Journaling-Postfachs zeitlich vor allen anderen Benutzerpostfächern abgelegt werden.

In der Auswahlliste der Aktionen findet sich zu jeder Journal-Aktion ein Eintrag 'Benutzerpostfach-Ablage für <Journalaktion>'. Dieser sollte für die Ablage der Benutzerpostfächer verwendet werden. Alternativ kann wie bisher bei der Ablage der Benutzerpostfächer dieselbe Aktionskonfiguration verwendet werden, wie bei der Journalablage.

Nur so erreichen Sie für die Postfachablage:

• dass in den OS Benutzerordnern nach E-Mailverknüpfungen gesucht wird, die bereits bei der Journalablage durch die Option Journal E-Mails bei Ablage in Benutzerpostfächer verlinken angelegt wurden,

• dass, falls dieses nicht zutrifft, im Journal-Ordner nach der abzulegenden E-Mail gesucht wird und, falls erfolgreich, im Benutzerordner eine Verknüpfung angelegt wird.