Microsoft Teams Services

enaio® 11.0

Die Services 'msteams-client' und 'msteams-actions' ermöglichen das Einbinden von Dokumenten in Microsoft Teams.

enaio®-Benutzer können enaio®-Dokumente in Microsoft Teams einstellen und so Microsoft Teams-Benutzern den Zugriff auf enaio®-Dokumente und deren Indexdaten gewähren. Falls der enaio®-Benutzer dieses beim Einstellen erlaubt, können Microsoft Teams-Benutzer Dokumente bearbeiten und wieder hochladen.

enaio®-Benutzer erzeugen in enaio® für ein Dokument ein zeitlich begrenzt gültiges Token, fügen dieses in die enaio®-App für Microsoft Teams ein und legen fest, ob das Bearbeiten erlaubt ist. Die enaio®-App für Microsoft Teams zeigt dann das Dokument und die Indexdaten an.

Wird ein Dokumente bearbeitet, wird die E-Mail-Adresse des Microsoft Teams Benutzers in der Dokumenthistorie angezeigt.

Ist Office 365 installiert und aktiviert, dann können Dokumente dort bearbeitet werden.

Konfiguration der Services

Die MS-Teams-Services werden über enaio® service-manager installiert. Falls enaio® gateway und enaio® service-manager auf verschiedenen Servern installiert sind, dann sind folgende Konfigurationen notwendig.

msteamsactions-prod.yml

Die Konfigurationsdatei msteamsactions-prod.yml aus dem Verzeichnis \service-manager\config\ muss erweitert werden:

gateway:
  proxy:
    osrenditioncache: "http://<gateway-IP>"
    osrest: "http://<gateway-IP>"
    msteamsactions: "http://<msteams-actions-IP>:7112/"
                                                            

Die Adresse von enaio® gateway und von enaio® service-manager mit den MS-Teams-Services muss entsprechend Ihrer Installation angegeben werden. Der Standard-Port des Services 'msteams-actions' ist 7112.

enaio® gateway: application-prod.yml

Angepasst wird ebenfalls die Datei application-prod.yml aus dem Verzeichnis \services\OS_Gateway\apps\os_gateway\config:

endpoints:
  - endpoint:
    name: msteamsactions
    url: 'http://<msteams-actions-IP>:7112'
                                                            

Die Adresse von enaio® service-manager mit den MS-Teams-Services muss entsprechend Ihrer Installation angegeben werden. Der Standard-Port des Services 'msteams-actions' ist 7112.

CORS-Zugriffe

Ebenfalls angepasst werden muss die Konfiguration von enaio® gateway:

Erweitern Sie die Datei application-prod.yml aus dem Verzeichnis \services\OS_Gateway\apps\os_gateway\config\ um folgenden Eintrag:
```
cors.enabled: true
cors.allowed.headers: "x-enaio-data"
```
Erweitern Sie die Datei msteamsactions-prod.yml aus dem Verzeichnis \service-manager\config\ um folgenden Eintrag:

security: 
  gateway:
    cors:
      enabled: true                    
                                                                

Einschränkungen bei CORS-Zugriffen

Falls CORS-Zugriffe in der Datei application-prod.yml von enaio® gateway nicht pauschal über cors.enabled: true ermöglicht werden sollen, dann kann die Datei msteamsactions-prod.yml von enaio® service-manager wie folgt erweitert werden:

security: 
  gateway:
    cors:
      enabled: false
  allowed:
    origins: "https://msteams.prod.enaio.io"
                                                            

Konfiguration der Einbindung

Die enaio®-App für Microsoft Teams ist Bestandteil des Installationsverzeichnisses \Backend\Service-Manager. Sie wird über das Microsoft Teams Admin Center bereitgestellt und kann dann von Benutzern in Microsoft Teams als Registerkarte eingebunden werden.

Bei der Installation der enaio®-App für Microsoft Teams wird die enaio®-URL - die enaio® gateway-Adresse - und die enaio® webclient-URL - Standard: <gateway-IP/osweb> - angegeben.

Falls Adressen geändert oder falsch eingegeben wurden, wenden Sie sich bitte an den Support von OPTIMAL SYSTEMS.

Mit der Installation der MSTeams-Services wird in enaio® client das Kontextmenü von Dokumenten um die Funktion 'Freigabe für Teams' erweitert. Diese Funktion erzeugt für das Dokument ein kurzzeitig gültiges Token, das in die enaio®-App für Microsoft Teams eingefügt wird und das Dokument aufruft.

Für enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung binden Sie über die Datei tools.json einen Funktionsaufruf in das Kontextmenü ein. Die Funktion selbst hinterlegen Sie mit enaio® editor-for-events in einem Webclient-Event.

Gültigkeit des Tokens

Das Token ist als Standard 60 Sekunden lang gültig. Danach kann es nicht mehr eingefügt werden. Dieser Zeitraum kann über die Konfigurationsdatei msteamsactions-prod.yml aus dem Verzeichnis \service-manager\config\ durch folgenden Eintrag geändert werden:

token:
  duration:
    sec: 60
                                                            

Office 365

Falls Office 365 in enaio® integriert ist, dann kann die Einbindung für das Bearbeiten von Office-Dokumenten aktiviert werden.

Die Konfigurationsdatei msteamsactions-prod.yml aus dem Verzeichnis \service-manager\config\ wie folgt erweitern:

edit:
  office365:
    enabled: true
                                                            

Angepasst wird ebenfalls die Datei application-prod.yml aus dem Verzeichnis \services\OS_Gateway\apps\os_gateway\config:

endpoints:
  - endpoint:
    name: msteamsactions
    url: 'http://<msteams-actions-IP>:7112'
  - endpoint:
    name: office365
    url: 'http://<office365-IP>:8099'
  - endpoint:
    name: dashlet365
    url: 'http://<dashlet365-IP>:8091'
                                                            

Die Adresse von enaio® service-manager mit den Services muss entsprechend Ihrer Installation angegeben werden.

Microsoft Teams Admin Center

Die enaio®-App für Microsoft Teams wird über das Microsoft Teams Admin Center eingebunden.

Zugriff auf das Microsoft Teams Admin Center
- Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center mit Ihren Anmeldedaten an: https://admin.microsoft.com/
- Navigieren Sie über Teams im linken Navigationsbereich zum Microsoft Teams Admin Center.
Hochladen der enaio®-App für Microsoft Team
- Navigieren Sie im Microsoft Teams Admin Center zu Teams apps > Manage apps.
- Klicken Sie auf der Toolbar auf Upload und laden Sie msteams-manifest-version.zip
- Überprüfen und genehmigen Sie die enaio®-App.
- Navigieren Sie zu Teams apps > Manage apps > enaio app > Review permission > Accept.
  
  Dieser Schritt erlaubt es enaio®-App, Daten von MS Teams abzurufen.
- Genehmigen Sie die enaio®-App, indem Sie auf Publish klicken. Dadurch wird die enaio®-App für Benutzer innerhalb Ihrer Organisation verfügbar.
Erteilen von Berechtigungen für Custom apps
- Navigieren Sie zu Teams apps > Permission policies.
  
  Sie können eine neue Richtlinie erstellen oder eine vorhandene Richtlinie ändern.
- Wählen Sie unter Custom apps die entsprechende Berechtigung aus:
  - Allow all apps, um breiten Zugriff zu gewähren.
  - Allow specific apps and block all others, um nur ausgewählte Apps zuzulassen.
  - Stellen Sie sicher, dass die enaio®-App in der Liste der erlaubten Apps enthalten ist.
- Weisen Sie die Richtlinie bestimmten Benutzern oder Gruppen innerhalb Ihrer Organisation zu, indem Sie Assign wählen und die entsprechenden Benutzer auswählen.
Optional: Konfigurieren Sie die Richtlinien für die App-Einrichtung
- Navigieren Sie zu Teams apps > Setup policies.
  
  Sie können eine neue Richtlinie erstellen oder eine vorhandene Richtlinie ändern.
- Fügen Sie unter Pinned apps die benutzerdefinierte App hinzu, wenn sie für Benutzer vorinstalliert oder angeheftet werden soll.
- Weisen Sie die Richtlinie Benutzern oder Gruppen innerhalb Ihrer Organisation zu.
Überprüfen Sie die Installation
- Öffnen Sie Microsoft Teams und überprüfen Sie, ob die enaio®-App für die Benutzer gemäß den festgelegten Richtlinien verfügbar ist.
- Prüfen Sie, ob die enaio®-App wie erwartet funktioniert.
Überwachen und Verwalten der enaio®-App
- Überprüfen Sie regelmäßig das Microsoft Teams Admin Center auf Updates, Nutzungsberichte oder Probleme mit der enaio®-App.
- Wenn Aktualisierungen vorliegen, dann können Sie eine neue Version der enaio®-App hochladen.
  - Navigieren Sie zu Teams apps > Manage apps > enaio app > Review permission > Accept.
    
    Dieser Schritt erlaubt es enaio®-App, Daten von MS Teams abzurufen.
- Um die enaio®-App zu entfernen, gehen Sie zu Manage apps und wählen Sie Delete.