Retention-Projekt

Sollen keine Indexdaten übertragen werden, sondern nur die Funktionen bezüglich der Retention Time genutzt werden (siehe Retention Management), wird ein Retention-Projekt angelegt. Das wird z. B. beim nachträglichen Setzen der Retention Time oder beim Löschen der Dokumente nach Ablauf der Aufbewarungsfrist benötigt.

Das Retention-Projekt dient vor allem dazu, das OS-System und den bzw. die technischen Schränke zu identifizieren, mit denen gearbeitet werden soll. Am Retention-Projekt ist daher eigentlich nur die Pflege der Ziel-OS-Systeme erforderlich. Die Zuordnung von Dokumentarten ist nicht notwendig.

Beim Zugriff auf ein Dokument (zum Setzen der Retention Time oder zum Löschen des Dokuments) ist dessen kompletter Verknüpfungseintrag bekannt. Das Ziel-OS-System wird über die Einstellung am Projekt ermittelt. Der Name des technischen Schranks hingegen wird aus der projektübergreifenden Repository-Zuordnung entnommen.

Falls am Retention-Projekt doch eine Dokumentart-Zuordnung vorgenommen wird, so aktiviert dies die Kopplung an das ArchiveLink-Ereignis beim Anlegen eines Verknüpfungseintrags. Dieses Projekt dann ausgeführt, wenn eine Dokumentverknüpfung angelegt wird. Es sorgt dann aber nur für das Setzen der Retention Time und überträgt keine Indexdaten.