Retention Management

Im SAP ArchiveLink® kann Dokumenten eine Aufbewarungsfrist (Retention Time) zugewiesen werden. Das Ende der Aufbewarungsfrist wird in den ArchiveLink-Verknüpfungstabellen im Feld DEL_DATE gespeichert.

enaio® data2ecm ermöglicht die Berücksichtigung der Aufbewarungsfrist beim Ablegen der Dokument-Datei im Archivsystem:

• Der Wert für die Aufbewarungsfrist eines Dokuments wird in das Archivsystem übertragen.
  Vor der Übertragung wird geprüft, ob das neue Datum größer ist als eventuell bereits vorhandene Werte der Felder 'Retention Date' und 'Planned Retention Date' im enaio®. Ansonsten wird eine Warnung erzeugt und der Wert im enaio® nicht geändert.

• Dokumente, deren maximale Aufbewarungsfrist erreicht ist, können im Archivsystem und ihr Verknüpfungseintrag im SAP gelöscht werden.

Zur Nutzung dieser Funktionalität sind Einstellungen im enaio® data2ecm-Customizing notwendig (siehe Kunde und Projekt bzw. Retention-Projekt).

Ausgabereports

Die Ausgabereports sind für Massenverarbeitung gedacht. Sie unterstützen daher die blockweise Übertragung.

Die Selektion der zu bearbeitenden Dokumente erfolgt über die Attribute der ArchiveLink-Verknüpfungstabellen. Die Verwendung der Selektionskriterien ist optional, allerdings würde eine Ausführung der Reports ohne geeignete Selektion zu extremen Laufzeiten führen.

Einziger Pflicht-Parameter ist das Ausgabeprojekt. Der hinterlegte Matchcode selektiert nur Retention-Projekte.

Zum Setzen der Retention Time dient der Report /OSGMBH/ARCHIVE_SET_RETENTION, mit dem auch über die Queue ausgegeben werden kann.

Der Report hat folgende Funktion:

Die per Selektionskriterium vorgegebenen Verknüpfungseinträge werden gelesen. Sofern das Feld DEL_DATE gesetzt ist, werden die Verwaltungsinformationen des Dokuments aus dem enaio® gelesen. Sind die Felder 'Retention Time' und 'Planned Retention Time' kleiner als das DEL_DATE aus dem Verknüpfungseintrag, wird letzterer Wert als Retention Time an das enaio übermittelt.

Zum Löschen überalterter Dokumente kann folgender Report genutzt werden: /OSGMBH/ARCHIVE_REO_RETENTION.

Der Report selektiert alle Verknüpfungseinträge, die den angegebenen Selektionskriterien entsprechen. Außerdem wird geprüft, ob das DEL_DATE des Verknüpfungseintrages kleiner als das aktuelle Tagesdatum ist. Nur solche Einträge werden behandelt.

Für jeden Verknüpfungseintrag werden zunächst die Verwaltungsinformationen aus dem Archiv gelesen und die Felder 'Retention Time' und 'Planned Retention Time' ausgewertet. Sind beide Felder nicht leer und kleiner als das aktuelle Tagesdatum, kommt das Dokument für einen Löschvorgang in Frage.

Nun werden in allen sprechenden Schränken des enaio®-Systems Dokument-Objekttypen gesucht, deren Foreign-ID der OS-ID des zu löschenden Dokuments entspricht. Dies wäre das Kennzeichen für ein Verweisdokument. Um das ArchiveLink-Dokument löschen zu können, dürfen keine Verweisdokumente existieren und es darf auch kein Fehler bei der Suche nach einem solchen Dokument aufgetreten sein.

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, dann wird das Dokument im technischen Schrank gelöscht. Dabei werden der über dem Dokument liegende Ordner und dessen gesamter Inhalt gelöscht.

Verläuft das Löschen erfolgreich, dann wird auch der Verknüpfungseintrag im SAP gelöscht.

Falls die Werte von 'Retention Time' und 'Planned Retention Time' im enaio größer sind als das Feld DEL_DATE im Verknüpfungseintrag, dann wird der größere der beiden Werte in den Verknüpfungseintrag im SAP übernommen.