Retention Management

enaio® data2ecm 11.0 »

Im SAP ArchiveLink® kann Dokumenten eine Aufbewarungsfrist (Retention Time) zugewiesen werden. Das Ende der Aufbewarungsfrist wird in den ArchiveLink-Verknüpfungstabellen im Feld DEL_DATE gespeichert.

enaio® data2ecm ermöglicht die Berücksichtigung der Aufbewarungsfrist beim Ablegen der Dokument-Datei im Archivsystem:

  • Der Wert für die Aufbewarungsfrist eines Dokuments wird in das Archivsystem übertragen.
    Vor der Übertragung wird geprüft, ob das neue Datum größer ist als eventuell bereits vorhandene Werte der Felder 'Retention Date' und 'Planned Retention Date' im enaio®. Ansonsten wird eine Warnung erzeugt und der Wert im enaio® nicht geändert.

  • Dokumente, deren maximale Aufbewarungsfrist erreicht ist, können im Archivsystem und ihr Verknüpfungseintrag im SAP gelöscht werden.

Zur Nutzung dieser Funktionalität sind Einstellungen im enaio® data2ecm-Customizing notwendig (siehe Kunde und Projekt bzw. Retention-Projekt).