Modifier des documents en collaboration avec enaio® office-365-dashlet

enaio® client 10.10

Si votre système enaio® est configuré en conséquence, vous pouvez non seulement modifier des documents sur le Cloud, mais également travailler en collaboration grâce à enaio® office-365-dashlet. Pour que cela soit possible pour les utilisateurs enaio®, les restrictions d’accès sont légèrement différentes pour la modification de documents avec enaio® office-365-dashlet :

Dans enaio®, lorsqu’un utilisateur ouvre un fichier document à modifier via enaio® office-365-dashlet, le fichier document est uniquement verrouillé lorsque l’utilisateur effectue les premières modifications dans le fichier document dans le cloud Microsoft Office 365. En attendant, d’autres utilisateurs peuvent ouvrir et modifier le fichier document dans une autre application. Dans ce cas, le responsable de modification dans Office 365 reçoit un message l’informant que les modifications apportées au fichier document dans le cloud ne peuvent pas être enregistrées dans enaio®.
Avec Microsoft Office 365, les documents verrouillés ne sont pas marqués d’une icône d’état dans les listes de résultats, à l’emplacement ou dans les boîtes de réception etc.
Avec Microsoft Office 365, les fichiers document verrouillés peuvent être modifiés en collaboration dans le cloud avec d’autres utilisateurs enaio®.

enaio® client prend en charge la modification de documents Microsoft Word, Excel et Power Point avec Microsoft Office 365. Les anciens formats de fichier Microsoft (par exemple *.doc, *.xls, *.ppt) doivent être convertis vers les nouveaux formats de fichier Windows (par exemple *.docx, *.xlsx, *.pptx).

Pour modifier des documents W à l’aide d’enaio® office-365-dashlet, procédez comme suit :

Vous avez besoin d’un compte Microsoft Office 365, y compris de vos données de connexion. Dans votre système enaio®, il est nécessaire d’avoir configuré les types d’objet correspondants pour la collaboration avec Microsoft Office 365.

Ouvrez enaio® office-365-dashlet en cliquant sur le bouton correspondant dans l'onglet du ruban AFFICHAGE > Volets.
Sélectionnez un document Microsoft Word dont le contenu doit être modifié avec Microsoft Office 365 (par exemple dans une liste de résultats, dans la boîte de réception ou à un emplacement).
Selon le type de fichier du document sélectionné, les éléments suivants s’affichent dans les onglets Office 365 :
1. Pour les documents Microsoft Office 365
  
  Un aperçu du contenu du document Microsoft Office 365.
2. Pour les anciens documents Microsoft Office
  
  Le dialogue Conversion de fichier qui vous invite à convertir l’ancien document Microsoft Office (*.doc, *.xls, *.ppt) vers le nouveau format de fichier Microsoft Office (*.docx, *.xlsx, *.pptx).
  
  Dans le dialogue, cliquez sur Convertir si vous souhaitez modifier le document avec Microsoft Office 365.
  
  Le format de fichier est modifié et ajouté dans enaio® comme nouvelle variante (voir Variantes des documents W).
  
  Dans l’onglet Office 365, un aperçu du contenu du document Microsoft Office 365 s’affiche.
3. Pour les documents qui ne sont pas des documents Microsoft Office
  
  Aucun aperçu du contenu du document. Dans enaio® office-365-dashlet, vous pouvez créer un nouveau document à l’aide de l’onglet Actions. Toutefois, le nouveau document efface le contenu de document existant. Pour savoir comment créer un nouveau document Microsoft Office 365, consultez Saisir des documents avec enaio® office-365-dashlet.
Dans enaio® office-365-dashlet, ouvrez le document à modifier.
- Pour les documents Microsoft Word, procédez comme suit :
  
  Cliquez sur l’icône Edition dans l’en-tête du dashlet.
- Vous pouvez ouvrir les documents Microsoft Excel de différentes manières :
  1. Dans l’en-tête du dashlet, cliquez sur l’icône Affichage et sur l’icône Edition dans le menu déroulant qui s’affiche.
  2. Faites un double clic dans le tableau Excel et ensuite sur le bouton Modifier le classeur dans le message d’erreur qui s’affiche.
- Vous pouvez ouvrir les documents Microsoft Power Point de différentes manières :
  1. Cliquez sur l’icône Modifier dans le navigateur dans l’en-tête du dashlet.
  2. Dans l’en-tête du dashlet, cliquez sur l’icône Commentaires et sur l’icône Ajouter des commentaires dans le menu déroulant qui s’affiche.
  3. Cliquez sur l’icône Mode Edition dans le pied de page du dashlet.
Dans le dashlet, la boîte de dialogue de connexion de Microsoft Office 365 s’ouvre.

Si vous êtes déjà connecté à Microsoft Office 365, vous pouvez ignorer les étapes de connexion suivantes. Le document s’affiche immédiatement dans le dashlet pour l’éditer.
Connectez-vous à Microsoft Office 365 en saisissant votre nom de connexion Microsoft Office 365 et votre mot de passe.

Une fois connecté, le dashlet affiche l’application Word, Excel ou Power Point correspondant au format de fichier sélectionné.
Éditez le document dans le dashlet.

Pour plus de facilité, vous pouvez détacher le dashlet de enaio® client et le glisser vers un écran séparé (voir Positionnement des éléments dans le volet de travail).

Le document est verrouillé dans enaio®.

L’ID de l’objet ainsi que l’état de la sauvegarde du document sont affichés dans l’en-tête de l’application. Les modifications sont automatiquement mises en cache et transmises à enaio®.
Pour terminer la modification d’un document, dans le volet de travail enaio® client, cliquez par exemple sur une autre entrée de la liste d’objets dans le classeur.

Vous pouvez également fermer enaio® office-365-dashlet en cliquant sur l’icône Fermer du dashlet.

Le dashlet se ferme, le document modifié est enregistré et stocké dans enaio®.

Les autres utilisateurs enaio® souhaitant travailler sur le même document l’ouvrent comme l’a fait le premier l’utilisateur et en suivant le guide étape par étape disponible sur cette page. Dans le document Microsoft Office 365 à modifier, l’autre responsable de modification enaio® s’affiche, selon les conditions de Microsoft. Pour notamment en savoir plus sur la modification collaborative de documents, consultez les aides correspondantes de Microsoft Office 365 .

Dès que le dernier utilisateur enaio® ferme le document modifié en collaboration, les modifications sont enregistrées et le document est à nouveau archivé dans enaio®.

Si vous avez modifié le contenu d’un objet, les modifications sont enregistrées automatiquement en tant qu’événement dans son historique (voir Historique des documents). Si plusieurs utilisateurs enaio® modifient le contenu d’un objet avec Microsoft Office 365, l’édition de chacun des utilisateurs est enregistrée en tant qu’événement dans l’historique de l’objet.

Selon que vous avez sélectionné un document Word, Excel ou Power Point, diverses fonctions Microsoft sont proposées dans le dashlet, dont certaines sont brièvement présentées dans enaio® office-365-dashlet.