enaio® fournit une structure hiérarchique de types de classeur, de types de registre et de types de document destinée à permettre l’administration des documents. Cette structure facilitera grandement votre requête de document. L'administrateur définit les types de classeur, de registre et de document identifiés à l'aide de leurs masques d'indexation.
Les masques d'indexation permettent de créer et d'indexer les classeurs et les registres. Vous pouvez les utiliser pour rechercher des documents dans les classeurs ou les registres, ou encore pour enregistrer des données dans les masques d'indexation.
Armoires, classeurs et registres
Exemple : dans l’armoire Clients se trouvent les classeurs Clients, dans les données d'indexation desquels sont enregistrées les adresses des clients. Dans les classeurs, les documents spécifiques aux clients sont classés dans les registres spécifiques aux tâches.
Types de document, types de registre et types de classeur
Des types de classeur sont attribués aux types de registre. Ainsi, les registres d’un type particulier peuvent être uniquement placés dans les classeurs d’un type attribué. De même, des types de classeur sont aussi attribués aux types de document. Les documents d’un type donné se trouvent toujours dans un classeur du type attribué et éventuellement dans des registres.
Relations de type d’objet
En outre, l’administrateur peut déterminer des relations de type d’objet supplémentaires. Les relations de type d’objet permettent par exemple de spécifier que les documents d’un type donné peuvent uniquement être placés dans les registres du type attribué. De même, le nombre de documents pouvant être créés à un emplacement donné peut être limité.
Attributions de type de document
Un type de document est attribué aux documents. Le type de document définit le masque de requête à utiliser pour la recherche et les données d'indexation à enregistrer avec le document. Pour les documents, spécifiez s’ils font l’objet d’un archivage à valeur probante. L'administrateur exécute l'archivage à valeur probante. Le type de document définit également le module utilisé par enaio®.
Modules
Les modules sont des interfaces vers le logiciel et le matériel utilisés pour saisir et afficher des documents. Chaque type de document et chaque document possède une icône par défaut en fonction du type de module. L’administrateur peut également attribuer une icône différente à chaque type de document.
Les types de document peuvent être définis indépendamment des modules. Après l’indexation, il suffit de sélectionner le module avec lequel vous désirez créer le document.
Les modules doivent posséder une clé de licence. Si un module ne possède aucune licence sur votre poste de travail, les types de document et documents correspondants ne seront pas affichés. Consultez l'onglet de ruban ENAIO > Informations > Info pour obtenir une liste des modules pour lesquels une clé de licence est disponible sur votre poste de travail.
Les modules suivants sont à votre disposition (voir également Aperçu des modules) :
| Icône | Remarque |
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Module des images en noir/blanc (p. ex. documents numérisés) |
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Module des images en couleur (p. ex. photos) |
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Module des images en niveaux de gris (p. ex. radiographies) |
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Module des vidéos (fichiers AVI ou MPEG) |
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Module des documents Windows (documents W) |
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Module des e-mails |
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Module des documents XML |
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Module des documents conteneur (archive ZIP) |
à droite.
masquées. Vous pouvez afficher tous les zones masquées d’une page à l’aide de la barre d’outils :
