Verweise auf Dokumente anlegen

Ein Verweisdokument ist eine Dokumentdatei mit mehreren Standorten und mehreren Indexdatenmasken. Physikalisch existiert nur eine Dokumentdatei, welche an mehrere Standorte verlinkt ist. Verweisdokumente sind in Objektlisten (z. B. in Trefferlisten, an Standorten oder in Workflow-Akten) mit einem grünen Pfeil gekennzeichnet.

Verweisdokumente sind nicht mit Dokumenten mit mehreren Standorten zu verwechseln. Verweisdokumente liegen in verschiedenen Schränken und können auf unterschiedlichen Dokumenttypen basieren. Dokumente mit mehreren Standorten befinden sich alle in ein und dem selben Schrank und besitzen alle den selben Dokumenttyp (siehe Dokumenten mehrere Standorte zuweisen).

Erstellen

Ziehen Sie ein markiertes Dokument mit gedrückter rechter Maustaste auf einen anderen Ordner oder Register, wird ein Kontextmenü geöffnet. Sie können wählen, ob Sie dem Dokument einen weiteren Standort hinzufügen, ob Sie eine Kopie erstellen (siehe Dokumente kopieren), ob Sie das Dokument verschieben oder ob Sie ein typübergreifendes Verweisdokument anlegen.

Erstellen Sie ein typübergreifendes Verweisdokument, werden Sie aufgefordert der Dokumentdatei einen anderen Dokumenttyp zu zuweisen. Sie wählen den Dokumenttyp aus, der zum Dateiformat passt und geben die Indexdaten ein. Gibt es Felder mit gleichen internen Namen, dann werden die Indexdaten voreingetragen. Daten in Tabellen werden nicht voreingetragen.

Bearbeiten

Bei Verweisdokumenten ist es nicht möglich, die Dokumentdatei an Verweisstandorten zu bearbeiten. Die Dokumentdatei kann nur über das Originaldokument bearbeitet werden. Den Standort des Originaldokuments können Sie mit Hilfe der Übersichtsanzeige Standorte und Verknüpfungen herausfinden (siehe Standorte und Verknüpfungen zusammenstellen). Markieren Sie ein Verweisdokument und rufen Sie die Übersichtsanzeige der Standortbeziehungen mit Hilfe der Kontextmenü-Funktion Standorte und Verknüpfungen auf. Im Übersichtsanzeige wird u. a. das Originaldokument aufgelistet, zu dessen Standort Sie mit Hilfe der Kontextmenü-Funktion Standort öffnen gelangen.

Die Indexdaten von Verweisdokumenten können Sie an jedem Standort bearbeiten. Die Änderung der Indexdaten an einem Standort beeinflusst die Indexdaten anderer Standorte nicht.

Löschen

Wenn Sie ein Verweisdokument löschen, dann löschen Sie nur die dortigen Standortdaten. Alle anderen Standorte bleiben erhalten. Gelöschte Verweisdokumente können nicht wieder hergestellt werden.

Verweisdokument in Dokument ohne Seiten umwandeln

Wenn Sie ein Verweisdokument öffnen wollen, dessen Dokumentdatei gelöscht wurde, dann ist dies nicht mehr möglich. Sie erhalten eine Fehlermeldung und die Möglichkeit, die Indexdaten des Verweisdokuments zu erhalten, indem Sie es in ein Dokument ohne Seiten umwandeln (siehe Dokumente ohne Seiten).