Dokumente mit enaio® office-365-dashlet gemeinsam bearbeiten

enaio® client • 10.10 »

Wenn Ihr enaio®-System entsprechend konfiguriert ist, dann können Sie über das enaio® office-365-dashlet Dokumente nicht nur in der Cloud, sondern auch gemeinsam bearbeiten. Damit dies für enaio®-Benutzer möglich ist, sind bei der Dokumentenbearbeitung mit demenaio® office-365-dashlet die Zugriffsbeschränkungen etwas anders geregelt:

  • Wenn ein Benutzer in enaio® eine Dokumentdatei zum Bearbeiten über das enaio® office-365-dashlet öffnet, dann ist die Dokumentdatei erst ausgecheckt, wenn der Benutzer die ersten Änderungen in der Dokumentdatei in der Microsoft Office 365-Cloud vornimmt. Bis dahin können andere Benutzer die Dokumentdatei in einer anderen Anwendung öffnen und bearbeiten. In solch einem Fall wird der Bearbeiter in Office 365 durch eine Meldung daraufhin gewiesen, dass Änderungen die in der Cloud in der Dokumentdatei vorgenommen wurden nicht in enaio® gesichert werden können.

  • Mit Microsoft Office 365 ausgecheckte Dokumente sind in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. nicht mit einem Statussymbol gekennzeichnet.

  • Mit Microsoft Office 365 ausgecheckte Dokumentdateien können durch andere enaio®-Benutzer gemeinsam in der Cloud bearbeitet werden.

enaio® client unterstützt die Bearbeitung von Microsoft Word-, Excel- und Power Point-Dokumenten mit Microsoft Office 365. Ältere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.doc, *.xls, *.ppt) müssen beim Bearbeiten in neuere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.docx, *.xlsx, *.pptx) umgewandelt werden.

Sie benötigen einen Microsoft Office 365-Account einschließlich Ihrer Anmeldedaten. In Ihrem enaio®-System müssen entsprechende Objekttypen für die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365 konfiguriert sein.

  1. Öffnen Sie das enaio® office-365-dashlet, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Menüband-Registerkarte ANSICHT > Bereiche klicken.

  2. Wählen Sie ein Microsoft Office-Dokument, dessen Dokumentinhalt mit Microsoft Office 365 bearbeitet werden soll (z. B. in einer Trefferliste, im Eingangskorb oder an einem Standort), aus.

  3. Abhängig vom Dateityp des ausgewählten Dokuments wird in der Registerkarten Office 365 folgendes angezeigt:

    1. Bei Microsoft Office 365-Dokumenten

      Eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft Office 365-Dokuments.

    2. Bei ältere Microsoft Office-Dokumenten

      Der Dialog Dateikonvertierung, der Sie auffordert das ältere Microsoft Office-Dokument (*.doc, *.xls, *ppt) in das neue Microsoft Office-Dateiformat (*.docx, *.xlsx, *.pptx) zu konvertieren.

      Klicken Sie dazu im Dialog auf die Schaltfläche Konvertieren, wenn Sie das Dokument mit Microsoft Office 365 bearbeiten wollen.

      Das Dateiformat wird umgewandelt und als neue Variante in enaio® eingefügt (siehe Varianten von W-Dokumenten).

      In der Registerkarte Office 365 wird eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft Office 365-Dokuments angezeigt.

    3. Bei Dokumenten, die keine Microsoft Office-Dokumente sind

      Keine Vorschau auf den Inhalt des Dokuments. Sie haben die Möglichkeit im enaio® office-365-dashlet über die Registerkarte Aktionen ein neues Dokument zu erstellen. Das neue Dokument löscht jedoch den vorhandenen Dokumentinhalt. Wie Sie ein neues Microsoft Office 365-Dokument anlegen, ist in Dokumente mit Hilfe von enaio® office-365-dashlet erfassen beschrieben.

  4. Öffnen Sie im enaio® office-365-dashlet das Dokument zum Bearbeiten.

    • Bei Microsoft-Word-Dokumenten gehen Sie so vor:

      Klicken Sie auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Dashlets.

    • Bei Microsoft-Excel-Dokumenten haben Sie mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:

      1. Klicken Sie in der Kopfzeile des Dashlets auf das Office 365 - Excel - Anzeigen - Symbol Anzeigen-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Bearbeiten-Symbol.

      2. Klicken Sie zweimal kurz hintereinander in die Excel-Tabelle und anschließend auf die Schaltfläche Arbeitsmappe bearbeiten in der sich öffnenden Fehlermeldung.

    • Bei Microsoft-Power Point-Dokumenten haben Sie ebenfalls mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:

      1. Klicken Sie auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Im Browser bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Dashlets.

      2. Klicken Sie in der Kopfzeile des Dashlets auf das Office 365 - Power Point - Kommentare - Symbol Kommentare-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Office 365 - Power Point - Kommentare hinzufügen - Symbol Kommentare hinzufügen-Symbol.

      3. Klicken Sie auf das Office 365 - Power Point - Bearbeitungsansicht - Symbol Bearbeitungsansicht-Symbol in der Fußzeile des Dashlets.

    Im Dashlet wird der Anmeldedialog für Microsoft Office 365 geöffnet.

    Wenn Sie bei Microsoft Office 365 schon angemeldet sind, dann fallen die folgenden Schritte der Anmeldung weg und das Dokument wird gleich im Dashlet zum Bearbeiten angezeigt.

  5. Melden Sie sich bei Microsoft Office 365 an und geben Sie dazu Ihren Microsoft Office 365-Anmeldenamen und Ihr -Kennwort ein.

    Nach der erfolgreichen Anmeldung wird im Dashlet die dem ausgewählten Dateiformat entsprechende Anwendung Word, Excel oder Power Point angezeigt.

  6. Bearbeiten Sie das Dokument im Dashlet.

    Zur besseren Bearbeitung des Dokuments, können Sie das Dashlet von enaio® client abdocken und auf einen eigenen Monitor ziehen (siehe Positionierung von Elementen im Arbeitsbereich).

    Das Dokument wird in enaio® ausgecheckt.

    In der Kopfzeile der Anwendung wird die Objekt-ID sowie der Speicherstatus des Dokuments angezeigt. Änderungen werden automatisch zwischen gespeichert und an enaio® übertragen.

  7. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokuments, in dem Sie in den Arbeitsbereich von enaio® client, z. B. auf einen anderen Eintrag in der Objektliste im Ordner, klicken.

    Alternativ können Sie das enaio® office-365-dashlet auch schließen, in dem Sie auf das Schließen - Symbol Schließen-Symbol des Dashlets klicken.

Das Dashlet wird geschlossen, das bearbeitete Dokument wird gespeichert und in enaio® abgelegt.

Andere enaio®-Benutzer, die am selben Dokument arbeiten möchten, öffnen dieses Dokument ebenso wie der Erstbenutzer und wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dieser Seite beschrieben. Im zu bearbeitenden Microsoft Office 365-Dokument wird der weitere enaio®-Bearbeiter, entsprechend den Gegebenheiten von Microsoft angezeigt. Lesen Sie dazu und zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten die entsprechenden Hilfen von Microsoft Office 365 Link extern - Symbol.

Nachdem der letzte enaio®-Benutzer das gemeinsam bearbeitete Dokument schließt, werden die Änderungen gespeichert und das Dokument wieder in enaio® eingecheckt.

Wenn Sie den Inhalt eines Objekts bearbeitet haben, wird die Bearbeitung automatisch als Ereignis in der Historie des Objekts gespeichert (siehe Historie von Dokumenten). Wenn mehrere enaio®-Benutzer den Inhalt eines Objekts mit Microsoft Office 365 bearbeiten, wird die Bearbeitung jedes einzelnen Benutzers als Ereignis in der Historie des Objekts gespeichert.

Je nach dem, ob Sie ein Word-, Excel- oder Power Point-Dokument ausgewählt haben, werden im Dashlet verschiedene Microsoft-Funktionen angeboten, von denen einige in Das enaio® office-365-dashlet kurz vorgestellt werden.