Daten erfassen
Dokumente werden in enaio® in einer hierarchische Struktur aus Ordner-, Register- und Dokumenttypen verwaltet. Diese Struktur soll Ihnen besonders die Anfrage nach Dokumenten erleichtern. Die Ordner-, Register- und Dokumenttypen werden vom Administrator eingerichtet und sind durch ihre Indexdatenmasken gekennzeichnet.
Ordner und Register erstellen und indexieren Sie über die eingerichteten Indexdatenmasken. Einmal für die Suche nach den Dokumenten in Ordnern und Registern, und zusätzlich, um in den Indexdatenmasken Daten zu speichern.

Ein Beispiel: Im Schrank Kunden gibt es die Ordner Kunden, in deren Indexdaten die Adressen der Kunden gespeichert sind. In den Ordnern selbst werden die kundenspezifischen Dokumente in aufgabenspezifischen Registern abgelegt.

Den Registertypen sind Ordnertypen zugeordnet. Register eines Typs können also nur in Ordnern eines zugeordneten Typs angelegt werden. Den Dokumenttypen sind ebenfalls Ordnertypen zugeordnet. Dokumente eines Typs liegen also immer in einem Ordner des zugeordneten Typs und optional in Registern.

Darüber hinaus kann der Administrator weitere Objekttyprelationen vorgeben. Mit Objekttyprelationen wird beispielsweise vorgegeben, dass Dokumente eines Typs nur in Registern eines zugeordneten Typs angelegt werden können. Ebenfalls kann die Anzahl der Dokumente, die an einem Standort angelegt werden dürfen, begrenzt sein.

Den Dokumenten wird ein Dokumenttyp zugeordnet. Der Dokumenttyp legt fest, welche Maske für die Anfrage benutzt wird und welche Indexdaten zum Dokument gespeichert werden. Für die Dokumente legen Sie auch fest, ob sie revisionssicher archiviert werden sollen. Die revisionssichere Archivierung führt der Administrator aus. Der Dokumenttyp legt ebenfalls fest, welches Modul enaio® benutzt.

Die Module sind Schnittstellen zu Soft- und Hardware, mit denen Sie Dokumente erfassen und anzeigen lassen. Der Dokumenttyp und die Dokumente sind, je nach Modultyp, mit einem Standardsymbol gekennzeichnet. Der Administrator kann jedem Dokumenttyp aber auch ein eigenes Symbol zuordnen.
Dokumenttypen können modulübergreifend eingerichtet werden. Dann wählen Sie nach dem Indexieren das Modul, mit dem Sie das Dokument erstellen wollen.
Module müssen ausdrücklich über Lizenzschlüssel lizenziert werden. Ist ein Modul für Ihren Arbeitsplatz nicht lizenziert, werden die zugeordneten Dokumenttypen und Dokumente nicht angezeigt. Über die Menüband-Registerkarte ENAIO > Informationen > Info erhalten Sie eine Liste der Module, für die an Ihrem Arbeitsplatz Lizenzschlüssel vorliegen.
Folgende Module können Ihnen zur Verfügung stehen (siehe auch Modul-Übersicht):
Symbol | Bemerkung |
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Modul für Schwarz-/Weiß-Bilder (z. B. gescannte Schriftstücke) |
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Modul für Farbbilder (z. B. Fotos) |
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Modul für Graustufenbilder (z. B. Röntgenbilder) |
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Modul für Videos (AVI- oder MPEG-Dateien) |
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Modul für Windows-Dokumente (W-Dokumente) |
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Modul für E-Mails |
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Modul für XML-Dokumente |
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Modul für Container-Dokumente (ZIP-Archiv) |