Dokumentenzuweisungen

Objekte, die Sie in enaio® übernehmen wollen, ordnen Sie einem enaio®-Dokumenttyp zu. Der Dokumenttyp ist in enaio® durch eine spezifische Indexdatenmaske gekennzeichnet und durch ein Modul, in dem das Objekt angezeigt und bearbeitet wird. Statt eines enaio®-Moduls kann eine externe Anwendung zugeordnet sein.

E-Mails und Anlagen dürfen nur enaio® Dokumenttypen zugeordnet werden, die für das Verwalten entsprechender Dateiformate eingerichtet sind. Zuordnungen werden vom enaio® exchange-administrator nicht auf Plausibilität überprüft.

E-Mails und Anlagen haben spezifische Kenndaten. Diese Daten ordnen Sie für eine automatische Indexierung Feldern der typspezifischen Indexdatenmaske zu. Über diese Daten sind die Objekte in enaio® dann nach der Übernahme recherchierbar.

Klicken Sie im Einstellungsbereich Dokumentenzuweisung auf den Eintrag Neue Zuweisung anlegen, um eine Zuweisung zu erstellen. Sie können mehrere Dokumentenzuweisungen erstellen. Bei der späteren Konfiguration einer Aktion geben Sie eine Dokumentzuweisung an.

Im Bereich Feldzuordnungen wählen Sie eine enaio®-Anbindung, einen enaio®-Schrank und einen enaio®-Dokumenttyp aus und geben den Nachrichtentyp an: E-Mail oder Anlage.

Für die Übernahme von E-Mails werden Sie in der Regel einen Dokumenttyp 'E‑Mail' eingerichtet haben, für die Übernahme von Anlagen beispielsweise einen modulübergreifenden Dokumenttyp.

Abhängig vom Nachrichtentyp, E-Mail oder Anlage, ordnen Sie die Kenndaten einem Indexdatenfeld des Dokumenttyps zu. Die internen Namen der Felder werden als Tooltip angezeigt.

Klicken Sie auf die grüne Plus-Schaltfläche, um eine Zuordnung anzulegen. Im Bereich E-Mail Feld wählen Sie dann ein Kenndatum, im Bereich Feld im ECM geben Sie dann ein Indexdatenfeld an.

Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Übernehmen, um die Konfiguration für E-Mail und Anlagen zu speichern.

Für einen E-Mail-Dokumenttyp mit Standard-Feldern wie im enaio® editor vorkonfiguriert können Sie über die Schaltfläche Standard automatisch eine Zuordnung erstellen.

Zuweisungen können Sie in Textdateien exportieren und importieren.