Aktionen

Über eine Aktion geben Sie an, was mit E-Mails und Anlagen in enaio® durchgeführt wird.

Sie können mehrere Aktionen erstellen. Diese Aktionen werden bei der späteren Konfiguration von Profilen verwendet.

Klicken Sie auf den Eintrag Neue Aktion anlegen, wird eine neue Aktion angelegt.

Geben Sie der neuen Aktion einen Namen und legen Sie entweder als Ablagesziel enaio® fest oder geben Sie an, dass nichts abgelegt werden soll.

Sie konfigurieren die Aktion auf den Registerkarte Einstellungen und Journal/Anlagen.

Einstellungen

Im Abschnitt E-Mails auf der Registerkarte Einstellungen geben Sie eine im Bereich Dokumentzuweisung konfigurierte E-Mailzuordnung an, ein Feld des Ordnertyps der Dokumentzuweisung und die Bezeichnung eines Registertyps, der dem Ordnertyp zugeordnet ist. Sie geben jeweils den internen Namen an.

Die E-Mails werden dann in einen Ordner gelegt, der im Ordnerfeld mit dem Benutzernamen der E-Mails indexiert wird und dort in einem Register des angegebenen Typs. Jedes Register nimmt ca. 1000 E-Mails auf, danach wird ein neues Register erzeugt.

Aktivieren Sie die Option E-Mail-Symbol nicht ändern um zu verhindern, dass bereits gelesene E-Mails in Outlook wieder mit dem Standardsymbol gekennzeichnet werden und damit als ungelesen erscheinen.

Ein Journaling-User ist im Prinzip ein ganz normaler Benutzer in einer AD. Zusätzlich dazu wird er als Journalempfänger im MSX konfiguriert. Man muss also um diese Funktion am OSX nutzen zu können:

• Einen (Journal)-User in der AD einrichten

• Ein Postfach am MSX für diesen User einrichten

• Diesen User als Journalempfänger für mindestens eine MSX Datenbank angeben

Haben Sie in Microsoft Exchange ein Journalpostfach für die Ablage aller E-Mails eingerichtet, markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und geben als Schlüsselfelder vier Felder des E-Mail-Dokumenttyps an. Diese Felder werden bei der Ablage verwendet, um festzustellen, ob die E-Mail bereits abgelegt wurde. Sie geben hier die internen Namen der Felder an. Diese Felder müssen im enaio® editor als Textfeld mit mindestens 32 Zeichen angelegt werden.

Es handelt sich um das Feld zur Identifizierung der E-Mails im enaio® System.

Über das Feld Mail Digest geben Sie den internen Namen des entsprechenden Felds des E-Mails-Objekttyps im enaio® System an. Wenn dieses Feld angegeben wird, berechnet enaio® exchange analog zum Microservice 'mailstorage' einen Digest zur Identifizierung einer E-Mail.

Für die Option Global deduplizieren und die Option Journalpostfach verwenden wird ein Feld des E-Mail-Dokumenttyps benötigt, in dem gespeichert wird, auf welche Art die E-Mail gespeichert wurde. Das Feld muss als Textfeld mit einer Länge von mindestens einem Zeichen angelegt werden. In das Feld Modus tragen Sie den internen Namen dieses Felds ein.

Journal / Anlagen

Haben Sie in Microsoft Exchange ein Journalpostfach für die Ablage aller E-Mails eingerichtet, markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen auf der Registerkarte Einstellungen und geben das Journalpostfach an.

Markieren Sie die Option Journaling E-Mails bei der Ablage mit Benutzerpostfächer verknüpfen, werden bei der Ablage von Journaling-E-Mails in den enaio®-Ordnern der Empfänger automatisch Verweise oder typübergreifende Verweisdokumente auf die abgelegten E-Mails angelegt und damit E-Mails nicht mehrmals abgelegt.

Wenn mehrere Journaling-Postfächer verwendet werden, muss die entsprechende Option angewählt werden. Unter Benutzername Ordner geben Sie dann einen Namen für den enaio®-Ordner an, in den alle Journaling-E-Mails abgelegt werden.